نرم‌افزار CRM و نرم افزار مدیریت پروژه، دو ابزاری هستند که برای پیشبرد نیازهای مدیران پروژه به کار می‌رود.

با توجه به حجم بالای کارهای مدیریت پروژه و نیازمندی این کار به ابزارها، مدیران و افراد دخیل در پروژه باید بتوانند به درستی برای ابزارهای کاربردی و مورد استفاده تیم تصمیم بگیرند.

تبعات این تصمیم مسلما حتی در خروجی پروژه نیز، تاثیرگذار خواهد بود. در نتیجه در این مقاله به مقایسه کارکرد crm و نرم افزار مدیریت پروژه خواهیم پرداخت و بررسی می‌کنیم چرا هر شرکت یا سازمانی به هر دوی آن‌ها نیاز دارد؟

نرم‌افزار CRM یا نرم افزار مدیریت پروژه؟ 

وقتی از مدیریت پروژه می‌گوییم، کمتر کسی است که تصور ذهنی‌اش کوهی از تسک‌ها که بر سر افرادی ریخته شده است، نباشد!

در نتیجه تقریبا همه به خوبی با درگیری افراد یک پروژه آشنا هستند و می‌دانند مدیریت کارها و زمانبندی برنامه‌ها از بارزترین چالش‌های تیم پروژه است. مسلما هر چه در عصر ارتباطات جلوتر می‌رویم، بیش از پیش ابزارها به کمک ما خواهند آمد و به سرعت و سهولت انجام کارها می‌افزایند.

اما در خصوص مدیریت پروژه، دو نرم‌افزار کاربردی وجود دارد که همیشه به اشتباه به آن‌ها نگاه شده است.

وقتی قرار به خرید نرم افزار مدیریت پروژه و نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) باشد، فکر کل تیم به سمت یک سوال پیش می‌رود:

آیا با یک نرم‌افزار می‌توانیم همه کارها را انجام دهیم؟
آیا تمام آپشن‌ها و افزونه‌های موردنیاز ما با این نرم‌افزار قابل دستیابی است؟ یا باید به سراغ دو نرم‌افزار برویم؟

خب حقیقت این است که این سوال به طرز فریبنده‌ای پیچیده است. به شکلی که برای هر بار خرید نرم‎‌افزار، باز هم به آن برخواهید خورد.

خریداران CRM معمولاً خریداران نرم افزار مدیریت پروژه نیستند و بالعکس. به همین دلیل، مقالات و راهنماهای موجود، همگی یکی را جایگزین دیگری در نظر می‌گیرند که کار درستی نیست.

واقعیت این است که هیچ یک از حوزه‌های کاری به زبان دیگری صحبت نمی‌کنند و در بیشتر موارد، مدیران پروژه و فروشندگان، واقعاً باید نرم افزار مستقل خود را داشته باشند. یعنی درست است که ما به کار تیمی و زبان مشترک تیم پروژه معتقدیم اما نیازمندی کار اجرایی هر تیم ما را از این اشتراک دور می‌کند.

نقش نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

توجه به کارکنان درون سازمان، به اندازه تمرکز روی تعامل با مشتری حیاتی است و اینجاست که نیاز اصلی ما به ابزار کمکی‌ای برای مدیریت پروژه حس می‌شود.

نرم افزار مدیریت پروژه، به کسب و کارها این امکان را می‌دهد که وظایف خود را به طور موثر برنامه‌ریزی، تفویض اختیار و مدیریت کنند. ابزارهای PM برای کمک به تیم‌ها در مواردی مانند رعایت ددلاین‌ها و ارائه محصول نهایی که انتظارات مشتری را از همه لحاظ برآورده می‌کند، طراحی شده‌اند.

چنین ابزارهایی به تیم‌ پروژه این امکان را می‌دهد که به طور موثر وظایف را برنامه‌ریزی و اجرا کنند و در عین حال، به کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی فرآیند پروژه بپردازند؛ به گونه‌ای که بازخورد مشتری را نیز در نظر گیرند.

اما برای آنکه بتوانیم نقش این نرم‌افزارها را با crm مقایسه کنیم؛ باید بتوانیم به خوبی وظایف هر کدام را بشناسیم. پس در گام اول باید ببینیم ما به کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه چه کارهایی انجام می‌دهیم.

برنامه‌ریزی؛ وظیفه اصلی و حیاتی در مدیریت پروژه

برنامه‌ریزی موثر برای تضمین رقابت موفق پروژه‌ها بسیار حیاتی است. بدون برنامه‌ریزی مناسب، کارهای اجرایی پروژه می‌تواند تبدیل به یک کلاف درهم از تسک‌های بی سر و سامان شود و اعتبار شما را به خطر بیاندازد.

برای جلوگیری از این امر، می‌توانید از ابزار مدیریت پروژه برای تخصیص منابع، زمان‎‌بندی فعالیت‌ها و تقسیم وظایف استفاده کنید. همچنین می‌تواند به تعیین ددلاین‌ها و اولویت‌بندی‌ وظایف نیز بپردازید.

همکاری؛ جز مهم مدیریت پروژه

یک بخش اجتناب‌ناپذیر مدیریت پروژه، پر کردن شکاف ارتباطی بین اعضای مختلف تیم و بخش‌هاست. در نتیجه برای مدیریت پروژه موفق نیازمند ابزاری هستیم که به اشتراک‌گذاری آسان فایل‌ها، ایده‌ها، داده‌ها و اسناد را امکان‌پذیر ‌کند.

علاوه بر آن اعضای تیم باید بتوانند به راحتی در یک مکان متمرکز و مشترک، به بحث برای اجرای ایده‌ها و نیازمندی‌های رسیدن به اهداف بپردازند. نظرات و گزارشات و وضعیت هر مرحله از پروژه و وظایف نیز باید در جایی ثبت شود.

این موارد همه در زیرمجموعه بحث همکاری در مدیریت پروژه از نیازهای تیم به شمار می‌روند.

کنترل و نظارت؛ قدم نهایی در موفقیت پروژه

یک نرم افزار مدیریت پروژه همچنین باید نشان دهد که کدام عضو تیم، روی چه موردی کار می‌کند. از این قابلیت، می‌توان برای ردیابی جدول زمانی کارها و همچنین میزان منابع مورداستفاده پروژه استفاده کرد تا برآوردی از هزینه نفر-ساعت قابل پرداخت برای مشتریان نیز داشته باشیم.

با ارزیابی روند پیشرفت کارها، می‌توان از رسیدن به ددلاین‌ها اطمینان حاصل کرد. علاوه بر این، چنین ابزاری هشدارهای فوری برای کارهای اورژانسی دارد که به شما کمک می‌کند همیشه از وضعیت وظایف خود مطلع شوید.  

نقش نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) چیست؟

بنیان‌گذار والمارت پس از سپری کردن سال‌های زیادی برای مشتریان می‌گوید:

«فقط یک رئیس وجود دارد؛ آن هم مشتری است. او می‌تواند همه افراد سازمان شما را از بالاترین سمت‌ها تا اجرایی‌ترین نیروها، صرفاً با خرج کردن پول خود در جای دیگر، اخراج کند.»

واقعا هم مشتریان، بدون شک قلب و روح هر شرکتی هستند.

تمرکز بر روابط با مشتری، صرف نظر از حوزه کاری، همیشه در صدر فهرست اولویت‌های کسب و کارها بوده است. ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا کنترل ارتباطات با مشتری خود را در دست بگیرند و برای حفظ و نگهداری آن‌ها تلاش کنند. با تقویت تعامل با مشتریان بالقوه و مشتریان از طریق نرم‌افزارهای CRM، بهره‌وری افزایش می‌یابد و به رشد کسب و کار کمک می‌شود.

اساسا CRM به عنوان یک مخزن داده، عمل می‌کند که می‌تواند به بهبود تعاملات با مشتریان کمک کند و منجر به نتایج فروش بهتر شود. CRM با ایجاد تجربیات لذت‌بخش برای مشتری، به تقویت روابط و کاهش ریزش مشتری کمک می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری انتخابی شما، باید ساده و انعطاف‌پذیر باشد. استفاده از آن، باید بدون پیچیدگی باشد و ساختار قیمت‌گذاری مقرون به صرفه‌ای داشته باشد. علاوه بر این، این ابزار باید قابلیت‌های شخصی‌سازی مناسب نیاز مجموعه شما را نیز ارائه دهد.

خب تا به اینجا که به شناخت خوبی از هر دو نرم‌افزار رسیدیم و کاربردهای آن‌ها را شناختیم، وقت مقایسه دو نرم‌افزار مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتری است.

شباهت‌های بین CRM و نرم افزار مدیریت پروژه

با تمام آنچه گفته شد، بین این دو نوع نرم افزار همپوشانی وجود دارد. در بررسی‌ای که برای تهیه این مقاله داشتیم، متوجه شدیم که بیشتر (نه همه) CRMها و نرم افزارهای مدیریت پروژه دارای ویژگی‌های مشترک زیر هستند:

•   هر دو نوع نرم‌افزار، دارای یک جزء مدیریت پروژه یا برنامه‌ریزی پروژه هستند.
•   هر دو باید قابلیت ارسال ایمیل را داشته باشند (یا برای ارسال اعلان‌های مدیریت پروژه یا بازاریابی ایمیلی مشتریان)
•   هر دو باید امکان دسترسی به شماره تماس را نیز داشته باشند.
•   هر دو دارای یک ابزار زمان‌بندی و یا ردیابی زمان هستند.

به عبارت دیگر، نحوه استفاده از نرم‌افزارها تفاوت چندانی ندارند. کاربران به ایمیل و شماره تماس، رصد کردن زمان و وظایف نیاز دارند. با وجود شباهت‌ها اما هیچ کدام عملکرد کامل دیگری را پوشش نمی‌دهد که این خود نشان‌دهنده نیاز ما به هر دوی این نرم‌افزارهاست.

تفاوت‌های نرم افزار مدیریت پروژه و مدیریت ارتباط با مشتری

تفاوت‌های بین نرم‌افزار CRM و نرم افزار مدیریت پروژه بسیار بیشتر از شباهت‌ها است، زیرا این دو نوع نرم‌افزار عملکردهای متفاوتی را برای مشاغل ارائه می‌دهند. نرم افزار CRM برای مدیریت داده‌ها و روابط مشتری طراحی شده است. یعنی نوعی نرم افزار است که بر فعالیت‌های خارجی کسب و کار تمرکز دارد.

اما نرم افزار مدیریت پروژه به پروژه‌ها یا اهداف تجاری بزرگ با تاریخ شروع و پایان مشخص، محصولات تحویلی و محدودیت بودجه اختصاص داده شده است. این پروژه‌ها می‌توانند توسعه داخلی (نسخه جدید محصول) یا محصولات خارجی (ساخت یک ساختمان) باشند.

CRM با تقویت روابط با مشتری و بهبود تصویر برند، بر رشد بلندمدت کسب و کار تمرکز می‌کند. از سوی دیگر، مدیریت پروژه بر تاریخ شروع و پایان هر پروژه متمرکز است. علاوه بر این، هدف اصلی CRM حفظ روابط با مشتری است، در حالی که هدف نرم افزار مدیریت پروژه ساده کردن گردش کار برای افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها است.

نکته کلیدی این تفاوت این بوده است که CRM بیشتر مشتری محور است، در حالی که مدیریت پروژه بیشتر بر کارمندان و منابع شرکت متمرکز است.

ویژگی‌های کلیدی CRM در نگاهی جزئی‌تر عبارتند از:

•   تماس با مدیریت
•   اتومیشن‌های بازاریابی
•   ردیابی مراحل فروش
•   پشتیبانی مشتری
•   گزارش و تحلیل
•   مدیریت کارها
•   ردیابی ارتباطات

محبوب ترین ابزارهای CRM عبارتند از Salesforce، Zoho، ACT! و Microsoft Dynamics که این قابلیت‌ها را دارند.

و در عین حال عملکردهای کلیدی PM که وجه تمایز با CRM را ایجاد می‌کند، به این ترتیب است:

•   برنامه‌ریزی پروژه
•   تخصیص منابع
•   شرح وضعیت وظایف
•   مدیریت وظایف فردی
•   کاهش ریسک عبور از ددلاین‌ها

از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌توان به Microsoft Project، Atlassian، Podio، Wrike و Basecamp اشاره کرد که نیازهای گفته شده را برآورد می‌کند.

اما در بین نسخه‌های ایرانی، نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی همتیک می‌تواند انتخابی مطمئن و همیشگی برای تیم شما باشد. چرا که علاوه بر برطرف کردن این پیش‌شرط‌های اساسی، قابلیت‌هایی را به شما می‌دهد که نیاز سایر بخش‌های درگیر در پروژه را نیز تسهیل می‌بخشد.

توصیه آخر ما در رابطه با PM  و CRM

در نتیجه صحبت‌های گفته، متوجه شدید که هر دو نرم افزار CRM و مدیریت پروژه برای موفقیت کسب و کار ضروری هستند. اما عملکردهای متفاوتی دارند و اهداف متمایزی را دنبال می‌کنند.

درک این تفاوت‌ها توسط کسب‌وکارها، برای انتخاب ابزاری مناسب که با نیازهای خاص آن‌ها مطابقت دارد، بسیار مهم است. خواه پرورش روابط با مشتری باشد یا مدیریت کارآمد پروژه‌ها، نرم افزار مناسب می‌تواند تفاوت قابل توجهی در رشد و بهره‌وری در سازمان شما ایجاد کند.

به یاد داشته باشید، طی کردن مسیر موفقیت اغلب به هر دو ابزار ارزشمند نیاز دارد.

منابع:

capterra, linkedin, bigcontacts