آیا تسک‌هایتان به درستی پیگیری نمی‌شوند؟ ددلاین های پروژه‌هایتان دائماً به تعویق می‌افتد؟ همکاری درستی بین اعضای تیم شکل نگرفته است؟

اگر جوابتان به سؤال‌های بالا بله است، وقت این است که به فکر یک نرم افزار مدیریت تسک و پروژه باشید. نرم افزارهای مدیریت تسک برای مدیریت وظایف، مدیریت زمان و شکل دادن ارتباط مؤثر بین اعضای تیم استفاده می‌شود.

تقریباً تمام سازمان‌ها و تیم‌های موفق از نرم افزار مدیریت پروژه و تسک استفاده می‌کنند چون متوجه فایده آن شده‌اند. اگر هیچ ایده‌ای ندارید که این نرم افزار چه تأثیری روی رشد و پیشرفت سازمان شما دارد، تا آخر این مقاله با ما همراه باشید تا نگاهی به کلیدی‌ترین فواید استفاده از این نرم افزارها داشته باشیم.

1- همه چیز را از یک مکان واحد مدیریت کنید

چه روی یک پروژه کار می‌کنید یا چندین پروژه، مهم است که فایل ها و مستندات مربوط به هر پروژه را در کنار هم نگه داری کنید. یک نرم افزار مدیریت مدیریت تسک به شما کمک می‌کند فایل‌ها، یاداشت‌ها، تیکت‌ها و برنامه زمانی مربوط به هر پروژه را به درستی مدیریت کنید. این نرم افزار یک پلتفرم یکپارچه را فراهم می‌کند که با استفاده از آن می‌توانید تمام فعالیت‌هایی را که تیم شما در حین کار انجام می‌دهند ذخیره کنید تا آن‌ها مجبور نباشند وظایفشان را به خاطر بسپارند یا از مسیر اصلی منحرف شوند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و تسک، هیچ وقت در معرض از دست دادن اطلاعات مهم و حساس پروژه یا فراموش کردن تسک‌های مهم و ددلاین‌ها نیستید. به کمک این نرم افزار نه تنها در زمان صرفه جویی می‌کنید، بلکه داده‌های کلیدی شما در یک سیستم یکپارچه که خبری از کاغذ در آن نیست، در دسترس هستند.

2- اولویت بندی تسک‌ها را آسان تر می‌کند

اولوبت بندی درست تسک‌ها یکی از فاکتورهای کلیدی برای رسیدن به ددلاین هاست. معمولاً موقع شروع پروژه، خیلی از افراد درگیر انجام دادن تسک‌های با اولویت پایین‌تر می‌شوند که باعث هدر رفتن زمان می شود چون تمرکزشان صرفاً روی این است که لیست تسک‌های پیش رویشان را یک به یک به پایان برسانند. مشخصاً این روش مدیریت تسک‌ها که بر پایه اهمیت تسک و زمان موردنیاز برای انجام آن نیست، روش ضعیفی برای مدیریت تسک‌هاست.

نرم افزارهای مدیریت تسک به شما کمک می‌کنند که با اولویت بندی کردن تسک‌ها، هر کدام از آن‌ها را به موقع به اتمام برسانید.

3- همیشه و همه جا به اطلاعات دسترسی دارید

اگر تصمیم داشته باشید که خارج از ساعت کاری و خارج از محیط کار روی یک تسک کار کنید، مهم است که به تمام اطلاعات دسترسی داشته باشید. با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه و تسک، همیشه و همه جا، فقط با دسترسی به اینترنت، می‌توانید به ادامه کارهای نیمه تمام خود بپردازید.

4- می‌توانید نگاه کلی به روند انجام  تسک‌ها داشته باشید

در سازمان‌های بزرگتر که تعداد تسک‌هایی که باید همزمان انجام شوند، زیادتر است؛ بسیار مهم است که بتوان روند کلی انجام تسک‌ها را زیر نظر گرفت. روش سنتی انجام این کار، یعنی چک کردن با تک تک افراد، بسیار زمان‌بر است ولی با نرم افزار مدیریت تسک می‌توان در عرض چند ثانیه نگاهی کلی به وضعیت پیشرفت کارها داشت.

5- بهره وری خود را افزایش دهید

بهره وری برای موفقیت هر سازمانی اهمیت زیادی دارد. اگر هر یک از اعضای تیم شما، زمان زیادی را صرف کنند تا فقط متوجه شوند «چه» کاری انجام دهند، زمانی که باید صرف انجام دادن کار شود، صرف پیدا کردن آن کار می‌شود. برای جلوگیری از این مشکل، یک نرم افزار مدیریت تسک راه حلی عالی است چون نه تنها به آن‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را به راحتی تعیین کنند، بلکه آنها را قادر می‌سازد تا تمام کارهای مهم مربوط به هر پروژه را با تاریخ مقرر مشاهده کنند تا بتوانند بر اساس آن برنامه ریزی کنند.

6- تخصیص دادن کارها را راحت تر می‌کند

تخصیص دادن درست تسک‌ها، یک گام مهم برای مدیریت موفقیت آمیز تعداد زیادی تسک در مدت بازه ی زمانی کوتاه است. با استفاده از نرم افزار مدیریت تسک، می‌توان با یک نگاه و یک کلیک تسک‌ها را به افراد مناسب اختصاص داد و روند پیشرفت آن را تحت نظر گرفت.

7- همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد

با بزرگ‌تر شدن تیم، چک کردن عملکرد اعضای تیم هم تبدیل به چالش بزرگ‌تری می‌شود. نرم افزارهای مدیریت پروژه به حل کردن این مشکل و بهبود روند همکاری بین اعضای تیم کمک زیادی می‌کنند. به کمک این نرم افزار، تمام اعضای تیم می‌توانند ببینند هر تسکی به چه کسی اختصاص داده شده و به این ترتیب می‌توانند بهتر با هم همکاری کنند و تسک مربوط به خودشان را مؤثرتر و در زمان کوتاه‌تری تکمیل کنند.

8- دورکاری را آسان تر می‌کند

از شروع دوران کرونا و حتی در دوران پساکرونا، دورکاری به یکی از گزینه‌های اصلی شرکت‌ها تبدیل شده است. نرم افزار مدیریت پروژه به اعضای دورکار تیم کمک می‌کند که به صورت آنلاین در جریان تمام آپدیت‌های مربوط به پروژه قرار بگیرند و همینطور به مدیران کمک می‌کند تا به عملکرد اعضای دورکار تیم نظارت داشته باشند.

9- حجم کار را توزیع می‌کند

اگر هیچ ایده‌ای نداشته باشید که هر کسی در حال انجام دادن چه کارهایی‌ست، چطور می‌توانید کارها را به درستی توزیع کنید؟ یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیران پروژه، این است که حجم کار را به درستی بین اعضای تیم تقسیم کنند. توزیع ضعیف حجم کار مانع رسیدن به اهداف پروژه در زمان مقرر می‌شود. بهترین راه برای جلوگیری از این مشکل، استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه است. مدیر پروژه به کمک این نرم افزارها می‌تواند بعد از بررسی حجم کار هر یک از اعضای تیم، تسک‌ها را به درستی توزیع کند.

10- اعضای تیم را در مورد تسک‌های عقب افتاده مطلع می‌کند

وقتی تعداد تسک‌ها زیاد باشد، احتمال عقب افتادن آن‌ها از زمان‌بندی زیاد است. برجسته کردن این تسک‌ها و اطلاع رسانی آن به اعضای تیم، زمانی که به صورت دستی انجام شود، بسیار دشوار است. یک نرم افزار مدیریت تسک به صورت اتوماتیک این موارد را اطلاع رسانی می‌کند.

11- ایجاد تسک‌های تکرارشونده

همیشه برخی از کارها هستند که باید تکرار شوند و هر بار ایجاد این کارها آزاردهنده است. یک نرم افزار مدیریت کار به شما کمک می‌کند از اتلاف وقت در ایجاد این تسک‌ها با خودکار کردن آن جلوگیری کنید که باعث صرفه جویی در زمان قابل توجهی می‌شود که می‌توان از آن برای سایر موارد کلیدی استفاده کرد.

12- اضافه کردن زیرتسک به تسک‌های اصلی

با بزرگ‌تر شدن پروژه‌ها، مشکلی که در رسیدگی به آن‌ها وجود دارد، این است که وظایف زیادی به آن پروژه متصل است و این موضوع توصیف بخش‌های پروژه را به اعضای تیم دشوار می‌کند. با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه و تسک، می‌توانید هر تعداد که می‌خواهید به یک تسک، زیر تسک اضافه کنید و به این ترتیب یک پروژه بزرگ را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید.

بنابراین می‌توان نتیجه گرفت اگر بتوانید به درستی از یک  نرم افزار مدیریت پروژه و تسک استفاده کنید، نه تنها کارهای پیچیده، روان و راحت می شود بلکه به شما کمک می‌کند تا به راحتی قبل از رسیدن به ددلاین‌ها، پروژه‌ها را به اتمام برسانید.

اگر نیاز به نرم افزاری دارید که تمام این ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار دهد، می‌توانید برای  افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک درخواست دمو بدهید.

 

منبع: weekplan