مدیریت عملکرد سازمانی از مهم‌ترین ابزارهای مدیران واحد منابع انسانی به منظور اطمینان از دستیابی به اهداف استراتژیک آن سازمان است. در گذشته این شیوه مدیریتی کاملاً مبتنی بر تجربیات مدیران منابع انسانی بود. اما امروزه استفاده از فناوری‌های نوین و دریافت بازخوردهای بی‌نظیر موجب ایجاد تحولاتی در مدیریت عملکرد کارکنان شده است. به نحوی که مدیران با استفاده از آن به خوبی می‌توانند مشکلات پیش رو با توجه به عملکرد فعلی کارکنان پیش‌بینی نمایند و اقدامات لازم را جهت بهبود عملکرد آن‌ها انجام دهند.

برای این منظور مدیران می‌توانند از نرم افزارهای مختلفی استفاده کنند. اگر می‌خواهید با مدیریت عملکرد سازمانی و ابزارهای آن بیشتر آشنا شوید، تا پایان با ما همراه باشید.

مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟

مدیریت عملکرد یا Performance Management در واقع مفهومی متفاوت از ارزیابی عملکرد است تحت عنوان فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم میان مدیران منابع انسانی و کارکنان که در راستای دستیابی به اهداف سازمان تعریف شده‌اند. البته امروزه پیشرفت فناوری‌های نوین و افزایش استفاده از این شیوه در مدیریت کسب و کارها موجب شده تعریف مدیریت عملکرد سازمانی ابعاد متفاوت و تازه‌ای پیدا کند. به طوری که مدیریت عملکرد در گذشته به صورت سالیانه انجام می‌شد اما امروزه یک فرآیند دائمی و مداوم محسوب می‌شود. به عبارتی می‌توان گفت هدف مدیریت عملکرد در سازمان‌ها اطمینان یافتن از کارکرد بهینه کارمندان در تمامی روزهای سال است. تا به این ترتیب بتوانند مشکلاتی که بر عملکرد کارمندان اثر می‌گذارد را شناسایی و آن‌ها را برطرف نمایند.

چرا مدیریت عملکرد سازمانی بسیار حائز اهمیت است؟

پیش از آنکه به معرفی ابزارهای مدیریت عملکرد بپردازیم بهتر است به این موضوع اشاره کنیم چرا استفاده از این شیوه مدیریت امروزه خیلی مهم است و مدیران موظف به استفاده از آن هستند. از مهم‌ترین دلایل لزوم اجرای مدیریت عملکرد سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• مدیریت عملکرد نوعی مکمل برای گزارش‌ها بررسی عملکرد سالانه سازمان‌ها است و عملکرد مدیران و کارکنان را در طول سال مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
• مدیریت عملکرد مدام این مفهوم را به کارکنان منتقل می‌کند که مدیران برای آن‌ها ارزش قائل می‌شوند. از این‌رو کارکنان بیشتر از قبل پذیرای دریافت بازخوردهای سازنده خواهند شد.

مدیریت عملکرد چه اهدافی را دنبال می کند؟

در واقع هدف اصلی مدیریت عملکرد، اندازه‌گیری عملکرد سازمان‌ها با هدف تشویق و هدایت کارکنان در راستای افزایش بهره‌وری است. از مهم‌ترین اهداف مدیریت عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ترویج دادن فرهنگ کار در سازمان‌ها
• تعیین نمودن اهداف سازمان در جهت تحقق چشم‌انداز سازمان
• بهبود ارتباطات میان تیم‌های مختلف
• توانمند نمودن کارکنان
• شناسایی و کشف فرصت‌های رشد
• ایجاد انگیزه به منظور کار مؤثرتر
• تعیین انتظاراتی که از مدیران و کارکنان وجود دارد

روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد

از گذشته تاکنون روش‌های مختلفی برای مدیریت عملکرد سازمانی مورد استفاده قرار گرفته است که از رایج‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

·        روش 360 درجه

از کارآمدترین روش‌ها که اطلاعات جامعی را به دست می‌آورد، می‌توان به روش 360 درجه اشاره نمود. در این روش بازخورد عملکرد یک فرد از خود او و سایر اعضا سازمان دریافت می‌شود و نوعی ارزیابی پیشرفته محسوب شده که به منظور بررسی عملکرد هر یک از کارمندان سعی می‌کند از نظرات 7 الی 12 نفر استفاده نماید. روش 360 درجه یک روش متعادل جهت مشاهده عملکرد واقعی کارمند در زمینه کار تیمی، رهبری، ارتباطات بین فردی، مدیریت، مشارکت، عادات کار  و … بر اساس مشخصات شغلی کارمند محسوب می‌شود.

·        روش عامل سنجی

در این متد صفات و خصوصیات فردی در فرآیند ارزشیابی مورد بررسی قرار نمی‌گیرد و معیار سنجش، کارایی فرد در نحوه انجام وظایف و مسئولیت‌هایی است که بر عهده دارد.

·        روش قیاسی

در روش قیاسی عملکرد یک فرد را نسبت به استاندارد از پیش تعیین شده می‌سنجند و مهم‌ترین مزیت این روش حذف اعمال‌نظرهای شخصی است.

بهترین نرم افزارهای مدیریت عملکرد

برای بررسی مدیریت عملکرد نرم افزارهای مختلفی طراحی و تولید شده است که با استفاده از آن‌ها می‌توان این فرآیند را به بهترین شکل ممکن اجرا نمود. ازجمله انواع نرم افزار مدیریت عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

·       نرم افزار هدف سنج

این نرم افزار خدماتی مانند مدیریت مبتنی بر OKR و KPI به مدیریت پروژه، مدیریت وظایف را برای مدیریت سازمان ارائه می‌دهد. OKR در واقع یک چهارچوب هدف‌گذاری است که به سازمان‌ها و اشخاص در تعریف اهداف و خروجی‌ها کمک می‌نماید. با استفاده از نرم افزار هدف سنج سنجش اعضای تیم و بهبود شرایط تیمی را به خوبی می‌توانید تجربه کنید. به این صورت که هر یک از اعضا می‌توانند وظایف خود را در نرم افزار وارد نمایند و در ددلاین تعیین شده به تکمیل آن‌ها بپردازند.

·       نرم افزار آرسس

از قدیمی‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین فارسی می‌توان به آرسس اشاره نمود که با استفاده از آن می‌توانید بر اساس تخصص افراد تیم مجموعه مختلفی از فعالیت‌ها را به آن‌ها بسپارید و به خوبی کارها را کنترل و مدیریت کنید. این نرم افزار از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می‌کند و کنترل زمان، هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی را به خوبی انجام می‌دهد. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به مدیریت پیشرفت پروژه، مدیریت منابع نرم افزار، کنترل پروژه و مدیریت بودجه اشاره نمود و با توجه به این ویژگی‌ها می‌توان گفت چیزی فراتر از یک نرم افزار است و می‌تواند به همکار استراتژیک شما تبدیل شود.

·       نرم افزار مدیریت عملکرد IPMP

این نرم افزار در واقع یک PMIS است که مدیران می‌توانند برای احاطه به ابعاد مختلف پروژه از آن استفاده نمایند. در طراحی این نرم افزار از تجربیات افرادی که سوابق طولانی در پروژه‌های مختلف خطوط لوله، عمرانی و نفت و گاز داشته‌اند استفاده شده است. از مهم‎ترین ویژگی‌های نرم‌افزار IPMP می‌توان به امکان تعریف پروژه به صورت نامحدود، تعیین سطح دسترسی افراد، قابلیت مشخص نمودن پیش‌نیازها، امکان مشخص نمودن سیاست وزن دهی پروژه، طراحی چرخه اطلاعات در محیطی بی‌نظیر برای کنترل دقیق حرکت اطلاعات در سازمان به شکل اتوماتیک و … اشاره نمود.

·       نرم افزار مدیریت عملکرد همتیک

یکی از بهترین و بروزترین نرم افزارهای مدیریت عملکرد، نرم افزار همتیک است. با استفاده از همتیک مدیران به خوبی می‌توانند عملکرد سازمان و کارکنان خود را مورد ارزیابی قرار دهند و در جهت بهبود عملکرد آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهند. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به اینکه مدیران پروژه از وظایف و کارهای خود به خوبی مطلع می‌شوند، می‌توانند با اعضای تیم خود در مورد مسائل مختلف گفتگو کنند، تمامی گزارش‌ها را ثبت کنند و به اسناد و اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند،  وظایف کارکنان و اعضای تیم را تخصیص دهند،  زمان و هزینه‌های برنامه‌ریزی شده را به طور واقعی مقایسه کنند و با کشف دلایل خطا آن را به حداقل برسانند، اشاره نمود.

سخن پایانی

برای تمامی مدیران سازمان‌ها ضروری است که درک مناسبی از اهمیت عملکرد سازمانی داشته باشند. از این‌رو مدیرانی که در تلاش‌اند به تقویت مدیریت عملکرد در سازمان خود بپردازند باید از نرم‌افزار مدیریت عملکرد استفاده کنند تا بتوانند بازخوردهای منظمی از کارکنان دریافت نمایند. با استفاده از این روش به خوبی شاهد افزایش انگیزه کارکنان و بهبود راندمان کاری مجموعه خواهید بود.