گانت چارت یک نمودار میله‌ای است که یک نمای بصری از کارهای مربوط به هر پروژه در طول زمان را ارائه می‌دهد. این نمودار یک روش مفید برای نشان دادن کارهایی است که قرار است در روزهای خاص انجام شود. گانت چارت به مدیران پروژه و اعضای تیم کمک می‌کند تا تاریخ شروع، تاریخ پایان و نقاط عطف یک پروژه را در یک نمودار میله‌ای ساده مشاهده کنند.

محور عمودی گانت چارت شامل کارهای مربوط به پروژه و محور افقی جدول زمانی مربوط به کارهاست. خلاصه هر کار، وابستگی بین کارهای مربوط به پروژه و نقاط عطف هر پروژه در این نمودار نشان داده می‌شوند.

در گانت چارت بالا اطلاعات زیر را می‌توانید ببینید:

• عنوان کارها
• زمان شروع هر کار
• نام انجام دهنده کار
• میزان پیشرفت کار
• مهلت انجام هر کار
• همپوشانی کارها

سایر اطلاعاتی که از گانت چارت می‌­توان به دست آورد:

• نوع وابستگی کارها به هم. به طور مثال: شروع به پایان، شروع به شروع، پایان به شروع، پایان به پایان
• مسیر بحرانی پروژه
• فازهای مختلف پروژه و نقاط عطف آن‌ها

چطور یک گانت چارت ایجاد کنیم؟

اگر از نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای استفاده می‌کنید که این قابلیت را داشته باشد، با وارد کردن پروژه‌ها در نرم‌افزار و اختصاص کارها به افراد تیم، گانت چارت نیز به صورت اتوماتیک ایجاد می‌شود.

در مدیریت پروژه چه استفاده‌ای از گانت چارت می‌شود؟

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کلی پروژه
• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی هر یک از کارهای مربوط به پروژه
• دیدن وضعیت کارها در طول زمان پروژه
• مدیریت منابع
• بهبود همکاری تیمی
• مشخص شدن جدول زمانی واقعی پیشرفت پروژه در مقابل جدول برنامه‌ریزی شده

چه کسانی از گانت چارت استفاده می‌کنند؟

امروزه تقریباً همه می‌توانند از گانت چارت برای کمک به تجسم کارهای خود استفاده کنند. از آنجایی که همه کارهای دشوار اکنون توسط نرم افزار مدیریت پروژه انجام می شود، هر کسی می‌تواند فقط یک لیست کار ساده ایجاد کند، تاریخ شروع و پایان را اضافه کند و این نرم افزار بلافاصله کار نمایش وظایف شما را در جدول زمانی پروژه انجام می‌دهد اما به طور کلی گانت چارت معمولاً توسط این نقش‌ها در سازمان‌ها استفاده می‌شود:

• مدیر پروژه
• مدیر تیم
• مدیر عملیات
• مدیر برنامه‌ریزی
• مدیر مارکتینگ
• مدیر اجرایی
• مدیر ارشد فناوری

کدام تیم‌ها می‌توانند از گانت چارت استفاده کنند؟

همه‌ی تیم‌ها بسته به نیاز خود می‌توانند از گانت چارت استفاده کنند. مانند:

• تیم‌ IT
• تیم‌ مارکتینگ
• تیم طراحی
• تیم معماری
• تیم عمرانی
• تیم توسعه محصول
• تیم‌های صنعت نفت و گاز
• تیم‌های ساخت و تولید

بهترین راه برای فهمیدن گانت چارت‌ها، استفاده عملی از آن‌هاست. می‌توانید یک پروژه نمونه در نرم افزار مدیریت پروژه خود ایجاد کنید، کارهای مختلف به افراد مختلف اختصاص دهید، زمان‌بندی‌ها را مشخص کنید و نتیجه را در گات چارت نرم افزار ببینید. هر چه بیشتر از گانت چارت ها استفاده کنید، در استفاده از آن‌ها اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت.

مقایسه‌ی گانت چارت و پرت چارت

هر دو ابزار به‌منظور زمان‌بندی تسک و تسهیل مراحل اجرای پروژه کاربرد دارند. به‌طورکلی این 2 چارت مدیریتی به کلیه وظایف فردی و عمومی نظارت خواهند داشت. تفاوت کلیدی بین این 2 چارت، نحوه ارائه داده‌های پروژه است.

گانت چارت یک نمودار است که وظایف محول شده در پروژه و جدول زمان‌بندی آن را به‌صورت خطی نشان می‌دهد. وظایف نیز به طور کامل در این چارت قابل تنظیم خواهند بود.

از طرف دیگر پرت چارت به‌عنوان یک چارت یا شبکه ساختاری عمل می‌کند که تمام وظایف حاضر در پروژه را در کادر‌های جداگانه در معرض نمایش قرار می‌دهد و کادر‌های وظایف را با یک فلش به یکدیگر وصل می‌کند.

پرت چارت به‌وضوح وابستگی کادر‌ها را نشان می‌دهد و به‌نوعی یک ارزیابی کوتاه‌مدت را بر عهده دارد. نمودار پرت، زمان لازم برای تکمیل هر کار را مشخص می‌کند.

کاربرد‌های پرت چارت

پرت چارت برای اولین‌بار در دهه 1950 توسط نیروی دریایی ایالات متحده به‌منظور کمک به مدیریت پروژه‌ها توسعه یافت. بسیاری از پروژه‌های بزرگ و پیچیده آن زمان با کمک همین نمودار به سربلندی و موفقیت رسیدند.

با کمک این نمودار، مدیران پروژه می‌توانند تمام وظایف و فعالیت‌های ضروری پروژه را طبق یک چارچوب زمانی تعیین کنند. در ضمن این چارت به مشخص‌کردن زمانی واقع‌بینانه برای تکمیل و تحویل پروژه کمک می‌کند. همچنین پرت چارت برای برنامه‌ریزی بهتر پروژه و ایجاد هماهنگی میان اعضای تیم به‌منظور اجرای فعالیت‌های مفید کاربرد دارد. در نهایت این چارت برای رسیدگی به وظایف پروژه کاربردی است.

مزایای پرت چارت

به طور معمول پرت چارت در مراحل ابتدایی و برنامه‌ریزی اولیه پروژه کاربرد دارد و باعث سوددهی بیشتر پروژه می‌شود. این نمودار می‌تواند:

• نمای کلی از تمام وظایف ضروری در اختیار شما قرار دهد.
• وابستگی میان وظایف را به معرض نمایش بگذارد.
• تاریخ تحویل پروژه را تخمین بزند.

از آنجایی‌ که پرت چارت، جریان پیشروی یک پروژه را نشان می‌دهد، به طور مستقیم به کار‌های ضروری در مراحل بعدی نیز اشاره خواهد کرد. این نوع نمودار یا چارت برای پروژه‌های متوالی کاربردی است زیرا بهترین نمایش بصری را در اختیار شما قرار می‌دهد. پرت می‌تواند رابطه میان فعالیت‌های ضروری پروژه را به نمایش بگذارد و جوانب منفی یک پروژه را برای شما مشخص کند. در نهایت اینکه این چارت‌ها بیشتر برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده کاربرد دارند که صد‌ها کار انفرادی خواهند داشت.

مزایای گانت چارت

گانت به طور معمول گزینه بهتری برای نظارت پروژه‌ها بعد از اجرای مراحل کاری آن‌ها خواهد بود. گانت می‌تواند شفافیت پروژه را برای اعضای تیم و ذی‌نفعان به‌وضوح فراهم کند. همچنین زمان‌بندی پروژه را بر عهده دارد و جدول زمانی وظایف مربوط به پروژه را نشان می‌دهد.

با کمک نمودار گانت می‌توان خیلی سریع مسیر پیشرفت یا پسرفت پروژه را تشخیص داد. در ادامه می‌توان به طور دقیق مشخص کرد که هر کاری باید در چه زمان و مکانی انجام شود. طول زمان چرخه اجرایی پروژه قابل‌مشاهده خواهد بود.

کدام چارت بهتر است؟

با توجه‌ به کاربرد‌های منحصربه‌فردی که پرت چارت و گانت چارت در مدیریت وظایف پروژه دارند و چرخه‌های زمان‌بندی کار و زمان‌بندی تسک را به‌صورت بصری نشان می‌دهند، هر 2 چارت جایگاه خوبی در میان ابزار‌های مدیریت پروژه خواهند داشت.

 با کمک این 2 چارت شما می‌توانید در بهینه‌سازی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان پروژه‌های خود نقش فعالی داشته باشید. در کل، چرخه پروژه با کمک این چارت‌ها قابل تشخیص و مشاهده خواهد بود. برای استفاده بهتر از این چارت‌ها توصیه می‌کنیم طبق مراحل زیر عمل کنید:

• برنامه‌ریزی ساده‌ای برای پروژه خود در نظر بگیرید.
• زمان‌بندی را در اولویت کار خود قرار دهید.
• وظایف را به طور واضح تعیین کنید.
• کار مناسب هر فرد را به او اختصاص دهید.
• به پروژه خود نظم دهید.
• درگیر تفاوت چارت پرت و چارت گانت نباشید.
• از هر دو ابزار برای حداکثر کارایی استفاده کنید.

سخن پایانی

برای مدیریت پروژه خود به دنبال راهی آسان بگردید، برای مثال نرم‌افزار مدیریت پروژه با گانت چارت فارسی یکی از بهترین روش‌ها برای پیشرفت یک پروژه و تشخیص وابستگی وظایف خواهد بود. با انتخاب یک چارت مناسب جدول زمانی به طور خودکار و پویا به‌روزرسانی می‌شود و وظایف کلی بر اساس همین زمان‌بندی قابل انجام خواهد بود. کافی است تیم خود را از تغییرات انجام شده مطلع کنید.