معمولا جلسه‌ها یکی از وقت‌گیرترین کارها هنگام انجام یک پروژه هستند. بسیاری از این جلسه‌ها انرژی افراد را می‌گیرند و بسیاری دیگر بی‌هدف، بی‌ربط و  بی‌نتیجه تمام می‌شوند و شما را از کار واقعی دور می‌کنند. اما فراموش نکنید برگزاری جلسه‌های مختلف به خودی خود کار بدی نیست. برعکس برخی از جلسه‌ها ارزش برگزار کردن دارند. بنابراین بهتر است بدانید کدام جلسه‌ها مناسب شما هستند و از برگزاری کدام یک می‌توانید صرف‌ نظر کنید. این مقاله راهنمای خوبی برای شما است.

کارهای مهم قبل از برگزاری جلسه

ثبت زمان برگزاری جلسه در تقویم باید آخرین کاری باشد که هنگام برنامه‌ریزی برای جلسات خود انجام می‌دهید. شما باید قبل از گرفتن زمان دیگران به سه سوالی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم پاسخ مثبت دهید.

آیا هدف مشخصی دارید؟

فرقی نمی‌کند برای تصمیم‌گیری و ایده‌پردازی با طوفان فکری جلسه دارید یا برای تبادل اطلاعات تجاری جلسه خود را برگزار می‌کنید.

جلسه شما باید یک هدف مشخص داشته باشد. شما باید این هدف را زودتر با سایر شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید تا آن‌ها هم بدانند قرار است چه کاری انجام دهید. در اغلب موارد به تعیین هدف توجهی نمی‌شود. بسیاری از شرکت‌کنندگان می‌گویند در اغلب موارد در جلسه‌هایی شرکت می‌کنند که هدف از برگزاری آن را نمی‌دانند. همسو کردن اعضای تیم با هدفی که قرار است پس از برگزاری جلسه به آن دست یابید باعث می‌شود افراد فکر نکنند در جلسه‌های بی‌معنی شرکت کرده‌اند.

آیا دستور جلسه دارید؟

مدام با خود تکرار کنید هر جلسه به یک دستور کار نیاز دارد. حتی اگر جلسه‌تان غیر رسمی و کوتاه است باید مستنداتی از آن داشته باشید تا بتوانید بعدا به آن مراجعه کنید. این به معنای نوشتن یک دستور کار طولانی نیست. شما می‌توانید تنها هدف از برگزاری جلسه و نکات کلیدی را بنویسید تا انتظارات اعضای تیم با یکدیگر همسو شود و در مسیر مشخصی باقی بماند. حداقل ۲۴ ساعت قبل از برگزاری جلسه، دستور جلسه را در اختیار اعضای تیم خود قرار دهید تا زمان کافی برای بررسی و آماده شدن برای یک جلسه سازنده را داشته باشند.

آیا شرکت‌کنندگان را انتخاب کرده‌اید؟

قبل از برگزاری جلسه و هنگام دعوت اعضا از خود بپرسید انتظار دارم این فرد در جلسه چه بگوید و چه کاری انجام دهد؟ اگر پاسخ واضحی ندارید، به معنای آن است که نیاز نیست آن فرد در جلسه حضور داشته باشد. برای این که اعضای تیم در جریان فعالیت‌ها قرار بگیرند نیازی به حضورشان در جلسه‌ها نیست. می‌توانید جزئیات را از طریق ایمیل برایشان ارسال کنید.

نرم افزار مدیریت جلسات

معرفی ۶ نوع جلسه که ارزش برگزار کردن دارند

پاسخ دادن به سه سوال فوق به شما کمک می‌کند از بیهوده بودن یا نبودن جلسات خود مطمئن شوید و جلسه‌های سازنده‌ای برگزار کنید. جلسات موثر نتیجه ملموس‌تری نسبت به سایر جلسات خواهند داشت.

1- جلسات تصمیم‌گیری

یک راه درست و یک راه اشتباه برای برگزاری جلسات تصمیم‌گیری وجود دارد.

راه درست این است که گروهی از افراد را دعوت کرده و از قبل اطلاعات و پیش‌زمینه کافی را در اختیارشان قرار دهید و اجازه دهید در طول جلسه تصمیم‌های مختلفی بگیرند. کارشناسان پروژه و ذی‌نفعان از مهم‌ترین شرکت‌کنندگان در این جلسات هستند. نتیجه جلسه را نیز می‌از طریق ایمیل یا ارسال اسناد و مدارک مربوطه با اعضا به اشتراک بگذارید.

2- جلسات گذشته‌نگر و تاملی

برای بازنگری در کارهای تیم، جلسه‌های گذشته‌نگر و تاملی ارزش زمان و انرژی صرف کردن را دارند.

هم‌تیمی‌ها اغلب دیدگاه و تجربیات متفاوتی از یک رویداد دارند. به همین دلیل اگر بخواهید همه نظراتشان را از طریق ایمیل با شما به اشتراک بگذارند بسیاری از موارد مهم را از دست خواهید. به علاوه این‌ که، شرکت در جلسه‌های تصویری (جلسه‌های ویدئویی) کمک بسیاری به ایجاد اعتماد و برقراری بهتر ارتباط می‌کند. حتما برای جلسات خود دستور کار داشته باشید. فراموش نکنید مشکلی که قرار است در این جلسه مطرح شود را از قبل تعیین کنید و مراحلی برای برطرف کردن آن مشخص کنید. با این کار پس نتیجه بهتری خواهید گرفت.

3- جلسات حل مسئله و طوفان فکری

این دو جلسه بسیار به یکدیگر شبیه هستند. جلسات طوفان فکری جلسه‌های سختی نیستند و معمولا مشکلات کوچک در طول برگزاری آن‌ها حل می‌شوند. نکته مهم در برگزاری این جلسه‌ها انتخاب افراد مناسب برای شرکت کردن و نظر دادن است. دانش، مهارت‌ها، سوابق و نظرات مختلف در این زمینه بسیار ارزشمند هستند. این جلسه‌ها باید بر پایه اعتماد برگزار شوند و اعضای تیم بتوانند به آسانی نظر خود را بیان کنند.

4- جلسات برنامه‌ریزی

به موارد قبل و بعد از یک جلسه، وابستگی‌های اعضای تیم و چه می‌شد اگرهایی که در طول پروژه می‌گویید فکر کنید.

اگر برای هر یک از این موارد بخواهید ایمیلی ارسال کنید ذهن و پوشه ایمیل‌هایتان به سرعت به‌ هم خواهد ریخت. برای برگزاری جلسات برنامه‌ریزی، مانند جلسات تصمیم‌گیری مطمئن شوید افراد شرکت‌کننده با پیش‌زمینه وارد جلسه می‌شوند. اگر اعضای تیم اطلاعاتی درباره موضوع مورد بحث ندارند جلسه‌ها را تمام کرده و از هر فرد بخواهید تا شروع جلسه بعدی اطلاعاتی جمع‌آوری کند. سپس زمانی برای برگزاری مجدد جلسه تعیین کنید.

5- جلسات همگانی

هنگامی که جلسه‌های فوق به خوبی برگزار شوند، جلسات همگانی بهترین فرصت برای تیم‌سازی خواهند بود. این جلسه‌ها را می‌توانید در سالن‌های بزرگ برگزار کنید. جلسات همگانی فرصت خوبی برای شنیدن نظرات افراد و اعضای تیم هستند. می‌توانید در این جلسه‌ها پرسش و پاسخ‌هایی نیز داشته باشید.

6- جلسات یک به یک

از این جلسه‌ها می‌توانید برای برقراری رابطه بهتر با اعضای تیم خود استفاده کرده و در مورد اهداف شغلی و نحوه رسیدن به آن‌ها صحبت کنید. همچنین می‌توانید در مورد ارتباط کار شما و اعضای تیم‌تان با استراتژی‌های کسب و کار، مشکلات موجود و راه‌ حل‌های آن نیز صحبت کنید. در جلسه‌ها نیز باید یک دستور کار داشته باشید که بتوانید جلسه را طبق آن پیش ببرید.

سخن آخر

شاید برای شما پیش آمده باشد در جلسه‌های بدون خروجی بسیاری شرکت کرده باشید. این جلسات به جز صرف انرژی و زمان بسیار نتیجه دیگری ندارند. به همین دلیل بهتر است قبل از شروع جلسه به هدف برگزاری آن فکر کنید و دستور کاری برای آن بنویسید. می‌توانید فهرستی از جلسه‌های ضروری مانند جلسه‌های تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، طوفان فکری و ایده‌پردازی تهیه کرده و مطابق آن برای برگزاری جلسه‌های خود برنامه‌ریزی کنید. جلسه‌هایی که صرفا جنبه اطلاع‌رسانی و تعیین وضعیت پروژه دارند را می‌توانید از فهرست جلسه‌های خود حذف کنید. با این کار زمان بیشتری در اختیار خواهید داشت.

منبع:

atlassian