مدیران پروژه معمولاً چندین پروژه را به صورت همزمان پیش می‌برند؛ آن‌ها برای رسیدن به اهداف هر پروژه باید با افراد و وظایف مختلفی دست و پنجه نرم کنند که کار آسانی نیست. از آنجایی که متغیرهای زیادی در طول پروژه وجود دارد، همه چیز به آسانی می‌تواند آشفته و بی‌نظم شود. اینجاست که راهنمای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه به کمک مدیران می‌آید.

 وقتی برای مدیریت پروژه از نرم افزارهای مربوط به این کار استفاده نمی‌کنید، به احتمال زیاد دارید زمان زیادی را صرف انجام کارهای کوچکی که در اولویت نیستند می‌کنید. در چنین شرایطی هماهنگی‌ها و فایل‌های پروژه‌ها بین ایمیل و تلگرام و واتس‌اپ پخش‌اند و پیگیری کردن این که چه کسی دارد چه کاری را انجام می‌دهد سخت است. در نتیجه کارها عقب می‌افتند که نارضایتی کارفرما را به دنبال دارد.

بنابراین استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه برای نظم دادن به کارها ضروری‌ست.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه برای برنامه ریزی، سازماندهی و تخصیص منابع برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود. این نرم افزار به همکاری بهتر اعضای تیم کمک می‌کند و با مشخص کردن وظایف و مسئولیت‌های هر یک از اعضا، به پیگیری پیشرفت پروژه کمک می‌کند. زمانی که چند پروژه به صورت همزمان در حال اجراست، برای ارائه به موقع پروژه‌ها، تیم‌ها باید همه چیز را سازماندهی کنند. نرم‌افزار مدیریت پروژه یک نمای کلی از همه پروژه‌ها ارائه می‌دهد و به اولویت بندی وظایف کمک می‌کند.

چرا به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز داریم؟

به عنوان یک مدیر پروژه شما نیاز دارید بدانید که چه کاری در چه زمانی باید انجام شود. همچنین باید بدانید هر یک از اعضای تیم در حال کار روی چه قسمتی هستند. برنامه ریزی پروژه برای موفقیت تیم شما حیاتی است و انجام آن به صورت دستی یا استفاده از اکسل و از طریق ایمیل یا پیام‌رسان‌ها روش کارآمدی برای انجام آن نیست و مجموعه‌ای از چالش‌ها را به همراه دارد.

بیشتر بخوانید: وظایف مدیرپروژه چیست؟

هنگامی که از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، تمام مستندات و مکاتبات در یک مکان متمرکز است، بنابراین تخصیص وظایف و تعیین اولویت‌ها آسان است، پیگیری کار تیم شما بهتر انجام می‌شود و اطمینان حاصل می‌شود که پروژه‌ها طبق برنامه پیش می‌روند.

حال به بررسی مزایای کلیدی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می‌پردازیم:

1- بهبود برنامه‌ریزی و زمان‌بندی

مدیران پروژه می‌توانند به راحتی یک برنامه مدیریتی منسجم ایجاد کنند و وظایف را برای موفقیت پروژه اولویت بندی کنند. با نرم افزار مدیریت پروژه، کارهایی مانند تخصیص منابع، شناسایی وابستگی‌ها و تعیین مهلت‌های زمانی را می‌توان به راحتی در کمترین زمان انجام داد. از آنجایی که یک شروع خوب، پایه و اساس یک پروژه موفق را می‌سازد، همه‌ی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه دارای ویژگی‌هایی هستند که به ساده‌سازی فرآیند برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه کمک می‌کنند.

2- همکاری بهتر

اعضای تیم پروژه معمولاً عضو دپارتمان‌های مختلف هستند که باید هم وظایف روزانه خود را انجام دهند و هم در جلسات بروزرسانی مربوط به پروژه شرکت کنند. این شکاف ارتباطی باعث تأخیرهای غیرضروری در پروژه‌ها می‌شود و مشکلاتی ایجاد می‌کند که می‌تواند منابع گرانبهای زیادی را هدر دهد.

مزیت بزرگ سیستم مدیریت پروژه این است که همکاری موثر بین اعضای تیم پروژه را بسیار ساده می‌کند. تمام ارتباطات را در یک مکان واحد نگه می‌دارد. کارهایی مانند جدول زمانی پروژه و به روز رسانی وضعیت را می‌توان به راحتی با یک کلیک در دسترس قرار داد و هشدارهای مهم را می‌توان به طور خودکار به افراد مربوطه ارسال کرد.

3- دورکاری

در دنیای مدرن بسیاری از پروژه‌ها و اعضای تیم مقید به یک مکان ثابت نیستند. نیروهای پروژه ممکن است از کشورهای مختلف در حال همکاری با تیم باشند. در چنین شرایطی فقط یک نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران کمک کند که تیم خود را به بهترین شکل رهبری کنند.

4- تخصیص درست وظایف

یکی از مشکلات رایج مدیران پروژه که تأثیر زیادی روی کارایی و بهره‌وری اعضا دارد، تخصیص درست و منصفانه‌ی وظایف بین اعضای تیم است. با کمک یک نرم افزار مدیریت پروژه، مدیران به راحتی می‌توانند افرادی که در حال حاضر در دسترس هستند و زمان خالی دارند را بیابند و کارها را به آن‌ها اختصاص دهند. این حالت حتی کار را برای اعضای تیم هم راحت‌تر می‌کند؛ زیرا تنها کاری که باید انجام دهند این است که نرم‌افزار را بررسی کرده و با توجه به اولویت‌هایشان شروع به کار روی وظایف خود کنند.

5- اشتراک‌گذاری و دسترسی آسان‌تر فایل‌ها

به اشتراک گذاشتن فایل‌ها و دسترسی ایمن به آن‌ها از ضروریات یک پروژه است. نرم افزارهای مدیریت پروژه فضای ذخیره‌سازی‌ای در اختیار کاربران قرار می‌دهند که در آنجا می‌توانند همه‌ی فایل‌ها را نگهداری کنند، روی آن‌ها تغییر ایجاد کنند و نظراتشان را هم بنویسند. همچنین این برنامه‌ها برای حفظ شفافیت پروژه، یک گزارش از این تغییرات ارائه می‌دهند.

6- توجیه آسا‌‌ن‌تر اعضای جدید

پروژه‌ها ماهیت پویا دارند و گاهی اوقات، اضافه شدن اعضای جدید به تیم پروژه ضروری می شود. در این شرایط توضیح روندی که پروژه تا این لحظه طی کرده و کارهایی که انجام شده، در مدت زمان کوتاه به عضو جدید، کار آسانی نیست. با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می‌توان این موضوع را به راحتی حل کرد. این نرم‌افزارها توانایی حفظ خودکار گزارش‌های پروژه و تجسم کل پروژه را به بهترین شکل دارند.

7- کنترل ریسک

شناسایی تنگناهای بالقوه و به کارگیری راه حل‌های مؤثر، یک مدیر خوب را به یک مدیر عالی تبدیل می‌کند. با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه، مدیران می‌توانند استراتژی‌های کاهش ریسک خود را ارتقا دهند و از تمام منابع در دسترس برای به کارگیری اقدامات متقابل مؤثر کمک بگیرند. این کار کارایی کلی تیم را بهبود می‌بخشد و همچنین به مدیران اجازه می‌دهد تا منابع موجود خود را به شیوه‌ای مؤثر برای جلوگیری از خطرات پروژه تخصیص دهند.

8- مدیریت هزینه‌ها

یک مزیت عمده استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه این است که به مدیران اجازه می‌دهد تا به بهترین شکل منبعی را که در دست دارند مدیریت کنند. در طول هر پروژه، امکان این که هزینه‌ها از کنترل خارج شوند، زیاد است. یک سیستم مدیریت پروژه می‌تواند به مدیران کمک کند تا از آن جلوگیری کنند زیرا به آن‌ها اجازه می‌دهد همه چیز را با کمک یک ابزار همزمان با پیشرفت پروژه پیگیری کنند و از افزایش سرسام آور هزینه‌ها جلوگیری کنند.

9- بهبود بهره‌وری

یکی دیگر از مزایای عمده سیستم مدیریت پروژه این است که فرآیند تصمیم گیری شما را بهینه می‌کند و بهره وری در کار را بهبود می‌بخشد. از آنجایی که تمام جزئیات مهم مربوط به پروژه را می‌توان در یک مکان پیدا کرد، همیشه می‌توانید در کوتاه ترین زمان تصمیمات آگاهانه بگیرید.

راهنمای انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب تیم شما

هر تیم و هر پروژه متفاوت است. انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه مناسب، روی نحوه‌ی مدیریت شما و نحوه ارتباط اعضای تیم اثر می‌گذارد. نرم افزار مدیریت پروژه مناسب به شما کمک می‌کند پروژه‌ها را به موقع تحویل دهید و کارهای خود را سازماندهی کنید. به همین دلیل انتخاب مناسب‌ترین ابزار که منطبق بر نیازهای شما باشد، مهم است.

1- امکانات و ویژگی‌ها

برای هر درجه‌ای از نیاز، از یک to-do list ساده گرفته تا گانت چارت‌ پیشرفته، نرم افزارهای مختلفی وجود دارد. باید نیازهای خودتان را ارزیابی کنید. فاکتورهایی مثل سایز پروژه، تعداد افراد درگیر در پروژه و روش مدیریت خود را در نظر بگیرید.

2- روش مدیریت پروژها

قبل از انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه، مهم است که روش مدیریت خود را انتخاب کنید. به طور مثال روش آبشاری تاکید زیادی روی مستندسازی، نگه‌داری سوابق، اولویت بندی و تعیین وابستگی‌ها دارد. بنابراین شما به ابزاری نیاز دارید که از این موارد پشتیبانی کند.

در طرف دیگر اجایل در مدیریت پروژه (agile) نیاز به انعطاف پذیری زیادی دارد و نرم افزاری که انتخاب می‌کنید باید با این ویژگی تطبیق پذیر باشد.

3- بودجه

نکته بعدی که باید در نظر بگیرید میزان بودجه‌ای است که می خواهید برای نرم افزار مدیریت پروژه خود خرج کنید. یک ابزار ساده و رایگان مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند تا چک لیست‌ها را ایجاد کنید و وظایف تکمیل شده را خط بزنید اما اگر به دنبال ویژگی‌های پیشرفته هستید، باید هزینه کنید.

4- راحتی در استفاده

وجود یک نرم افزار مدیریت پروژه زمانی مؤثر است که اعضای تیم به صورت روزانه از آن استفاده کنند بعضی از نرم افزارها به قدری پیچیده هستند که افراد بعد از چند بار سر و کله زدن با آن‌ها ناامید می‌شوند. همه‌ی پروژه‌ها به چنین نرم‌افزارهای پیچیده‌ای نیاز ندارند. یک رابط کاربری ساده همراه با ویژگی‌های کاربردی چیزی‌ست که باید به دنبال آن باشید. شما به نرم افزاری نیاز دارید که بتوانید آن را طبق نیازهای خودتان شخصی سازی کنید.

امکانات ضروری هر نرم‌افزار مدیریت پروژه

نرم‌افزارهای مختلف مدیریت پروژه، امکانات متفاوتی دارند. اما هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه باید به دنبال جند ویژگی اساسی باشید.

1- داشبورد و گزارش‌گیری

داشبورد و گزارش‌ها بهترین راه برای دریافت یک نمای کلی از وضعیت پروژه‌ها هستند. به طور خاص، شما باید بدانید که همه چیز تا پایان هر هفته یا ماه چگونه پیش می‌رود. یک نرم افزار مدیریت پروژه که تمام اطلاعات مربوط به زمان بندی، هزینه، عملکرد تیم و منابع مصرفی را در یک سند ساختاریافته گردآوری می‌کند، چیزی است که باید به دنبال آن باشید. نمودارها وگراف‌های بصری نمای کلی خوبی از پروژه‌ها به شما می‌دهند.

با کمک داشبورد می‌توانید هر لحظه وضعیت همه پروژه‌ها را بررسی کنید. ببینید چند پروژه کامل شده‌اند و چه مقدار زمان و هزینه برای هر پروژه صرف شده. گزارش‌ها به شما می‌کنند نقاط ضعف و قوت تیمتان را شناسایی کنید. همچنین می‌توانید برای محاسبه بودجه و تخصیص هزینه‌ها، تصمیمات بهتری، بر اساس داده‌ها بگیرید.

2- مدیریت کارها (task management)

هر پروژه از کارها و زیرکارهای مختلفی تشکیل می‌شود. با کمک این ویژگی می‌توانید این کارها و زیرکارها را به افراد مختلف اختصاص دهید، وظایف را اولویت‌بندی کنید، ددلاین تعیین کنید و به این ترتیب همکاری تیمی را بهبود ببخشید.

3- همکاری تیمی

اگر مجبور هستید دائما با تیم خود در ارتباط باید، نیاز به نرم افزاری دارید که یک پلتفرم چت را هم در دل خود جای داده باشد. همچنین باید از طریق نرم افزار وقتی کاری کامل می‌شود یا نزدیک به ددلاین است، یا کاری نیاز به اقدامی از سمت شما دارد، با خبر شوید.

4- تطبیق‌پذیری با سایر نرم افزارهای کاری مثل اکسل

پروژه‌ها از تعداد زیادی متغیر ساخته شده‌اند. هر زمان که چیزی تغییر کرد، باید تأثیر یک متغیر را بر متغیرهای دیگر بدانید. به عبارت دیگر، به دنبال ویژگی‌هایی باشید که به تجزیه و تحلیل مبادلات و چگونگی تأثیر تخصیص منابع بر زمان بندی کلی پروژه شما کمک می‌کند. سیستم شما باید به شما اجازه دهد تمام فایل ها را در یک پایگاه داده متمرکز برای اشتراک گذاری آسان و دسترسی سریع نگه دارید. باید بتوانید داده‌ها را از نرم افزارهای دیگر وارد نرم افزار خودتان کنید یا از نرم افزار خودتان برای سایر نرم افزارها خروجی بگیرید.

نرم‌افزار مناسب شما

در این مقاله سعی کردیم، تمام اطلاعاتی که برای انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید در اختیار شما قرار دهیم تا با توجه به نیازهایتان بتوانید از بین نرم افزارهای ایرانی و خارجی موجود در بازار، بهترین گزینه را برای خودتان انتخاب کنید. همتیک یکی از معروف‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی است. برای آشنایی با این نرم افزار روی دکمه درخواست دمو کلیک کنید.