نرم افزار مدیریت پروژه مؤلفه­‌ی بسیار تأثیرگذاری در پیشبرد روند کاری یک سازمان هستند که این نرم افزارها قادر هستند تا بازدهی برنامه ریزی در سازمان را افزایش دهند. برنامه ریزی سازمانی یکی از مقوله‌های بسیار مهم و تأثیرگذاری است که اگر به درستی تدوین نگردد، روند کاری یک سازمان را مختل می کند و ایجاد اختلال در روند کاری یک سازمان منجر به این می­شود که اهداف کلی و حتی اهداف کوتاه مدت سارمان نیز فراموش شود.

برنامه ریزی سازمانی شامل تعیین گام‌­های کوچک و بزرگ مسیر و نقشه راه است که با توجه به مؤلفه­‌ی زمان و شرایط موجود طراحی می­شود. در برنامه ریزی انواع اهداف کوچک و بزرگ وجود دارد؛ اهداف کوتاه مدت، اهداف میان مدت و اهداف بلند مدت که برای تحقق این اهداف گام­‌های نقشه راه از کوچک به بزرگ مقیاس‌­بندی می­شوند.

نرم افزارهای مدیریتی نقش تأثیرگذاری در پیشبرد برنامه­‌های یک سازمان دارند و مانند یک کاتالیزور عمل می­کنند، به این معنا که بدون نرم افزارهای مدیریتی نیز اهداف سازمان محقق می شود اما وجود نرم افزارهای مدیریتی روند فعالیت شما را بسیار حرفه‌­ای­‌تر، دقیق‌­تر و بهینه­‌تر پیش خواهد برد. اگر شما نقش مدیریت یک سازمان یا یک تیم و یا مدیریت یک پروژه را ایفا می­کنید، به شما پیشنهاد می­کنیم که این مقاله را دنبال کنید.

برنامه ریزی سازمانی و ارتباط آن با نرم افزار مدیریت پروژه 

برنامه ریزی سازمانی می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا اهداف مهمی را برای رشد کسب و کار خود تعیین و محقق کنند. یک سازمان می‌تواند بیشتر جنبه‌های کسب و کار خود را از طریق یک برنامه سازمانی بهبود ببخشد. برنامه سازمانی روشی برای برنامه‌ریزی اهداف آینده سازمان است تا اطمینان حاصل شود که همه اعضای تیم انتظارات مدیریت را درک می‌کنند. برنامه ریزی سازمانی همانند ترسیم مسیر سازمان شما بر روی نقشه است. باید بدانید چه مسیری را دنبال می‌کنید تا در عرصه رقابت باقی بمانید.

اگر بخواهیم به صورت موردی بیان کنیم که برنامه ریزی سازمانی چه ویژگی­‌هایی دارد باید بگوییم که برنامه ریزی سازمانی، مجموعه را به سمت موفقیت­‌های بیشتر و سودآوری­‌های روزافزون پیش می­برد. برنامه ریزی سازمانی می‌تواند نیروی کار، امور مالی یا محصولات یک کسب و کار را بهبود بخشد و به طور کلی باعث رشد آن شود. برنامه ریزی‌های سازمانی معمولاً در سه لایه مقیاس‌­بندی شده انجام می­شوند:

لایه راهبردی و استراتژیک برنامه کاری، لایه عملیاتی و تاکتیکی و همچنین لایه تکنیکی که گام‌­های تحقق اهداف پروژه و یا سازمان را در مقیاس­‌های بزرگ به کوچک تنظیم می­کند.

اغلب اوقات، یک برنامه سازمانی با نگاهی به کل شرکت و اهداف بزرگتر و بلندمدت قبل از تجزیه به اهداف کوچکتر و قابل کنترل، شروع می‌شود. در حالی که مدیران سطح بالا ممکن است روند برنامه ریزی سازمانی را شروع کنند، هر کارمند بخشی از این چرخه است. یک برنامه سازمانی مناسب چهار فاز دارد:

1. استراتژیک
2. تاکتیکی
3. عملیاتی
4. احتمالی

نرم افزار مدیریتی قادر است تا این برنامه­‌ها را در لایه­‌های مختلف مقیاسی به شما ارائه دهد و مدیریت برنامه‌های شما را به بهینه ­ترین حالت ممکن پیش ببرد. بهتر است در ادامه متن نقش نرم افزار مدیریت پروژه را در مدیریت وظایف یک سازمان بررسی کنیم تا متوجه شویم که نرم افزارهای مدیریتی تا چه اندازه می­توانند در بهبود روند کاری سازمان مفید و مؤثر واقع شوند.

نرم افزارهای مدیریت پروژه و نقش آن­ها در مدیریت وظایف سازمان

مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی می­شود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آن­ها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت می­کنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی می­کنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته می­شود. در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند.

در همه تیم‌­ها یا سازمان­‌ها یک سیستمی وجود دارد که آن سیستم توسط یک طراح سیستم طرح­‌ریزی شده و در هر سیستمی اجزای مختلف آن با هدف کلی واحد و اهداف جزئی مشخص حرکت می­کنند و نیروی انسانی هر جزء از سیستم وظایف و کارکردهای مشخصی دارد. برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها را به عهده دارد.

مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است. سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیت­‌های سازمان یا مجموعه را به صورت کاملا هماهنگ و تنظیم‌­شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت‌­ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.

نرم افزار مدیریت پروژه و مدیریت فعالیت­‌ها

یکی از سخت‌­ترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت‌ها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطه‌­ای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر کامل نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بی خبری­‌هایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیت­ها، آن­ها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.

وظایف به جای اهداف عظیم، مبهم و نامشخص پروژه، دستورالعمل‌های گام به گام واضح و روشن هستند. با تقسیم کردن هر قسمت از پروژه خود به یک وظیفه دقیق، تصویر بهتری از چگونگی انجام دادن آن به دست می‌آورید. مدیریت پروژه با اصالت­‌دهی به مدیریت وظایف کاری دشوار و پر اهمیت است که هم یک علم محسوب می­شود هم یک هنر ارزشمند زیرا افراد حاضر در یک پروژه، آسودگی پس از مدیریت صحیح وظایف را در کارهای خود و روند پیشرفت آن را حس می­کنند.

ایده مدیریت وظایف، یک ایده کاملاً ساده و خلوت محسوب می­شود اما سادگی یک ایده به این معنا نیست که به راحتی قابل اجرا باشد زیرا از شروع ایده پردازی تا طراحی نقشه راه اجرای آن و در نهایت به ثمر رساندن اجرای ایده مسیری است دشوار که شاید کمتر کسی به دشواری آن پی ببرد مگر آنکه خود ایده را به ثمر رسانده باشد.

مدیریت وظایف در ابتدایی‌ترین شکل خود، فرآیند مدیریت یک وظیفه در طول چرخه حیات آن است: از برنامه‌ریزی، آزمایش، ردیابی گرفته تا گزارش در مورد نتیجه. مدیریت وظایف شامل مدیریت همه جانبه‌ی یک کار، از وضعیت و اولویت آن، تا زمان، منابع انسانی و مالی مورد نیاز است.

نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی چه ویژگی‌­هایی دارند؟

هر پروژه­‌ای برای مدیریت بهینه و مفید به نرم افزارهای مدیریت پروژه نیاز دارد تا بتواند به خوبی هرچه تمام‌­تر به مدیریت وظایف، مدیریت نیروی انسانی و مدیریت فرآیند پروژه بپردازد. هر پروژه‌­ای به ابزارهای مدیریتی پروژه نیازمند است تا مراحل اصلی پروژه خود را به نحو احسن پیش ببرد. یکی از مصادیق ابزاری مدیریت پروژه؛ نرم افزارهای مدیریت تسک هستند که شما با استفاده از آن­ها قادر هستید تا نیروی انسانی پروژه و همچنین وظایف موجود در پروژه را کنترل و مدیریت کنید.

اگر مدیر پروژه هستید به شما پیشنهاد می­کنیم تا حتماً از نرم افزارهای مدیریت پروژه مناسب برای کنترل پروژه خود استفاده کنید. در گذشته مدیریت پروژه و روند کنترل پروژه از طریق مدیریت یک فرد با عنوان و موقعیت کاری مدیرکل و یا مدیرعامل انجام می­شد. نمی­توان گفت که امروزه همه کارهای کنترل پروژه را نرم افزارها انجام می­دهند اما می­توان گفت که نرم افزار­های مدیریتی یک ابزار کمکی هستند تا به مدیر پروژه کمک کنند تا آن­ها بتوانند با تمرکز بالا بر مؤلفه­‌های مهم و تأثیرگذار فکر کنند و مدیریت راهبردی پروژه را به شکل بهتری پیش ببرند.

اگر یک کسب و کار برای خودتان راه ادازی کرده­اید و قصد آن را دارید که طرح و ایده خود را به بهترین شکل ممکن اجرایی سازید، قطعاً به یک نرم افزار مدیریتی مناسب برای مدیریت و کنترل پروژه نیاز دارید. اینکه به هر فرد در تیم و یا مجموعه ی فعال وظایفی محول شود و آن­ها آغاز به انجام آن کنند کافی نیست بلکه همه افراد باید از تمام وظایف موجود در روند کار و مراحل کاری با خبر باشند.

تنها نیاز است تا عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه مورد استفاده را به دقت مورد بررسی قرار دهید. روی هم رفته نرم افزارها و ابزارهای نامناسب به جای تقویت فعالیت تیمی، آن را کند می‌کنند. ما نرم افزارهای قید شده در این مقاله را مورد بررسی قرار داده‌ایم و طبق بررسی هایی که کردیم، نیازهای هر کسب و کاری را تأمین می‌کنند. کافی است تا در روند مدیریت پروژه به گزارش‌هایی که نرم افزار کنترل پروژه از روند پیشرفت تیم و طرح به شما می­دهد استفاده کنید تا بتوانید در کار مدیریتی خود موفق باشید.

نرم افزار مدیریت پروژه و کاربرد آن­ها را به خوبی شناختیم

نرم افزارهای مدیریتی مؤلفه‌ی بسیار تأثیرگذاری در پیشبرد روند کاری یک سازمان هستند که این نرم افزارها قادر هستند تا بازدهی برنامه ریزی سازمانی را افزایش دهند. برنامه ریزی سازمانی یکی از مقوله­‌های بسیار مهم و تأثیرگذاری است که اگر به درستی تدوین نگردد، روند کاری یک سازمان دچار اختلال می­شود و ایجاد اختلال در روند کاری یک سازمان منجر به این می­شود که اهداف کلی و حتی اهداف کوتاه مدت سارمان نیز فراموش شود.

نرم افزارهای مدیریت پروژه، در عمل مثل یک شتابدهنده عمل می­کنند از آن جهت که می­توان بدون نرم افزارهای مدیریتی نیز اهداف سازمان را محقق کرد اما وجود نرم افزارهای مدیریتی روند فعالیت شما را بسیار حرفه‌ای‌­تر، دقیق­‌تر و بهینه­‌تر پیش خواهد برد.

نرم افزارهای مدیریتی قادر هستند تا برنامه‌های سازمانی را در لایه­‌های مختلف مقیاسی به شما ارائه دهد و مدیریت برنامه­‌های شما را به بهینه‌­ترین حالت ممکن پیش ببرد. یکی از سخت‌­ترین کارها در مدیریت پروژه، مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­‌ها به خصوص در هنگام مواجهه با وظایف نامرتب و ناموزون است. ممکن است در مدیریت پروژه خود از اینکه در حال حاضر در چه نقطه‌ای از مسیر پروژه قرار داریم، خبر کامل نداشته باشیم و تصورمان از موقعیت فعلی پروژه اشتباه باشد که راه حل چنین بی خبری­‌هایی این است که با سروسامان دادن به روند و چرخه سیستمی فعالیت­‌ها، آن­ها را مدیریت کنیم و نقش مدیریت وظایف را به خوبی ایفا کنیم.

برای اینکه مدیریت برنامه­‌های سازمان به خوبی پیش روند نیاز است تا نرم افزار مدیریت پروژه را به خوبی بشناسیم و به شکلی درست از آن­ها برای بهبود پیشرفت پروژه استفاده کنیم. همتیک نرم افزار مدیریت پروژه فارسی است که استفاده از آن در سازمان های ایرانی بهره وری سازمان را چند برابر کرده و مدیریت را برای مدیر سازمان لذت­‌بخش خواهد کرد.