راهنمای وابستگی فعالیت های پروژه
۲۵-۰۲-۱۴۰۳
8 قدم برای نوشتن گزارش وضعیت پروژه
۰۱-۰۳-۱۴۰۳
برای افراد بزرگ‌سال، تنها راه رسیدن به خواسته‌های خود در محل کار، مهارت مذاکره است. اما ممکن است این کار ترسناک به نظر برسد. طبق تحقیقات ۴۰% مردم از مذاکره کردن در زندگی خود اجتناب می‌کنند. مذاکره نیز مانند هر مهارت دیگری با کمی تمرین تقویت می‌شود. کافی است اعتماد به نفس خود را تقویت کنید و به راحتی با دیگران به گفت‌وگو بپردازید.
مذاکره چیست؟
مذاکره نوعی گفت‌وگو است که به افراد کمک می‌کند در موضوعی مشخص به توافق برسند. در طول مذاکره، افراد برای یافتن راه حل قابل قبولی که نیازهایشان را برطرف می‌کند تلاش می‌کنند. این کار شامل نوعی سازش یا بده بستان است که افراد به یکدیگر امتیازاتی می‌دهند. مذاکره همیشه به معاملات بزرگ تجاری مربوط نمی‌شود. مذاکره حتی می‌تواند مربوط به تعیین مسئول یادداشت‌برداری در یک جلسه یا در مورد ادغام دو شرکت باشد. به عنوان رهبر یک تیم احتمالا شما هم برای موارد زیر مذاکره می‌کنید:
تقاضای حقوق و مزایای بیشتر
تامین بودجه یک پروژه
متقاعد کردن ذینفعان برای تغییر اولویت‌ها
تعیین قیمت برای فروش
تصمیم‌گیری در مورد بخش‌هایی که باید به پروژه اضافه شوند یا از آن کم شوند و …
مهارت‌های مورد نیاز برای مذاکره چیست؟
مهارت‌های مورد نیاز برای مذاکره، مجموع توانایی و تکنیک‌های هستند که به شما کمک می‌کنند در طول مذاکره به نتیجه‌ای سودمند برسید. این مهارت‌های نرم مجموعه‌ای از مهارت‌های بین فردی است که به شما در برقراری ارتباط با دیگران و تعامل با آن‌ها کمک می‌کند. مذاکره در واقع مهارت همدلی و ارتباط است. شما باید این توانایی ها را داشته باشید:
- متقاعدکردن ذینفعان
- درک نیازهای آنان
- برقراری ارتباط
- بیان کردن خواسته‌های خود به صورت واضح
بیشتر بخوانید: مدیریت ذینفعان
مهارت‌های مذاکره را می‌توان به دو گروه اصلی تقسیم کرد:
تکنیک‌هایی برای آماده شدن برای مذاکره و مهارت‌هایی که در طول مذاکره از آن‌ها استفاده می‌کنید. در این مقاله به تمام این موارد اشاره خواهیم کرد.
۵ نکته برای آماده شدن قبل از مذاکره
مذاکره ممکن است ترسناک باشد، مخصوصا اگر نمی‌دانید دقیقا چه انتظاری از انجام آن دارید. در حالی که نمی‌توانید واکنش طرف مقابل را پیش‌بینی کنید، اگر بتوانید برای رویکرد خود برنامه‌ریزی داشته باشید، مطمئن باشید اطلاعات لازم برای یک مذاکره موفق را در اختیار دارید. نکات آماده شدن قبل از مصاحبه عبارتند از:
1- تعیین اهداف مذاکره
داشتن هدف مشخص مذاکره شما را هدایت می‌کند. بنابراین باید از قبل بدانید از چه چیزی دفاع می‌کنید و چه زمانی باید سکوت کنید. برای تعیین اهداف مذاکره می‌توانید سوالات زیر را از خود بپرسید:
بهترین نتیجه ممکن چیست؟
هدف‌گذاری جدی شانس شما برای رسیدن به خواسته‌تان را افزایش می‌دهد. به بهترین نتیجه‌ای که ممکن است به آن دست پیدا کنید فکر کنید. به عنوان مثال هنگام مذاکره در مورد حقوق و دستمزد، بالاترین قیمت را پیشنهاد دهید.
بدترین نتیجه ممکن چیست؟
مذاکره را می‌توان نوعی بده بستان در نظر گرفت. بنابراین به خاطر داشته باشید بهترین سناریویی که در نظر دارید اتفاق نخواهد افتاد. با این اوصاف مهم است نتیجه نهایی خود را مشخص کنید تا بدانید چه زمانی باید سکوت کنید یا مذاکره را پایان دهید. به عنوان مثال قبل از مذاکره با یک فروشنده، بیشترین مبلغی را که می‌خواهید بپردازید، یادداشت کنید.
اگر نتوانیم توافق کنیم چه اتفاقی می‌افتد؟
همه مذاکره‌ها نتیجه موفقیت‌آمیزی ندارد. در صورتی که نمی‌توانید توافق کنید، جایگزینی برای توافق انجام نشده مشخص کنید.
2- شناسایی قلاب
قلاب شما استراتژی مذاکره شما است. این دری است که از طریق آن وارد مذاکره می‌شوید و نکته‌ای کلیدی است که برای متقاعد کردن طرف مقابل و برای انجام معامله از آن استفاده می‌کنید. انتخاب یک قلاب به شما کمک می‌کند آنچه را که می‌خواهید بگویید آماده کنید. به عنوان مثال تصور کنید که می‌خواهید مدیران اجرایی را متقاعد کنید تا تامین مالی یک پروژه زیرساختی جدید را بر عهده بگیرند. برای این مذاکره، قلاب شما می‌تواند صرفه‌جویی در هزینه‌هایی باشد که باعث بهبود زیرساخت‌ها می‌شود. با بهبود زیرساخت‌ها از بروز اشکال‌های مختلف جلوگیری کرده و زمان و هزینه کمتری را صرف رفع آن‌ها می‌کنید.
3- بررسی سبک مذاکره
سبک مذاکره شما نحوه صحبت و عمل شما در طول یک مذاکره است. شناسایی سبک خود به شما کمک می‌کند درک کنید دیگران چگونه رفتار شما را می‌بینند. سپس می‌توانید از این دیدگاه برای بهبود عملکرد خود استفاده کنید. برای شناسایی سبک مذاکره خود، به نحوه رفتار خود در مذاکره‌های گذشته فکر کنید. آیا معمولا از درخواست چیزی که می‌خواهید می‌ترسید یا تمایل زیادی به قرار گرفتن در شرایط پر فشار دارید؟ آیا فقط مزایای یک موقعیت را در نظر می‌گیرید یا بیش از حد روی مشکلات احتمالی تمرکز دارید؟ مهم‌ترین نکته در این بخش این است که خود واقعی‌تان باشید. هیچ‌کس ذاتا یک مذاکره کننده نیست و درک موانع شخصی به شما کمک می‌کند تا برای بهبود مهارت‌های ارتباطی خود برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال اگر ترسو هستید، روی قاطع بودن خود تمرکز کنید یا اگر خیلی به دیگران فشار و استرس وارد می‌کنید باید گوش دادن فعال را تمرین کنید.
4- تحقیق کردن در مورد طرف مقابل
وقتی بدانید با چه کسی مذاکره می‌کنید، وقتی پشت میز مذاکره می‌نشینید احساس آمادگی بیشتری خواهید داشت. اگر قبلا طرف مقابل را ملاقات نکرده‌اید، کمی تحقیق کنید تا بدانید چه کسانی هستند، به چه چیزی علاقه دارند و محدودیت‌های چانه‌زنی‌شان ممکن است چه باشد. به عنوان مثال برای اگر درگیر یافتن شغل جدیدی هستید با یک جستجوی ساده در گوگل یا لینکدین می‌توانید حقوق پیشنهادی خود را مشخص کنید.
درک رابطه خود و طرف مقابل نیز به شدت مهم است. این کار به هدایت تاکتیک‌های مذاکره شما کمک می‌کند. به ویژه اگر می‌خواهید در آینده رابطه‌ای با آن‌ها ایجاد یا رابطه‌تان را حفظ کنید. در این بخش می‌توانید چند سوال را در نظر بگیرید:
تا جایی که می‌توانید، فکر کنید طرف مقابل ممکن است برای مذاکره چه چیزی داشته باشد؟ چه محدودیت‌هایی داشته باشد؟ از این مذاکره چه دستاوردی خواهند داشت؟
اگر قبلا با این ذینفعان کار کرده‌اید، مذاکرهای‌تان با آن‌ها در گذشته چگونه پیش رفته است؟
می‌خواهید چه نوع رابطه‌ای در آینده با آن‌ها داشته باشید؟
چه کسی بیشترین قدرت را در این مذاکره دارد و چگونه ممکن است روی مذاکره‌تان تاثیر بگذارد؟
چه نتیجه‌ای برایشان سودمند است و چرا؟
5- در نظر گرفتن جدول زمانی
عجله کردن در طول مذاکره آسان است. مانند این که باید سریع تصمیم بگیرید وگرنه شانس خود را برای یک نتیجه موفق از دست خواهید داد. اما زمانی که برای انجام یک مذاکره تحت فشار هستید، به احتمال زیاد روی راه‌حلی توافق خواهید کرد که نیازهای شما را برآورده نمی‌کند. قبل از مذاکره، زمانی که واقعا به توافق یا راه حل نیاز دارید، همه چیز را مکتوب کنید. این کار کمک می‌کند تا مقداری از فشار زمانی که در طول تصمیم‌گیری روی دوشتان است کمتر شود. بنابراین می‌توانید عقب‌نشینی کنید و مطمئن شوید که کار درست را انجام می‌دهید.
5 مهارت مهم در طول مذاکره
اکنون که برای مذاکره آماده شده و تمام اقدامات لازم را انجام داده‌اید، نوبت به نتیجه گرفتن از مذاکره می‌رسد. در این بخش به مهارت‌ها و تاکتیک‌هایی اشاره می‌کنیم که باید هنگام شروع و در طول مذاکره به آن‌ها توجه کنید.
1- به طرف خود احترام بگذارید
در مذاکره داشتن رفتار خوب امری سودمند است. احترام گذاشتن به دیگران، برای ایجاد اعتماد، ایجاد رابطه و رساندن پیام درست مهم است. هنگامی که رفتار محترمانه دارید، طرف مقابلتان نیز تشویق می‌شود با احترام با شما رفتار کند و باعث می‌شود به پیشنهادهای شما گوش دهد. در این بخش چند راه برای احترام گذاشتن هنگام معامله وجود دارد:
گوش دادن فعالانه را تمرین کنید تا دیدگاه طرف مقابلتان را درک کنید؛
به ارتباطات غیرکلامی توجه کنید، برای مثال تماس چشمی برقرار کنید و با تکان دادن سر نشان دهید به حرف طرف مقابل گوش می‌دهید؛
از هوش هیجانی خود برای درک و همدلی با سایر مذاکره‌کنندگان استفاده کنید؛
با معرفی خود و پرسیدن سوال‌های مختلف با طرف مقابل ارتباط برقرار کنید؛
به شخصیت افراد کاری نداشته باشید، آن‌ها انسان‌هایی معمولی هستند که با شما مذاکره می‌کنند.
2- سوال بپرسید
پرسیدن سوال به سه روش به شما کمک می‌کند:
- به شما کمک می‌کند پیشنهاد طرف مقابل را درک کنید؛
- کمک می‌کند راه‌حل‌هایی که اثر بخش نیستند را بشناسید؛
- کمک می‌کند دلایل مذاکره طرف مقابل را تشخیص دهید.
تشخیص مورد آخر کمی سخت اما شدنی است. سوالاتی که به روش صحیح مطرح می‌شوند، می‌توانند به طرف مقابل یادآوری کنند چرا باید با شما مذاکره کند و آن‌ها را به انجام معامله تشویق می‌کند. به عنوان مثال، فرض کنید با یک فروشنده کار می‌کنید و می‌خواهید نرم‌افزاری برای تحلیل کارهای تیم خود خریداری کنید. برای ایجاد انگیزه در آن‌ها می‌توانید چنین سوالی بپرسید:« ابزارهای تحلیل زیادی وجود دارد. محصول شما چه تفاوتی با محصول رقبایتان دارد؟ با پرسیدن این سوال رقابتی بودن بازار را به فروشنده یادآوری می‌کنید و به آن‌ها انگیزه می‌دهید برای معامله با شما بجنگند.
3- خود را بی‌میل نشان دهید
در هر مذاکره یک طرف مشتاق و یک طرف بی‌میل وجود دارد. بهتر است خود را بی‌میل نشان دهید. این کار به شما قدرت مذاکره بیشتری می‌دهد. هنگامی که بی‌میل هستید طرف مقابل پیشنهادهای اساسی خود را بیان می‌کند و احتمال دارد امتیازات بیشتری به شما بدهد. در این بخش به روش‌هایی برای بی‌میل نشان دادن خود اشاره کرده‌ایم:
- از زبان بدن استفاده کنید. افراد مشتاق تمایل دارند سریع و بلند صحبت کنند. این کار را طوری انجام دهید که نشان دهید برای انجام مذاکره عجول نیستید؛
- شرایط خود را طوری بیان کنید که نشان دهید به چیزی تعهد صد در صدی ندارید.
- قاطع باشید. قاطعیت نشان می‌دهد به راه حلی که نیازهایتان را برآورده نمی‌کند رضایت نخواهید داد. برای قاطعیت نیازی نیست با صدایی بلند و لحنی خشن صحبت کنید، فقط باید با آرامش و اعتماد به نفس کامل از دیدگاه خود دفاع کنید.
- کمی وقفه در مذاکره داشته باشید تا نشان دهید عجله‌ای ندارید. این کار می‌تواند حس فوریت را در طرف مقابل تقویت کند و آن‌ها را وادار کند به شما امتیازاتی بدهند.
4- به حقایق پایبند باشید
فرضیه‌ها می‌توانند حتی ساده‌ترین مذاکره‌ها را نیز پیچیده کنند. برای ساده نگهداشتن هر مورد، به حقایق پایبند باشید. سعی کنید چیزی در مورد انگیزه‌های طرف مقابل، آن چیزی که ممکن است به عنوان موفقیت به آن فکر کنند یا سناریوهایی احتمالی را فرض نکنید. فرض کردن موارد مختلف بخشی از طبیعت انسان است اما توجه به حقایق کمک می‌کند مذاکره را به آسانی پیش ببرید.
5- با یکدیگر همکاری کنید
در نهایت به یاد داشته باشید که مذاکره‌های موثر منجر به همکاری می‌شود. هدف این نیست که صرفا به چیزی که می‌خواهید برسید و طرف مقابل به چیزی نرسد، بلکه قرار است با یکدیگر بهترین راه حل را پیدا کنید. چند تکنیک حل مسئله وجود دارد که به شما کمک می‌کند گزینه‌های مختلف را در طول فرایند مذاکره بررسی کنید:
- راه‌حل‌های جایگزین را پیشنهاد دهید تا مذاکره برای طرفین برد – برد باشد،
- به اولویت‌های طرف مقابل توجه کنید و امتیازاتی برای آن‌ها در نظر بگیرید.
- ارزش‌هایی که قرار است با طرف مقابل به اشتراک بگذارید را شناسایی کنید.
سخن آخر
مذاکره بخش مهمی از همکاری است. برای ارائه راه‌حل‌های جدید برای مشکلات قدیمی ممکن است اختلاف نظر داشته باشیم. وقتی مهارت‌های لازم برای مذاکره را داشته باشید، می‌توانید بهترین کار تیمی خود ارائه دهید. قبل از مذاکره حتما اهداف خود، قلاب و سبک مذاکره خود را تعیین کنید. بهتر است اطلاعاتی در مورد طرف مقابل کسب کنید. برای انجام این کار می‌توانید شبکه‌های اجتماعی طرف مقابل را بررسی کنید یا در سایت‌های مختلف اطلاعات آن‌ها را مطالعه کنید. فراموش نکنید در حین مذاکره به طرف مقابل احترام بگذارید، از او و تیمش سوالات مختلف بپرسید، خود را بی‌میل نشان دهید تا بهترین پیشنهادهای طرف مقابل را ببینید، به حقایق پایبند باشید. تا جایی که می‌شود سعی کنید مذاکره‌ای برد – برد داشته باشید، به اولویت‌های طرف مقابل توجه کنید و ارزش‌های خود را با طرف مقابل مذاکره به اشتراک بگذارید. امیدواریم پس از مطالعه این مقاله، مذاکره‌های خود را به عقد قرار داد برسانید.
منبع
