منابع انسانی در یک سازمان به مدیریت هزینه نیاز دارد و مدیریت هزینه در یک سازمان از حساس‌­ترین کارهایی است که یک مدیر داخلی در سازمان انجام می­دهد. اگر بخواهیم نقش مدیریت هزینه در منابع انسانی را بدانیم ابتدا باید با منابع انسانی در یک سازمان و نقش منابع انسانی در سازمان آشنا شویم. منابع انسانی چیست؟ و چه نقشی در عملکرد و توسعه سازمان ایفا می­کند؟

منابع انسانی به قوت و قدرت انسانی یک سازمان گفته می­شود که در ارتباط با یکدیگر اهداف سازمان را به تحقق می­رسانند. منابع انسانی یک سازمان به نوعی تمام آن چیزی است که یک سازمان به طور کلی می­تواند داشته باشد. اگر منابع انسانی در یک سازمان حضور نداشته باشد در واقع آن سازمان هنوز وجود ندارد و به نوعی می­توان گفت که اصالت وجودی یک سازمان به منابع انسانی آن است. از همین جهت مدیریت منابع انسانی یکی از مهم­ترین بخش‌های مدیریتی یک سازمان به حساب می­‌آید.

اگر در یک سازمان مدیریت منابع انسانی جزو نقاط ضعف آن سازمان به حساب بیاید، چالش‌ها و مشکلات بسیار زیادی در مدیریت پروژه و مدیریت یکپارچه­ سازی سازمان ایجاد می­گردد. به عنوان مثال فرض کنید یکی از کارکنان در سازمان به عنوان مدیر میانی کار می­کند و دیگری به عنوان مدیر ارشد مشغول به فعالیت است. اگر در تعامل مستقیم و غیر مستقیم میان این دو مدیر مشکل ارتباطی وجود داشته باشد، به نوعی بسیاری از سیستم­‌های مدیریتی سازمان با مشکل مواجه می­گردند. از همین جهت بخاطر اهمیتی که این مفهوم (مدیریت منابع انسانی) در بحث مدیریت پروژه دارد، تیم همتیک به ارائه مقاله‌ای با عنوان نقش مدیریت هزینه­‌های منابع انسانی در توسعه سازمان می­پردازد.

وجود ضعف در مدیریت هزینه چه تبعاتی در پی خواهد داشت؟

مدیریت هزینه یکی از حساس‌­ترین و پرچالش‌­ترین فعالیت‌های مدیریتی در یک سازمان است زیرا اگر هزینه­‌های یک سازمان را نتوان کنترل و مدیریت کرد، منابع انسانی و روند کاری آن­ها با مشکل روبرو می­شود. به عنوان مثال فرض کنید که در یک بازه دو ماهه یا سه ماهه، روند مدیریت هزینه در سازمان دچار اختلال شود و مدیر هزینه­‌های سازمانی نتواند به مدت سه ماه حقوق منابع انسانی خود را پرداخت کند. به نظر شما چنین اتفاقی چه تبعاتی در پی خواهد داشت؟

یکی از تبعات چنین اتفاقی  که مهم­ترین آن­هاست، این است که نیروهای سازمان و همچنین منابع انسانی سازمان انگیزه خود را از دست می­دهند و در صورت از بین رفتن انگیزه منابع انسانی به واسطه ضعف مدیریت هزینه، سیستم کاری سازمان دچار اختلال شده و به نوعی روند پیشرفت متوقف می­شود. یکی دیگر از مثال‌­هایی که می­توان در باب ضعف مدیریت هزینه بیان کرد، این است که در یک سازمان توانایی خرید تجهیزات لازم برای پروژه وجود نداشته باشد.

در صورت وجود عدم توانایی در قدرت خرید تجهیزات سازمانی، به نوعی می­توان گفت که ابزار کار منابع انسانی فراهم نیست و اگر یک نیروی متخصص بخواهد فعالیت خود را به خوبی پیش ببرد به تجهیزات کافی نیاز دارد اما در صورت عدم وجود آن­ها نیروی متخصص نمی­تواند عاملیت خود را برای پیشرفت سازمان به اثبات برساند چون دست‌های او خالی است.

می­توانیم مثالی دیگر درباره وجود ضعف مدیریت هزینه در سازمان ارائه دهیم؛ این بار به سراغ یک پروژه نرم افزاری در فضای سازمانی استارتاپ­‌ها می­رویم. فرض کنید در یک پروژه نرم افزاری که در آن نیروهای برنامه­ نویس موظف به ساخت یک سامانه هستند، سرمایه گذاری وجود دارد که هزینه­‌های اولیه و ثانویه پروژه را تأمین می­کند. اگر در تأمین هزینه و سرمایه‌های تیم و پروژه برای سرمایه گذار مشکلی پیش بیاید، آن پروژه چه تبعاتی را متحمل خواهد شد؟ اگر مبلغ قرارداد برنامه نویس‌ها تأمین نشود، ساخت نرم افزار دیگر پیش نمی­رود و پروژه به صورت کامل متوقف خواهد شد.

ارتباط مدیریت منابع انسانی و مدیریت هزینه در یک سازمان

پرسیدن یک سؤال می­تواند جالب توجه باشد! در مثال­‌هایی که بالا ذکر شد کدام یک از بخش­‌های مدیریتی می­تواند به مدیریت هزینه و وجود ضعف آن کمک کند؟ در پاسخ باید بگوییم که یکی از ارکان کمک­‌کننده به بخش مدیریت هزینه، مدیریت منابع انسانی است. اگر در یک سازمان به صورت موقت و در بازه کوتاه مدت، مدیریت هزینه­‌های سازمان دچار اختلال شود، مدیریت منابع انسانی می­تواند به نجات سازمان کمک کند. حال این سؤال پیش می آید که این نجات چگونه رخ می­دهد؟ در پاسخ باید بگوییم که یکی از وظایف مدیر منابع انسانی این است که بر ذهن و قلب نیروهای سازمان و یا تیم نفوذ داشته باشد و بتواند بر روی آن­ها تأثیرگذاری‌های مثبت خود را نشان دهد. مدیریت منابع انسانی در شرایط بحرانی قادر است تا انگیزه تیمی و سازمانی را حفظ کند و بتواند با برنامه­‌های جبران کننده، منابع انسانی را در سازمان حفظ کند تا پروژه روی زمین نیفتد و روند پیشرفت کاری سازمان به نقطه بن بست نرسد.

پس نتیجه می­گیریم که در یک سازمان، میان مدیریت منابع انسانی و مدیریت هزینه ارتباط تنگاتنگ و مستقیمی وجود دارد. مدیریت هزینه­‌های سازمان به صورت مستقیم به نیروها و منابع انسانی سازمان مربوط می­شود و به همین خاطر در یک سازمان دو بخش مدیریتی مدیریت هزینه و مدیریت منابع انسانی می­توانند دست یاری‌گر یکدیگر باشند و در راستای نجات اهداف سازمان قدم بردارند.

ارتباط مدیریت هزینه و مدیریت زمان در یک سازمان

مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم‌­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه­‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند.

فرض کنید یک پروژه­‌ای در یک سازمان باید در مدت دو ماه به صورت کامل، گام اول و مرحله اولیه خود را به اتمام برساند. اگر اعضای تیم یا سازمان و همچنین مدیر سازمان نتواند در این دو ماه برنامه زمانی پروژه را به مرحله اولیه برساند، بقیه گام‌­های پروژه نیز از حالت تنظیمات خود خارج می­شود. اگر مرحله اول به موقع انجام نشود مرحله دوم و سوم پروژه نیز به تعویق می‌­افتد.

اگر در آن پروژه به افراد و منابع سازمانی خود حقوق می­دهید، باید بدانید که هرقدر مراحل زمانی پروژه شما به تعویق بیفتد در نتیجه هزینه­‌های بیشتری باید بابت پرداخت کنید. با بیان این مثال نتیجه می­گیریم که به تعویق افتادن هر پروژه‌­ای از لحاظ زمانی به معنی آن است که هزینه­‌های پرداختی پروژه بیشتر شده و چیزی جز ضرر و زیان برای شما نخواهد داشت.

با بیان نکاتی درباره مدیریت زمان دانستیم که مدیریت زمان نیز با مدیریت هزینه در یک سازمان ارتباط مستقیم معنادار دارد. مدیریت زمان در یک سازمان هم می­تواند مدیریت هزینه را دچار چالش کند و هم می­تواند در روند سرعت­‌دهی به مدیریت هزینه گام بردارد. به عنوان مثال اگر در یک پروژه و در یک سازمان، گام‌های برنامه­ ریزی شده در مدیریت زمان دچار مشکل شوند، برای پروژه هزینه زا خواهد بود.

دلیل آن این است که اگر یک مرحله از گام‌های برنامه ­ریزی شده در سازمان دیرتر به نتیجه برسد مدیر هزینه­‌ها باید بودجه مازادی را برای زمان اضافه شده در نظر بگیرد و برعکس آن هم ممکن است؛ اگر مدیریت زمان پروژه به خوبی پیش برود و گام‌های برنامه ­ریزی شده پروژه زودتر از زمان موعد پیش برود، در مدیریت هزینه روند راحت‌­تری پیش خواهد رفت.

نتیجه می­گیریم که مدیریت زمان ارتباط مستقیم و غیر مستقیم تأثیرگذاری بر مدیریت هزینه در یک سازمان یا یک تیم فعال دارد. هم مدیریت زمان و هم مدیریت هزینه در یک سازمان قادر هستند تا تأثیرات مثبت و منفی زیادی بر یکدیگر بگذارند که وجود چنین تأثیرگذاری­‌ها و تأثیرپذیری­‌هایی در سیستم­های مدیریتی سازمان نشان می­دهد که برای حرکت سیستماتیک و قدرتمند یک سازمان نیاز است تا همه سیستم­‌ها در چرخه­‌ی خود در بهترین نوع  عملکردی خود حرکت کنند تا بتوانند آثار مفید و کارسازی را در راستای تحقق اهداف سازمان و پروژه بردارند.

مدیریت هزینه در یک سازمان شامل چه هزینه­‌هایی می­شود؟

یکی از کاربردهای سیستم مدیریت هزینه در یک سازمان، تعریف استانداردهای هزینه مختص سازمان و مشتریان سازمان است که تعریف چنین استانداردهایی می­تواند تکلیف سیستم مدیریت هزینه را به خوبی روشن کرده و فرایند پیشروی کار را سرعت ببخشد و شفاف­‌سازی را در این بخش از مدیریت سازمان ارتقاء بخشد. یکی دیگر از کارکردهای سیستم مدیریت هزینه در سازمان، مدیریت چرخه ثبت هزینه هاست. همانطور که واضح است ثبت هزینه‌ها مقوله­‌ی بسیار مهمی در مدیریت هزینه است زیرا شما با ثبت همه هزینه­‌ها می­توانید اشراف کاملی بر تمام مؤلفه­‌های مالی موجود در سازمان داشته باشید.

مدیریت هزینه­‌ها در یک سازمان شامل هزینه­‌های منابع انسانی، منابع لوجستیکی و تحقیق و توسعه سازمان می­شود. منابع انسانی در هر سازمانی با توجه به عایدی­‌های سرمایه­‌ای حاضر به فعالیت هستند و تا زمانی که عایدی مادی و معنوی برای آن­ها نداشته باشد در سازمان یا تیم یک پروژه فعالیت نمی­کنند. یکی دیگر از هزینه­‌های موجود در بحث مدیریت هزینه سازمان، هزینه‌های منابع لوجستیکی است که به عنوان مثال هزینه­‌های فضای فیزیکی و دفتر کاری سازمان، هزینه­‌های سیستم حمل و نقل سازمان و هزینه‌های این چنینی را شامل می­شود. علاوه بر آن هزینه‌های تحقیق و توسعه نیز به منظور توسعه فرآیند کاری سازمان را باید در نظر گرفت.

تیم همتیک و سیستم مدیریت هزینه منابع انسانی آن

تیم همتیک با ارائه نرم افزار کاربردی مدیریت پروژه همتیک به سیستماتیک­ شدن و پیشرفت دیجیتالی مدیریت پروژه کمک می­کند. منابع انسانی در یک سازمان به مدیریت هزینه نیاز دارد و مدیریت هزینه در یک سازمان از حساس­‌ترین کارهایی است که یک مدیر داخلی در سازمان انجام می­دهد. منابع انسانی به قوت و قدرت انسانی یک سازمان گفته می­شود که در ارتباط با یکدیگر اهداف سازمان را به تحقق می­رسانند. منابع انسانی یک سازمان به نوعی تمام آن چیزی است که یک سازمان به طور کلی می­تواند داشته باشد.

 اگر منابع انسانی در یک سازمان حضور نداشته باشد در واقع آن سازمان هنوز وجود ندارد و به نوعی می­توان گفت که اصالت وجودی یک سازمان به منابع انسانی آن است. از همین جهت مدیریت منابع انسانی یکی از مهم­ترین بخش‌های مدیریتی یک سازمان به حساب می­ آید. مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند. مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت.