نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم می­کند. در این مقاله قصد داریم تا به این سؤال پاسخ دهیم که نرم­ افزار مدیریت پروژه چه نقشی در موفقیت یک سازمان و یا یک تیم ایفا می­کند؟

اگر بخواهیم به این سؤال پاسخ دهیم ابتدا نیاز است تا در وهله اول، نرم افزار مدیریت پروژه را بشناسیم و به طور کامل بدانیم که چه کارکردها و چه کاربردهایی دارد؟ عبارتی است که انواع گوناگونی از نرم افزارها را شامل می شود از جمله تخمین زدن، طرح ریزی، زمان بندی، کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، نرم افزارهای ارتباطی و همکاری، مدیریت کیفیت، مستندسازی و سیستم‌های مدیریتی که همگی با پروژه‌های بزرگ و پیچیده سروکار دارند.

این نرم افزارها قادر هستند تا جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان‌ها داشته باشند. مانند نرم افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه‌ها. این نرم افزارها شامل نمودار گانت چارت می‌شوند که می‌توان با آن نشان داد چه زمانی یک کار شروع شده و در چه زمانی پایان می یابد.

بررسی کاربردی مؤلفه­‌های اصلی نرم افزار مدیریت پروژه

یکی از راه­‌های شناخت دقیق نرم افزار مدیریت پروژه، شناخت دقیق مؤلفه­‌های اساسی آن است زیرا نرم افزارهای مدیریت پروژه از بخش‌های مختلفی تشکیل شده‌­اند و اصطلاحاً از ماژول­های بسیار زیادی ساخته شده‌­اند که برای شناخت دقیق آن نیاز به بررسی و تحقیق ماژولار این نرم افزارها داریم. یک نرم افزار مدیریت پروژه می­تواند ماژول­‌هایی از قبیل: مدیریت وظایف، مدیریت بودجه، مدیریت منابع و نیروی انسانی، مدیریت جلسات کاری و غیره را داشته باشد.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک و  نقش آن در مدیریت وظایف

مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی می­شود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آن­ها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت می­کنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی می­کنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته می­شود. در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند.

در همه تیم­ها یا سازمان­ها یک سیستمی وجود دارد که آن سیستم توسط یک طراح سیستم طرح ­ریزی شده و در هر سیستمی اجزای مختلف آن با هدف کلی واحد و اهداف جزئی مشخص حرکت می­کنند و نیروی انسانی هر جزء از سیستم وظایف و کارکردهای مشخصی دارد. برای موفقیت در پیشبرد همه وظایف موجود در هر جزئی از یک سیستم نیاز به سیستمی داریم که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­ها را به عهده دارد. مدیریت وظایف در یک سیستم کاری بسیار مهم و ضروری است.

سیستمی که نقش مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت­ها را بر عهده دارد باید از اهداف کلی، اهداف بلند مدت، اهداف میان مدت، اهداف کوتاه مدت و خرده اهداف مجموعه آگاه باشد تا بتواند وظایف و فعالیت­های سازمان یا مجموعه را به صورت کاملاً هماهنگ و تنظیم­ شده پیش ببرد و از تعارض فعالیت­ها و همچنین موازی کاری در روند رسیدن به اهداف جلوگیری به عمل آورد.

اولین کاری که یک نرم افزار مدیریت پروژه در مدیریت وظایف باید انجام دهد این است که همه وظایف و کارهایی که باید انجام شود را به صورت یکجا کنار هم بنویسد و آن­ها را استخراج و جمع آوری کند؛ از ابتدای پروژه تا انتهای پروژه! معمولا همین اولین کار برای شروع است که بیشتر مدیران پروژه یا سازمان­ها و تیم­ها از انجام آن امتناعی می­ورزند. دلیل آن امتناع نیز سختی انجام این کار است.

جمع‌­آوری جامع و کامل یک بسته­ ی کاری و ترسیم فرآیند انجام یک پروژه بسیار مهم و در عین حال نیازمند تفکر فراوان و تسلط کافی بر پروژه است و کسی که برای آن وقت کافی نگذارد قطعاً نمی­تواند این مرحله را به درستی و کاملی انجام دهد.

نکته‌ای که در مدیریت وظایف بسیار حائز اهمیت است آن است که هر قدم از قدم­‌های موجود در نقشه راه به صورت کاملاً مجزا و دقیق مشخص شود. اگر هر قدم از مسیر پروژه یا فعالیت تیمی و سازمانی مشخص نباشد، ممکن است یک قدم را از دست بدهید و پس از آن­که مراحل را اجرا کردید متوجه اشتباه خود خواهید شد. حال ما برای پیشگیری از وقوع چنین اشتباهی توصیه می­کنیم که تک تک مراحل را به صورت دقیق و جزئی تعیین کنید.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک و نقش آن در مدیریت جلسات

مدیریت جلسات در یک سازمان و فرآیند یک کار تیمی کار آسان و سهلی نیست. اگر مدیریت جلسات را بخواهیم به صورت کاملاً سنتی و فیزیکی پیش ببریم، قطعاً با مشکل مواجه خواهیم شد. مدیریت جلسات به صورت سنتی ممکن است انرژی زیادی را از مجموعه شما بگیرد و تعداد بیش از یک نفر را درگیر کند اما اگر از خدمات سامانه مدیریت جلسات به صورت هوشمند استفاده شود، قطعاً انرژی کمتری را از شما می­گیرد و در عین حال بازدهی بیشتری دارد.

شما برای برگزاری یک جلسه موفق نیاز دارید تا سه مرحله را به طور کامل زیر نظر داشته باشید. یک مرحله قبل از برگزاری جلسه که در آن دعوت از میهمانان، مکتوب شدن اهداف داخل جلسه و متن سخنرانی جلسه حاضر می­شود. مرحله بعد، داخل جلسه در حین برگزاری جلسه است که در آن ریز به ریز اتفاقات جلسه و تحلیل وقایع باید ذکر شود و همچنین در انتهای جلسه مصوبات نیز باید ثبت و مکتوب گردد.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک و نقش آن در مدیریت منابع انسانی پروژه

مدیریت منابع انسانی پروژه شامل فرایندهای تشکیل و سازمان‌دهی، مدیریت و رهبری تیم پروژه است. یکی از مهم‌ترین نقش‌های مدیر پروژه، تأثیرگذاری و هدایت و  اطمینان از رفتار حرفه‌ای و اخلاقی اعضای تیم در تمام مراحل تکمیل پروژه است اما پیش از آن، باید مطمئن شوید که کارکنان مجرب، ماهر و متخصص مورد نیاز  پروژه را در اختیار دارید. اقداماتی هستند که در جهت بهره­‌وری تیم و بالا رفتن کیفیت پیشرفت پروژه انجام می­گردند که بیان آن­ها حائز اهمیت است.

یکی از موارد مهمی که حتماً باید مشخص و روشن باشد؛ نقش اعضای تیم در روند اجرایی پروژه است. به عنوان مثال فرض کنید که شما یک برنامه نویس ماهر و متخصص در زمینه کاری خود هستید و در جریان کار یک پروژه بزرگ قرار گرفته‌­اید. اگر شما با وجود تمام تخصصی که دارید، نقش خود را در آن پروژه به خوبی درک نکرده باشید، قادر نخواهید بود  به اندازه میزان تخصص خود تأثیرگذاری بسزایی در پروژه داشته باشید. نرم افزار مدیریت پروژه یکی از مؤلفه­‌های اصلی در یادآوری نقش شما در پروژه­‌هاست.

یکی دیگر از مواردی که در مدیریت منابع انسانی اهمیت دارد، تنظیم اهداف فردی و اهداف تیمی است. یک پروژه فرآیندی سیستمی است که با هدفی مشخص و با گام­‌هایی مشخص به حرکت خود می­پردازد و در صورت عدم تنظیم اهداف درست، چرخ‌­دنده­‌های پروژه درست کار نمی­کنند و در این صورت پروژه به هیچ یک از اهداف خود نخواهد رسید. نرم افزار مدیریت پروژه قادر است تا با نشان­دادن مستمر اهداف پروژه، یک یادآور خوب برای پیشبرد مناسب روند پروژه باشد.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک و نقش آن در تحقق اهداف سازمان

همانطور که گفته شد، مدیریت پروژه امروزه به سامانه­‌های پلتفرمیک و جامعی نیاز دارد تا بتواند از آن­ها به عنوان یار کمکی بهره گیرد. نرم افزار مدیریت پروژه همتیک یکی از این یارهای کمکی است که با توجه به نیازهای یک مدیر پروژه طراحی شده است. نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم می­کند.

یک نرم افزار مدیریت پروژه می­تواند ماژول­‌هایی از قبیل: مدیریت وظایف، مدیریت بودجه، مدیریت منابع و نیروی انسانی، مدیریت جلسات کاری و غیره را داشته باشد. نرم افزار مدیریت پروژه قادر است تا نقش مهم و حائز اهمیتی را در مدیریت برنامه­‌ها داشته باشد. مدیریت برنامه­‌های موجود در یک پروژه امری است بسیار ضروری که برای موفقیت در هر پروژه‌­ای نیاز است تا مؤلفه­‌های آن اولاً در نظر گرفته شوند و سپس با دقت بالا اجرایی گردند.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک را شناختیم

اگر شما یک کسب و کار برای خود دارید یا مسئولیت انجام یک پروژه را بر عهده گرفته‌اید، باید یادتان باشد که موفقیت در انجام پروژه به سه عامل مهم زمان، منابع و نتایج کار بستگی دارد. کلیه پروژه‌ها در خدمت رضایت­‌مندی مشتری هستند. زمانی که ما بتوانیم تعادلی مناسب بین سه عامل مذکور ایجاد کنیم رسیدن به موفقیت در پروژه و جلب رضایت مشتری بسیار آسان خواهد بود. بعد از دریافت پروژه، مهم‌ترین قدم برای اجرایی کردن آن و دستیابی به هدف مورد نظر داشتن برنامه ریزی و استراتژی درست و کارآمد برای پیشبرد هرچه بهتر و سریعتر پروژه است. در انجام یک پروژه برای مدیریت بهتر افراد، وظایف و منابع لازم است که از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده شود، نرم افزارهای مدیریت پروژه بسیارند و فقط نیاز است تا با انواع متعدد آن آشنا شوید و متناسب با نیازهای مدیریتی خود، مناسب­ترین نرم‌افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنید.

درک نیازهای سازمانی مؤلفه­‌ی بسیار تأثیرگذاری در مدیریت پروژه است که نرم افزار مدیریت پروژه به خوبی می­تواند این درک را به مدیر پروژه تزریق کند و یا در بالا رفتن چنین درکی یاری­ دهنده باشد. پیش از خرید یک بسته‌ی نرم افزاری ویژه، ارزیابی نیازهای سازمان سخت است در واقع دانستن اینکه کدام عملکردها یا عملیات ها مورد نیاز خواهند بود، به کارآمد کردن پروسه تصمیم گیری کمک خواهد کرد.

به طور دقیق توسعه دادن لیستی از عملکردها و ویژگی‌ها برحسب نیاز و انتخاب کمک خواهد کرد تا معین کنیم کدام بسته‌ها به طور دقیق تری با نیازهای شرکت مطابقت میکنند. با توجه به سرعت زندگی در عصر حاضر شاید استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه باید به دقت در برنامه‌های استراتژی بازاریابی شرکت بررسی شود. در حال حاضر نرم افزارهای متعددی در زمینه مدیریت پروژه وجود دارد که در همتیک به معرفی آن­ها پرداخته­‌ایم.