چرخه PDCA چیست؟
۰۸-۰۳-۱۴۰۳
هوش هیجانی: 9 استراتژی برای تقویت هوش هیجانی در محل کار
۰۶-۰۴-۱۴۰۳
اگر سخت‌تان است به افراد بازخورد بدهید، نگران نباشید. شما تنها نیستید. حتی اگر بازخورد دادن بخشی از ارتباط موثر در محل کار باشد، باز هم بسیاری از ما نمی‌دانیم چگونه فیدبک بدهیم که سازنده باشد. شروع بازخورد و نحوه ارائه آن از موارد مهمی است که می‌توانید آن را بهبود دهید.
بازخورد دادن مهم است زیرا باعث رشد کردن طرف مقابل و بهتر انجام دادن کارها می‌شود. چه مدیری باشید که بازخورد مستقیم می‌دهد چه همکاری باشید که به همکاران خود بازخورد می‌دهد، یا به عنوان عضوی از تیم به مدیر خود بازخورد می‌دهید، دانستن نکاتی که در ادامه به آنها اشاره کرده‌ایم به شما کمک می‌کند یک بازخورد موثر ارائه دهید.
۱۱ مورد از بهترین روش‌ها برای فیدبک دادن
مهم نیست چه بازخوردی قرار است به دیگران دهید، ۱۱ روش مهم وجود دارد که باید هنگام بازخورد دادن به آنها توجه کنید. این روش‌ها به شما کمک می‌کند برای جلسه بازخورد آماده شوید و ارتباطات نادرست و واکنش‌های منفی احتمالی را کاهش دهید. عمل کردن به این روش‌ها به معنی آسان‌تر شدن بازخورد دادن نیست اما کمک می‌کند نگرانی کمتری داشته باشید.
1- در خلوت بازخورد دهید
همیشه به صورت خصوصی به افراد بازخورد دهید. بازخورد در جمع می‌تواند به سرعت به بازخورد منفی تبدیل شود حتی اگر هدف شما چنین چیزی نباشد. اگر شرایط ملاقات حضوری با فردی که قرار است به او بازخورد بدهید را ندارید، از او بپرسید آیا فرصتی برای یک مکالمه متنی و چت کردن دارد یا خیر. در صورتی که شرایط ملاقات حضوری برای‌تان فراهم است موضوع صحبت خود را به فرد مقابل بگویید. به عنوان مثال به او بگویید:
آیا ۱۵ دقیقه وقت داری درباره چالش‌های فروش دیروز با یکدیگر صحبت کنیم؟
2- به موقع بازخورد دهید
هدف از بازخورد دادن بهبود عملکرد فرد مقابل است. برای انجام این کار، مطمئن شوید که در زمان درستی بازخورد می‌دهید. از بازخورد دادن در مورد چیزی که دو هفته پیش رخ داده خودداری کنید، زیرا مدت زیادی از آن گذشته است. بلافاصله بعد از وقوع یک اتفاق نیز بازخورد ندهید. بازخورد دادن در لحظه بدتر از چیزی است که فکر می‌کنید. حداقل ۲۴ ساعت زمان دهید تا فرد مقابل نیز به حرف‌های شما فکر کند.
3- بین بازخورد منفی و بازخورد سازنده تفاوت قائل شوید
قبل از ارائه بازخورد به تفاوت‌های بازخورد سازنده و بازخورد منفی فکر کنید. بازخورد سازنده معمولا بر کاری متمرکز است که فرد می‌تواند برای بهبود عملکرد خود انجام دهد، بازخورد منفی که اغلب از آن به عنوان انتقاد مخرب یا بازخورد انتقادی نیز یاد می‌شود باعث سرکوب کردن افراد خواهد شد. برای اطمینان از این که بازخوردتان سازنده است یا منفی به نیت خود از بازخورد دادن فکر کنید. مطمئن شوید که هدف شما کمک به رشد طرف مقابل است نه ناامید کردن و انتقاد شخصی از او.
4- از واژه «من» در صحبت‌های خود استفاده کنید
عبارات خود را با واژه «من» آغاز کنید. این‌گونه بر تجربه و نظر خود در یک موقعیت تمرکز می‌کنید نه روی شخص مقابل. استفاده از این کلمه کمک می‌کند احساس سرزنش کمتری به مخاطب شما منتقل شود. به عنوان مثال:
به جای این که بگویید «شما گفتید اسلایدها را روز دوشنبه ارسال می‌کنید اما تا سه‌شنبه هم نفرستادید»
بگویید:« من منتظر بودم اسلایدها را دوشنبه ارسال کنید. آیا مشکلی به وجود آمده که اسلایدها به دست من نرسیده؟»
5- روی یک یا دو موضوع تمرکز کنید
از بازخورد دادن درباره چند موضوع مختلف خودداری کنید. اگر سعی کنید در مورد چیزهای مختلف صحبت کنید، ممکن است به صورت ناخودآگاه حالت تدافعی فرد مقابل را تحریک کنید و او از بازخورد شما چیزی دریافت نکند. اگر به موقع بازخورد دهید، موارد زیادی برای گفتن نخواهید داشت.
6- واضح صحبت کنید و مثال بزنید
هدف از بازخورد دادن کمک به رشد فرد است. این کار کمک می‌کنند آنها بدانند در چه چیزی خوب هستند و فرصت شناخت خود را به دست بیاورند. هر چه بتوانید در مورد جزئیات دقیق‌تر صحبت کنید، درک کردن و عمل کردن به آن برای فرد مقابل راحت‌تر است.
به عنوان مثال فرض کنید می‌خواهید در مورد مهارت‌های ارتباطی همکارتان بازخورد دهید. به جای گفتن عبارت «فکر می‌کنم ارائه دیروز خیلی خوب نبود» که مبهم است و می‌تواند باعث سوءتفاهم شود می‌توانید بگویید «در طول ارائه دیروز به ذهنم رسید اگر برای سوالات زمان بیشتری می‌گذاشتید بهتر می‌شد. من متوجه منظور شما از نوشتن برخی از موارد نشدم. می‌توانید اسلایدها را قبل از جلسه با من نیز به اشتراک بگذارید».
7- نکات مثبت را فراموش نکنید
یکی از رایج‌ترین اشتباهات در بازخورد دادن این است که ما فکر می‌کنیم بازخورد دادن صرفا برای گفتن موارد منفی است. بازخورد دادن در مواردی که فرد آنها را به خوبی انجام می‌دهد نیز مهم است به این ترتیب آنها درک درستی از ادامه کار خواهند داشت و می‌توانند برای بهبود عملکرد خود از آن استفاده کنند.
8- از گفتن “اما” پرهیز کنید
امان از بازخورد دادن ساندویچی! در بازخورد ساندویچی ابتدا یک نکته مثبت، سپس یک منفی و مجدد یک نکته مثبت بیان می‌شود. بسیاری از افراد معتقدند در این نوع از بازخورد دادن آسیب وارد شده به فرد مقابل کمتر خواهد بود. اما بازخورد ساندویچی روش مناسبی نیست. وجود یک نکته منفی، نکته مثبت را هم بی‌اثر می‌کند. صداقت داشتن در بازخورد دادن بهترین گزینه است.
9- نسبت به ارتباطات غیر کلامی آگاه باشید
در ارتباطات غیر کلامی گفت‌وگویی بین افراد صورت نمی‌گیرد. زبان بدن، حالات چهره، لحن صدا و … از موارد مهم در ارتباطات غیر کلامی است. درک ارتباط غیر کلامی به شما کمک می‌کند پیام‌های غیر کلامی را به راحتی متوجه شوید و آنها را درک کنید. درک نشانه‌های ارتباط غیر کلامی به فرهنگ طرف مقابل بستگی دارد.
10- به طرف مقابل فرصت واکنش نشان دادن بدهید
اگر چه بازخوردی که ارائه می‌دهید برای کمک به رشد فرد مقابل طراحی شده است اما شنیدن آن هنوز هم ممکن است سخت باشد. یکی از چالش‌های بازخورد دادن زمانی است که شما نمی‌دانید طرف مقابل چگونه پاسخ خواهد داد. شخصی که به او بازخورد می‌دهید ممکن است سوالات، نظرها یا واکنش‌های متفاوتی داشته باشد. پس از این که به فرد مقابل بازخورد دارید از او بپرسید آیا او هم سوال یا نظری دارد؟ برخی از افراد ممکن است بخواهند همان لحظه نظر خود را اعلام کنند و برخی ممکن است بخواهند نظرشان را در زمان دیگری ارائه دهید.
11- اگر شک دارید از طرف مقابل بپرسید آیا می‌توانید به او بازخورد دهید
اگر نسبت به باخوردن دادن شک دارید، از طرف مقابل بپرسید آیا می‌توانید به او بازخورد دهید یا نه. اغلب اوقات ما برعکس فکر می‌کنیم. پرسیدن این سوال قبل از ارائه بازخورد راهی عالی برای آماده کرد خود و طرف مقابل است. این مورد در جلسه بازخورد دادن فردی مفید است.
۴ نکته برای بازخورد دادن به عنوان مدیر
اگر تیمی را مدیریت می‌کنید، ارائه بازخورد برخی از مسئولیت‌های شما است. اما این به معنای راحت بودن بازخورد دادن نیست. علاوه‌بر ۱۱ روشی که در بخش قبل به آنها اشاره کردیم، چهار نکته زیر نیز مفید است:
12- از قبل آماده شوید
نیازی نیست متن آن را بنویسید اما به نوشتن چند نکته نیاز دارید. مثال‌های خاصی برای بیان کردن در جلسه بازخورد آماده کنید. این جلسه فرصتی برای رشد شما و کارمندانتان است. چه اتفاقی افتاده است و چه چیزی می‌توانید از آن بیاموزید؟ چگونه می‌توانید به عضو موثرتری در تیم خود تبدیل شوید؟
13- زمان درست را انتخاب کنید
در لحظه بازخورد ندهید. همچنین بعد از شش ماه نیز بازخورد ندهید. سعی کنید در عرض یک هفته پس از رخ دادن اتفاق بازخورد دهید. زیرا ذهن شما و طرف مقابل برای آن آماده است و کارمند شما می‌تواند استفاده موثرتری از آن بازخورد داشته باشد. بررسی عملکرد نباید باعث شوکه شدن کارمند شود.
14- بازخورد شفاهی و کتبی داشته باشید
در حالت ایده‌آل بازخورد شفاهی را در جلسه‌های یک نفره داشته باشید تا متوجه شوید هیچ‌کس دیگری متوجه اشتباه نشده است و کارمند وقت دارد سوال خود را بپرسد. پس جلسه مکالمه خود را مکتوب کنید. این روش یک مزیت مهم دارد. برخی از اعضای تیم با شنیدن بهتر یاد می‌گیرند و برخی با خواندن. با ارائه بازخورد شفاهی و کتبی، به اعضای تیم خود کمک می‌کنید بهتر یاد بگیرند. بازخورد کتبی ملموس است و کارمند می‌تواند هر زمان که نکته‌ای را فراموش کرد به آن مراجعه کند. شما مستنداتی را با دیگران به اشتراک می‌گذارید و برای بازخورد دادن در دفعه‌های بعدی به آن مراجعه کنید.
15- جلسه‌های طوفان فکری برگزار کنید
بسته به نوع بازخوردی که ارائه می‌دهید، ممکن است طوفان فکری برای شما مفید باشد. این کار می‌تواند به اعضای تیم در اطلاع از پیشرفت‌هایشان کمک کند. اگر جلسه طوفان فکری برگزار می‌کنید، روی گام‌های بعدی و کوتاه‌مدت خود تمرکز کنید. بازه زمانی بیشتر از شش ماه برای این کار در نظر نگیرید.
۵ نکته برای بازخورد دادن به افرادی در جایگاه‌‌های بالاتر
بازخورد دادن اقدامی دو جانبه است. درست همان‌طور که مدیر شما به شما بازخورد می‌دهد شما نیز می‌توانید به او بازخورد دهید. اما ممکن است این کار کمی ترسناک باشد. پیروی از پنج نکته‌ای که در ادامه به آنها اشاره کرده‌ایم می‌تواند در بازخورد دادن به افرادی با جایگاه شغلی بالاتر مفید باشد.
16- خود را حساس نشان دهید
اگر قبل از بازخورد دادن به مدیر خود استرس دارید نگران نباشید. همچنین اگر تا حالا به وی بازخورد نداده‌اید اشکال ندارد. آنها می‌دانند بازخورد دادن ناراحت‌کننده است. احتمالا خودشان بارها این کار را انجام داده‌اند. اگر واقعا استرس دارید با جمله «باز خورد دادن کار سختی است» جلسه را رهبری کنید. بیان کردن احساسات به کمتر شدن استرس‌های ناشی از بازخورد دادن کمک می‌کند.
17- بین نیت شما از بازخورد دادن و تاثیر آن تفاوت قائل شوید
درک تفاوت بین نیت و تاثیر آن به شما کمک می‌کند برای بازخورد موثر آماده شوید. در واقع نیت همان منظور شما است و تاثیر، اثر بازخورد شما روی طرف مقابل است.
نیت و تاثیر از عناصر مهم یک مکالمه هستند. ممکن است وقتی چیزی را به کسی می‌گویید نیت مثبت داشته باشید اما طرف مقابل برداشت اشتباهی از آن داشته باشد. تاثیر عمل یا مکالمه بسیار مهم است. مدیر شما احتمالا همیشه نیت مثبتی دارد اما ممکن است صحبت‌های او تاثیری منفی روی شما بگذارد. تفکیک نیت از تاثیر به شما کمک می‌کند به بهترین شکل گفت‌وگوی خود را پیش ببرید و به راحتی با مدیر خود ارتباط برقرار کنید.
18- در صورت امکان راه حلی ارائه دهید
از ارائه راه حل‌هایی که به ذهنتان می‌رسد نترسید. این کار نه تنها نشان می‌دهد شما به یک موقعیت فکر کرده‌اید بلکه کمک می‌کند زمان زیادی را صرف چیز تکراری نکنید.
19- در صورت لزوم از مدیری با جایگاه بالاتر بخواهید در جلسه حضور داشته باشد
اگر از بازخورد دادن به مدیر خود خیلی راحت نیستید، از مدیر وی بپرسید آیا تمایلی به بودن در جلسه‌های شما دارد یا خیر. این کار باعث می‌شود وی میانجی‌گری کرده و چالش‌های بین شما را برطرف کند. اما از بازخورد دادن مستقیم به مدیر مدیر خود پرهیز کنید. این کار باعث می‌شود مدیرتان احساس کند پشت سرش صحبت می‌کنید. می‌توانید مسئله را با تیم منابع انسانی به اشتراک بگذارید.
20- چشم انداز داشته باشید
به یاد داشته باشید جلسه بازخورد پایان رابطه شما و مدیرتان نیست. رابطه شما از تعاملات زیادی تشکیل شده است. و احتمالا چیزی این رابطه را خراب نخواهد کرد.
مواردی که باید در بازخورد دادن به آنها توجه کنید
بازخورد دادن بخش مهمی از روابط کاری شما است. ۲۰ نکته فوق به شما کمک می‌کند بازخوردهای موثری ارائه دهید. مواردی که در ادامه بیان می‌کنیم مانع از خراب شدن روابط پس از بازخورد دادن خواهد شد:
سعی نکنید طرف مقابل را غافلگیر کنید
بسیاری از ما از بازخورد احساس ناراحتی می‌کنیم. اگر بدون مقدمه بازخورد دهیم ممکن است طرف مقابل شوکه شود یا حتی به ما توهین کند. هدف از بازخورد دادن کمک به بهبود عملکرد فرد مقابل است. بنابراین تا جای ممکن به آنها یادآوری کنید بازخورد دادن به ایشان کمک می‌کند.
به خلق و خوی طرف مقابل توجه کنید
وقتی بازخورد می‌دهید باید طرف مقابل در بهترین شرایط روحی باشد. این امر تضمین می‌کند فرد شرایط دریافت بازخورد مثبت را دارد و از آن استفاده خواهد کرد. اگر خلق و خوی فرد خوب نیست احتمالا بازخورد خوبی دریافت نخواهد. بنابراین باید گفت‌وگو را به زمان دیگری موکول کنید.
خود را به جای فرد مقابل قرار ندهید
اغلب افراد تلاش می‌کنند برای درک احساسات طرف مقابل خود را به جای او قرار دهند. اگر چه این کار در ایجاد هوش هیجانی مفید است اما هنگام ارائه بازخورد باید از آن پرهیز کنید. از گفتن عباراتی مانند اگر جای تو بودم و … خودداری کنید.
واقعیت‌ها را از داستان‌ها جدا کنید
واقعیت‌ها چیزهای قابل مشاهده و داستان‌ها ماجراهایی فرضی هستند. همه ما درباره جهان پیرامون خود داستا‌ن‌هایی در ذهن داریم. اما هنگام ارائه بازخورد باید از آنها پرهیز کنیم.
سخن آخر
فرقی نمی‌کند در چه جایگاهی قرار داریم. بازخورد دادن همیشه کاری سخت و استرس‌زا است. بهتر است برای بازخورد دادن، جلسه‌ای دو نفره برگزار کنیم. در این جلسه باید تنها به یک یا دو موضوع اشاره کنیم تا طرف مقابلمان هم فرصت فکر کردن و صحبت کردن داشته باشد. هنگام بازخورد دادن نباید خود را جای فرد مقابل بگذاریم و از عباراتی مانند اگر من جای تو بودم استفاده کنید. از گفتن واژه اما خودداری کنید. این واژه باعث انتقال حس منفی به افراد خواهد شد. قبل از بازخورد دادن از شرایط روحی طرف مقابل اطلاع داشته باشید و مطمئن شوید زمان درستی را برای بازخورد دادن انتخاب کرده‌اید.
منبع
