در صفحه داشبورد مدیریتی، نمای کلی از تمامی پروژه‌های ثبت‌شده در قالب نمودار و به صورت لیست نمایش داده‌ می‌شود و میتوانید با یک نگاه وضعیت پیشرفت کارها و پروژه‌ها را دریابید. در نمودارها روی هر بخشی کلیک کنید، به صفحه مربوطه هدایت خواهید شد. همچنین با استفاده از فیلترهای بالای صفحه، میتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را استخراج نمایید.

در نمودار «وضعیت پروژه‌ها»، پروژه‌ها به تفکیک وضعیتشان اعم از (به تأخیر افتاده)، (فوری)، (در حال اجرا) و (بسته شده) مشخص شده‌اند.

در نمودار «وضعیت کارها» این تفکیک بر اساس وضعیت کارها شکل گرفته است.

در نمودار سوم یعنی نمودار «مدیران پروژه‌ها»، در صورتی که هر یک از مدیران را انتخاب کنید، به صفحه‌ای هدایت خواهید شد که پروژه‌هایی را نمایش میدهد که نقش آن کاربر در آن‌ها مدیر پروژه است.

سه نمودار پایینی نمایش‌دهنده‌ی «کارهای معوقه به تفکیک افراد»، «کارهای معوقه به تفکیک پروژه‌ها» و «کارهای معوقه به تفکیک مدیران پروژه‌ها» هستند. وجود این نمودارها به کاربران کمک میکند تا با یک نگاه وضعیت کلی کارهای معوقه را بسنجند و به طور مثال برای رفع مشکلات اجرایی تصمیم‌گیری کنند تا بتوانند به گونه‌ای بهتر، زمان و منابع را صرف نمایند.

علاوه بر نمودارهای موجود در صفحه داشبورد مدیریتی، در لیست موجود در پایین صفحه، میتوان نمایی از وضعیت تمامی پروژه‌ها و زیر پروژه‌ها را مشاهده نمود. با استفاده از گزینه‌ی «تجمیع با زیرپروژه‌ها» و فعال کردن آن، میتوانید آمار اطلاعات و داده‌های مربوط با زیرپروژه‌ها را با پروژه‌ها ادغام نمایید و در نهایت در صورت تمایل میتوانید این گزارشات را در قالب فایل اکسل دانلود نمایید.

با کلیک بر روی «ثبت پروژه جدید» که از منوی سمت راست صفحه، در دسترس شما قرار گرفته است، میتوانید یک پروژه جدید ایجاد کنید.

 مشخصات عمومی پروژه:
در این بخش، موارد زیر مشخص میشوند:

• کد پروژه:

در ابتدا برای تعریف پروژه باید یک کد اختصاصی و انحصاری برای پروژه تعریف کنید. توجه داشته باشید که این کد باید به صورت یکتا باشد و امکان تعریف دو پروژه با یک کد وجود ندارد. این کد میتواند شامل حروف و اعداد باشد.

• عنوان پروژه:

در این فیلد، عنوان و نام اصلی پروژه مشخص می‌شود. در انتخاب عنوان و نام مناسب برای پروژه باید دقت کافی صورت پذیرد.

• نام پروژه مرجع:

در صورتی‎که پروژه‌‎ی در حال تعریف، زیرمجموعه پروژه دیگر و در واقع یک زیر پروژه باشد، در این قسمت نام پروژه بالاسری مشخص میشود.

• توضیحات:

در این بخش، می‌توان توضیحات مختصری را در خصوص اهداف، نتایج نهایی و ... به پروژه افزود.

• اولویت:

در این قسمت، با انتخاب یکی از گزینه‌های موجود می‌توان مشخص کرد که پروژه از لحاظ عملیاتی و یا استراتژیکی شرکت و یا سازمان چه اولویتی دارد.

• وضعیت:

با استفاده از این گزینه، می‌توان وضعیت پروژه را از بین گزینه‌های موجود مانند: «در حال اجرا»، «معوقه» و ... انتخاب کرد.

• برچسب:

در این قسمت، می‌توان جهت گزارش‌گیری و یا جست و جوی بهتر، برچسب یا برچسب‌هایی را به پروژه افزود.

• مهارت‌های مورد نیاز:

در این قسمت، مهارت‌های مورد نیاز برای پیشبرد پروژه مشخص میشوند.

• طبقه بندی:

این قسمت، طبقه‌بندی پروژه را مشخص می‌کند که به تفکیک بهتر پروژه‌ها کمک میکند.

• گروه پروژه:

این گزینه، جهت یکپارچگی با یک گروه در شبکه اجتماعی سازمانی کاربرد دارد.

• طرح پروژه:

در این قسمت، می‌توان فایلی به عنوان سند یا برنامه پروژه به آن اضافه کرد.

• محل اجرا:

در صورتی‌که محل اجرای پروژه متمرکز و یا در یک جای ثابت نباشد، از این قسمت میتوان محل اجرا را مشخص کرد تا بدین ترتیب به اعضای پروژه اطلاع داده شود.

• بودجه:

دراین قسمت میزان بودجه پروژه مشخص خواهد شد.

• تاریخ شروع:

در این قسمت تاریخ شروع پروژه مشخص می‌شود.

• تاریخ پایان:

در این قسمت تاریخ اتمام پروژه مشخص می‌شود.

• اعضای پروژه:

در این قسمت، افرادی که در اجرای پروژه همکاری دارند مشخص میشوند.

• افزودن عضو:

جهت افزودن افراد مورد نظر به پروژه، باید گزینه‌ی «افزودن عضو به تیم پروژه» را انتخاب کنید و نام و نقش عضو پروژه را تعیین کنید. با کلیک روی این دکمه مطابق با تصویر میتوانید دسترسی‌های مورد نظر مانند: دسترسی به ایجاد کار، بارگذاری فایل و ... را برای هر عضو تعیین کنید.

• تعیین نقش عضو:

در این قسمت، می‌توان نقش کاربر انتخاب شده را از بین گزینه‌های موجود مانند «مدیر پروژه»، «ناظر پروژه»، «مهمان» و «عضو پروژه» انتخاب کرد. یک سری از نقش‌های مرسوم به عنوان پیش فرض در سیستم تعریف شده‌اند اما در صورت نیاز، امکان افزودن نقش جدید نیز توسط راهبر یا ادمین سیستم نیز موجود است.

پس از تکمیل اطلاعات فرم نیاز است دکمه‎‌ی «ثبت» در پایین صفحه انتخاب شود تا پروژه مورد نظر ثبت شود.

در بخش «معرفی تب‌های موجود در هر پروژه» به معرفی تمامی تب‎های موجود و جزئیات مربوطه میپردازیم.

در این قسمت، لیست تمام پروژه‌های ثبت‌شده همراه با اطلاعات مربوط به هر پروژه مانند میزان پیشرفت پروژه، نقش کاربران، نام مدیر پروژه، اولویت و وضعیت پروژه و ... نمایش داده میشوند.

 {در این بخش به طور پیش فرض چند پروژه به منظور راهنمایی و آموزش برای شما قرار گرفته‌اند؛ شما میتوانید با کلیک روی نام هر پروژه، به صفحه پروژه رفته و لیست کارها را مشاهده کنید و با کلیک روی هر عنوان کار، توضیحات مربوطه را مطالعه نمایید.}

در این بخش، می‌توان علاوه بر مشاهده‌ی پروژه‌ها، مانند تصویر، از امکانات دیگر نظیر ویرایش، افزودن زیرپروژه، کپی پروژه، آرشیو پروژه، پین کردن پروژه، حذف پروژه و ... استفاده کرد.

در بخش «جست و جو در پروژه‌ها» فیلترهای متعددی موجود هستند که با کمک آن‌ها می‌توان به راحتی به پروژه‌های مورد نظر دسترسی پیدا کرد.

شما میتوانید اطلاعات موجود در این صفحه را در قالب فایل اکسل خروجی گرفته و دانلود نمایید.

یکی از امکانات پر کاربرد تعبیه شده در سیستم مدیریت پروژه همتیک، امکان کپی کردن پروژه است. برای کپی کردن یک پروژه، تغییر عنوان اختیاری است اما لازم است که کد پروژه را تغییر دهید. با کپی کردن یک پروژه، تمامی تسک‌های آن پروژه به حالت «انجام نشده» تغییر می‌کنند، تمامی تایم شیت‌ها (کاربرگ زمان) حذف می‌شوند و لاگ‌های پروژه اصلی حذف شده و لاگ‌های جدیدی ایجاد می‌شوند. این امکان نیز وجود دارد که تخصیص‌های پروژه اصلی را پاک کرده و تمامی تسک‌ها را به افراد جدید تخصیص دهید. می‌توانید برچسب‌های تسک‌ها را پاک کرده و آن‌ها را با برچسب‌های جدید جایگزین کنید. در ارتباط با تاریخ تسک‌ها، با حذف تاریخ، تمامی تسک‌ها بدون تاریخ شروع و پایان ثبت خواهند شد و با به‌روزرسانی تاریخ‌ها، تمامی تسک‌ها با توجه به تاریخ شروع پروژه دارای تاریخ جدید خواهند شد.

در مدیریت پروژه همتیک، این امکان وجود دارد تا هر کاربر بتواند پروژه‌هایی که بیشتر با آن‌ها سر و کار دارد را به بالای فهرست پروژه‌ها پین کند تا دسترسی سریع‌تر و راحت‌تری به آن‌ها داشته باشد. پروژه‌های پین‌شده در این قسمت نمایش داده میشوند.

به یاد داشته باشید که به صورت پیش فرض فقط میتوان تا سقف 5 پروژه را پین کرد، برای افزایش این تعداد، راهبر یا ادمین سیستم باید از طریق پنل مدیریت اقدام نماید.

در این قسمت، دسته‌بندی‌های مختلفی از کارهای محول‌شده به هر فرد نمایش داده میشود که با کلیک روی هر عنوان شما به صفحه مربوطه هدایت خواهید شد:

• کارهای امروز:

لیست کارهایی که تاریخ پایان انجام آن‌ها همین امروز می‌باشد، در این بخش نمایش داده میشود.

• میز کار:

در میز کار، لیست کارهای محول‌شده به فرد برای انجام که هنوز پایان نیافته‌اند، نمایش داده میشود.

• منتظر تأیید:

لیست کارهایی که توسط کاربر انجام شده و منتظر تأیید مدیر پروژه و یا ناظر هستند، در این بخش نمایش داده میشود.

• دارای تأخیر:

در این قسمت، کارهایی که در تاریخ مقرر به اتمام نرسیده‌اند، نمایش داده میشوند.

• تأیید شده:

لیست کارهایی که توسط کاربر انجام شده و توسط مدیر پروژه و یا ناظر تأیید شده‌اند، در این بخش نمایش داده میشود.

• ایجاد شده توسط من:

در صورتی‌که کاربر دسترسی ایجاد کار داشته باشد و وظایفی را به دیگران محول کند، در این قسمت تمام وظایف محول‌شده به دیگران از سمت کاربر، نمایش داده میشوند.

• مرور کارها:

در این قسمت، نمایی از تمامی کارهای انجام شده توسط هر فرد به وی نمایش داده میشود.

در این قسمت، اطلاعات تمام پروژه‌هایی که فرد در آن‌ها به عنوان ناظر انتخاب شده باشد، نمایش داده میشوند:

• همه کارها:

این قسمت، لیست همه کارهایی را نمایش می‌دهد که کاربر باید بر روی آن‌ها نظارت داشته باشد.

• منتظر تأیید:

این قسمت، لیست کارهایی که توسط اعضای پروژه انجام شده‌اند و منتظر تأیید کاربر می‌باشد را نمایش می‌دهد.

• تأیید شده:

این قسمت شامل لیست کارهایی است که توسط مسئول آن انجام شده و توسط ناظر، انجام آن‌ها تأیید شده است.

• انجام نشده:

لیست کارهایی که توسط اعضای پروژه انجام نشده‌اند، در این قسمت نمایش داده می‌شود.

• دارای تأخیر:

لیست کارهایی که زمان پایان آن‌ها به اتمام رسیده است ولی هنوز انجام نشده‌اند، در این قسمت نمایش داده می‌شود.

در این قسمت، اطلاعات تمام پروژه‌هایی که فرد در آن‌ها به عنوان مدیر پروژه انتخاب شده باشد، نمایش داده می‌شوند:

• کارهای تحت مدیریت:

در این قسمت، لیست تمام کارهایی که کاربر به عنوان مدیر پروژه آن‌ها انتخاب شده باشد، نمایش داده میشود.

• کارهای امروز پرسنل:

در این قسمت، لیست تمام کارهایی که تاریخ مقرر برای انجام آن‌ها امروز است، نمایش داده میشود.

• کارهای دارای تأخیر:

در این قسمت، لیست تمام کارهای اعضای پروژه که در تاریخ مقرر به اتمام نرسیده‌اند، نمایش داده میشود.

• کارهای هفته جاری افراد:

در این قسمت، لیست کارهایی که پایان مهلت انجام آن‌ها هفته جاری است، نمایش داده میشود.

در این قسمت، می‌توان عنوان و رنگ برچسب‌هایی که در مدیریت پروژه به کار می‌روند را به صورت دلخواه تغییر داد و یا برچسب جدیدی برای پروژه‌ها و کارها تعریف کرد تا با استفاده از آن‌ها دسترسی به کارها و پروژه‌ها راحت‌تر باشد.

بخش «گزارش کارها»، برای دریافت خروجی و گزارش از پروژه‌های تعریف‎‌شده در سیستم مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین کاربر می‌تواند لیستی از پروژه‌هایی که در آن‌ها نقش مدیر، ناظر، عضو و ... را دارد مشاهده کند و همچنین میتواند گزارشی از تمام کارهای محول‌شده و وضعیت انجام آن‌ها و ... را دریافت نماید.

کاربران همتیک میتوانند با کمک فیلترهای قرار گرفته در این بخش، گزارش مدنظر خود را شخصی‌سازی کنند و علاوه بر مشاهده گزارش در سیستم، میتوانند خروجی آن را در قالب فایل اکسل نیز دانلود کنند.

در بخش «گزارش حجم کاری» کاربران همتیک می‌توانند آمار تمام تسک‌های انجام نشده و جزئیات مربوطه را هم به تفکیک کاربران و هم به تفکیک پروژه‌ها، به طور کامل دریافت کنند. به طور مثال می‌توان در یک پروژه، گزارش تمام تسک‌های انجام نشده توسط یک عضو پروژه را اعم از تعداد کل تسک‌های باز، تسک‌های عقب افتاده، تسک‌های جاری، تسک‌های آتی، تسک‌های در حال انجام و تسک‌های بدون تاریخ، دریافت نمود. وجود چنین گزارشی به موارد متعددی کمک می‌کند که از آن جمله می‌توان به تخصیص مناسب کارها به اعضای پروژه اشاره نمود.

در بخش «گزارش حجم کاری به تفکیک کاربران» کاربران همتیک می‌توانند در ابتدا آمار تمام تسک‌های بدون تخصیص و جزئیات مربوطه را در ابتدای این گزارش دریافت کنند و پس از آن نیز آمار تسک‌های انجام نشده‌ی کاربران یا به عبارت دیگر حجم کاری هر کاربر، به صورت تفکیک شده نمایش داده می‌شود.

در بخش «گزارش حجم کاری به تفکیک پروژه‌ها» کاربران همتیک می‌توانند حجم کاری باقی مانده در هر پروژه را به صورت تفکیک شده دریافت کنند.

یکی از مواردی که در تخصیص مناسب کار به اعضای پروژه باید در نظر داشت، سنجیدن میزان زمان خالی افراد است. به طور مثال اگر  فردی تسک‌های در حال انجام زیادی داشته باشد که مثلآً اولویت بالایی هم دارند، شاید تخصیص تسکی جدید که باید فوراً انجام شود، تصمیم درستی نباشد و بهتر باشد آن را به عضو دیگری تخصیص داد. با سنجیدن این قبیل موارد، مدیر پروژه می‌تواند تشخیص دهد که تسک‌های پیش رو را با توجه به زمان انجام و یا اولویتشان بهتر است به چه کسی واگذار نماید.

در این منو، چندین بخش تعبیه شده است که از طریق آن‌ها می‌توانید به تمامی کاربرگ‌ها، تمامی کارها، تمامی لاگ‌ها و پروژه‌های آرشیو شده و همچنین حذف شده دست پیدا کنید.

• همه کاربرگ‌ها:

در این بخش، مجموع زمان کاربرگ‌های ثبت‌شده در سیستم نمایش داده می‌شود و با استفاده از فیلترهای موجود می‌توانید میان کاربرگ‌ها جست و جو کنید و آنچه مدنظرتان است را به دست آورید. همچنین با تغییر گروه‌بندی، نحوه چینش تایم شیت‌ها را نیز می‌توانید بر اساس یک از سه مورد «تاریخ»، «تسک» و «کاربر» تغییر دهید. در نهایت نیز در صورت تمایل میتوانید گزارش مد نظر خود را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

• همه کارها:

در این بخش، تمامی کارها نمایش داده می‌شوند و با  اعمال فیلتر می‌توانید میان تمامی کارهای ثبت شده جست و جو کرده و حتی در صورت تمایل خروجی اکسل دریافت کنید.

• همه لاگ‌ها:

تمامی اکشن‌های انجام گرفته در سیستم در این بخش قابل فیلتر و مشاهده هستند.

• پروژه‌های آرشیو شده:

در صورتی که پروژه‌ای را آرشیو کنید، آن پروژه از لیست «همه پروژه‌ها» حذف شده و در عوض در منوی «پروژه‌های آرشیو شده» قابل مشاهده است.در هنگام بازیابی این پروژه‌ها، آن‌ها از لیست «پروژه‌های آرشیو شده» حذف و به لیست «همه پروژه‌ها» بازمیگردد.

• پروژه‌های حذف شده:

در صورتی که پروژه‌ای را حذف کنید، آن پروژه از لیست «همه پروژه‌ها» حذف شده و در عوض در منوی «پروژه‌های حذف شده» قابل مشاهده است.

در هنگام بازیابی این پروژه‌ها، آن‌ها از لیست «پروژه‌های حذف شده» حذف و به لیست «همه پروژه‌ها» بازمیگردد. لازم به ذکر است که راهبر یا ادمین سیستم باید به کاربران مدنظر دسترسی به این بخش را داده باشد وگرنه به صورت پیش فرض برای تمامی کاربران قابل مشاهده نخواهد بود.