تصور کنید دیروقت است و در حال کار روی پروژه‌ای هستید که موعد تحویل آن نزدیک است. به خاطر تسک‌های انجام نشده، تحت فشار هستید و نمی‌دانید چطور کار به اینجا کشیده شد. همیشه به خودتان قول می‌دهید که این مشکل را حل کنید، اما نمی‌دانید چگونه؟

 بنابراین این چرخه ادامه پیدا می‌کند. احتمالاً دارید با مدیریت بد زمانتان دست و پنجه نرم می‌کنید. 

خبر خوب این است که مدیریت زمان یک مهارت یادگرفتنی‌ است و با پیروی از نکات زیر می‌توانید کنترل زمان خود را دوباره بدست آورید و با بهره‌وری بیشتری کار کنید. در این مقاله تعدادی از مدیران Hubspot پیشنهاداتی برای بهبود این مهارت ارائه می‌دهند.

مهارت مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، فرآیند برنامه‌ریزی کردن زمان برای انجام وظایف و بهتر کار کردن است. این مهارت به شما این امکان را می دهد که کارهای خود را اولویت بندی کنید، کیفیت انجام کارتان را بالا ببرید و بین کار و زندگی‌تان تعادل برقرار کنید.

چطور مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهتر کنید؟

1. بهترین مدل با بیشترین بهره‌وری را برای خودتان پیدا کنید

هر شخصی الگوی بهره‌وری متفاوتی دارد. به طور مثال مدلی وجود دارد که افراد را به آدم‌های صبح (Morning People) و آدم‌های شب (Night People) تقسیم می کند و طبق این مدل بازدهی افراد در صبح و شب فرق می کند پس باید پیدا کنید که بازدهی شما در کدام حالت بالاتر است و از آن به نفع خود استفاده کنید. اگر متوجه شدید که در اوایل صبح بیشترین بازدهی را دارید، آن زمان را به کارهای با اولویت بالا و کارهایی که به تمرکز زیاد نیاز دارند اختصاص دهید.

با این حال، مدل‌های بسیار بیشتری برای بهره وری وجود دارد. ممکن است طبق تکنیک پومودورو، در بازه‌های زمانی کوتاه کارآمدتر باشید، یا ممکن است ترجیح دهید اولویت‌های مهم خود را در ابتدا و در یک مرحله انجام دهید.

2. کارهایتان را بنویسید و اولویت‌بندی کنید

وقتی کارهایی که می خواهید انجام دهید را در جایی ثبت می کنید ذهن خود را از آن کار خالی کردید و بعد می توانید بر اساس اهمیت اولویت بندی کنید و بعد انجام آن را تیک بزنید و از لیست خود خارج کنید.

خانم Jennifer Kim، از مدیران سابق بازاریابی هاب اسپات می‌گوید:

«دوست دارم در ابتدای هر روز کاری، زمانی را صرف نوشتن کارهایی کنم که باید برای آن روز انجام دهم. من نوشتن سنتی را به تایپ کردن ترجیح می‌دهم، چون درک بهتری از اینکه چه کارهایی بیشترین زمان را می‌برند و چه کارهایی را باید در اولویت قرار دهم به من می‌دهد. همچنین از نظر ذهنی خودم را برای انجام هر یک از آن‌ها آماده می‌کنم.»

البته که خانم کیم بعد از نوشتن دستی کارها را، آن‌ها را در تقویم گوگل (Google Calendar) خود هم ثبت می‌کند.

حالا که همه کارها را نوشتید، چطور تصمیم می‌گیرید اول کدام را انجام دهید؟ خانم Meg Prater از مدیران محتوا در هاب اسپات می‌گوید:

«من کارها را بر اساس میزان اهمیت و اثرگذاری آن بر کسب و کار اولویت‌بندی می‌کنم. مثلاً اگر در آن روز با مدیرم جلسه‌ای دارم، آماده شدن برای آن جلسه احتمالا اولویت بالاتری خواهد داشت. وقتی کارها را بر اساس میزان تاثیرشان اولویت‌بندی می‌کنم، در پایان روز یا هفته می‌دانم که مهم‌ترین کارها را انجام داده‌ام و خیالم راحت است.»

3. زمان انجام کارها را اندازه‌گیری کنید

یکی از مسائلی که بسیاری از افراد هنگام مدیریت زمان خود با آن مواجه می شوند، ارزیابی صحیح مدت زمان انجام یک کار است. پایبند بودن به یک برنامه در شرایطی که زمان تقریبی انجام کارها را درست تخمین نزده باشید، کار سختی است. وقتی کاری که قرار بود نیم ساعت طول بکشد، 2 ساعت طول می‌کشد، کل برنامه ریزی روز به هم می‌ریزد.

 برای جلوگیری از این اتفاق، باید مدتی وقت بگذارید و زمانی که صرف انجام هر کار می‌شود را با یادداشت کردن اندازه گیری کنید. به همین دلیل است که تایم شیت، یکی از قابلیت‌های اصلی بسیاری از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است.

خانم Meg Prater در این زمینه می‌گوید:

«اندازه گیری زمان انجام کارم به من کمک می‌کند تا به طور مشخص ببینم زمانم را چطور می‌گذرانم؟ کجاها زمانم را هدر می‌دهم؟ آیا بین کارها به خودم زمان کافی برای استراحت می‌دهم؟ و همینطور می‌توانم برای کارهایی که زمان زیادی را صرف آن‌ها می‌کنم مرز مشخصی تعیین کنم.»

4. استراحت را فراموش نکنید

برنامه امروز خود را تنظیم‌کرده‌اید. از ساعت 8 صبح مشغول کار کردن هستید و حالا ساعت 1 بعدازظهر است و به نظر می‌آید دیگر نمی‌توانید تمرکز کنید. به خودتان می‌آیید، می‌بینید یک ساعت گذشته و هیچ کار خاصی انجام نداده‌اید. گاهی اوقات، تنها چیزی که به آن نیاز دارید، یک استراحت کوتاه برای شارژ دوباره انرژی‌تان است. این استراحت کوتاه می‌تواند قدم زدن، صحبت کردن با یک همکار یا هر چیزی که شما را مدتی از کار دور می‌کند باشد.

5. انعطاف‌پذیر باشید

هر روز همانطوری که برنامه‌ریزی کرده بودید پیش نخواهد رفت و این اشکالی هم ندارد. مدیریت زمان یعنی حواستان به کارهای برنامه‌ریزی نشده هم باشد و برای آن‌ها هم زمانی در نظر بگیرید.

6. از زمان خود محافظت کنید!

نه گفتن در محیط کار، ممکن است این سیگنال را ارسال کند که شما به اندازه کافی اهل کار تیمی نیستید؛ اما خانم Meg Prater  می‌گوید:

«هر درخواستی که از ما می‌شود، آتشی نیست که نیاز باشد به سرعت خاموش شود، بسیاری از چیزها در زندگی حرفه‌ای ما می‌توانند منتظر بمانند. اولویت‌بندی کردن این سبک از درخواست‌ها از همان ابتدا، نه گفتن به موقع و فهمیدن اینکه کدام کارها می‌توانند منتظر بمانند؛ برای من خیلی مفید بوده است.»

7. از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید

شاید مشکل شما مدیریت زمانتان نباشد، بلکه نداشتن ابزار مناسبی برای این کار باشد. با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مثل آسانا، جیرا، ماندی [یا نمونه‌های ایرانی مثل همتیک] همکاری بین اعضای تیم آسان‌تر می‌شود. خانم Jennifer Kim در این رابطه می‌گوید:

«نرم افزار آسانا کمک بزرگی در ساماندهی وظایفم به من کرده است. با نوشتن سه یا چهار اولویت اصلی هر هفته تیم‌مان در نرم افزار، هر وقت که بین تسک‌های زیاد سردرگم شویم، می‌توانیم با چک کردن نرم‌افزار مسیر خود را پیدا کنیم.»

8. جلسات خود را پشت سر هم برگزار کنید!

تصور کنید در یک روز سه جلسه داشته باشید و یکی از آن‌ها اول صبح، دیگری وسط روز و آخری در پایان ساعت کاری باشد. به احتمال زیاد در ساعات بین این جلسات نمی‌توان کار مفیدی انجام داد. خانم Jennifer Kim در این باره می‌گوید:

«وقتی جلسات من در طول روز پراکنده می شود، بدون اینکه وقت آزاد قابل توجهی داشته باشم که بتوانم به وظایف خود اختصاص دهم، نمی توانم تمرکز کنم و کاری را که باید، انجام دهم.»

9. عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید

تصور کنید در حال کار کردن هستید و گاه و بیگاه صدای نوتیفیکیشن ایمیل یا پیام جدید می‌آید. تمرکز کردن در چنین شرایطی عملاً ممکن نیست.

خوشبختانه اکثر این پلتفرم‌ها این امکان را فراهم کرده‌اند که این عوامل حواس‌پرتی را به طور موقت یا دائمی محدود کنید.

10. فضای کار خود را مرتب کنید

میز کار شما بازتابی از فضای ذهن شماست و اگر نامرتب باشد، تمرکز و مدیریت زمان شما را دشوارتر می کند. پس آیتم‌های غیر ضروری را از میز کار خود حذف کنید.

به خاطر داشته باشید که مدیریت زمان یک مهارت یاد گرفتنی است که به نظم و انعطاف زیادی نیاز دارد؛ و از آن‌جایی که ارتباط شما با همکارانتان هم روی مدیریت زمانتان تأثیر می‌گذارد، این موضوع همکاری اعضای تیم‌تان را هم می‌طلبد.

مدیریت زمان در پروژه

با نرم افزار مدیرپت پروژه همتیک می توانید به راحتی پروژه­‌های خود را پیش ببرید و تأثیر مثبت آن را در انجام کار و رسیدن به اهداف ببینید. فرقی نمی­‌کند پروژه ساختمانی دارید یا نرم افزاری و … هرچقدر که پروژه شما بزرگ یا کوچک، سخت یا آسان باشد با این ابزار می توانید مدیریت زمان در پروژه داشته باشید. همتیک یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی است که می‌­توانید با آن برنامه ریزی پروژه را انجام دهید. وقت را تلف نکنید و همین الان جهت استفاده از همتیک اقدام کنید.