کار تیمی قدرت عجیبی دارد. استفاده از نقاط قوت افراد مختلف و جمع‌آوری نظرات و ایده‌های گوناگون به شما کمک می‌کند پروژه‌های خود را در زمان مقرر و به بهترین نحو تحویل دهید. بهره‌مندی از قدرت کار تیمی تنها زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای تیم شما ارتباط موثری با یکدیگر داشته باشند. شما به عنوان رهبر یک تیم باید تصمیم‌های استراتژیک بگیرید، رفتارهای مثبت افراد را تشویق کنید و محیطی ایجاد کنید که افراد بتوانند بهترین نسخه کار خود را ارائه دهند. همه چیز از تسلط شما بر کار تیمی شروع می‌شود.

مهارت های ضروری کار تیمی چیست؟

مهارت‌های کار تیمی، ویژگی‌ها و شایستگی‌هایی هستند که هنگام کار با افراد دیگر برای رسیدن به یک هدف مشترک از آن‌ها استفاده می‌کنید. دانستن نحوه کار با افراد یک ویژگی ذاتی نیست، بلکه مهارتی انعطاف‌پذیر است. وقتی روی بهبود توانایی خود در کار تیمی تمرکز می‌کنید باید هشت مهارتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم را داشته باشید.

1- ارتباطات

«ما هرگز وقتی مشتاق حرف زدن هستیم، گوش نمی‌دهیم» فرانسوا دولا روشفوکو

مهم‌ترین دلیل شکست تیم‌ها یا پروژه‌ها ناشی از عدم ارتباط است. بنابراین برای این که تیم‌ها به خوبی با یکدیگر کار کنند، باید بدانند چگونه اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و همسو شوند. توانایی انتقال آشکار پیام، همسو کردن انتظارات و ارائه بازخورد در محل کار ضروری است. با این حال بهبود مهارت‌های ارتباطی تنها به صحبت کردن مربوط نیست. گوش دادن نیز به همان اندازه مهم است. به تیم‌‌ها کمک می‌کند از بروز چالش جلوگیری کنند.

• بیشتر بخوانید: گوش دادن فعالانه

به تیم خود در برقراری ارتباط کمک کنید:

برون‌گراهای تیم معمولا بیش از مایل به ارائه پیشنهادات و نظرات هستند. اما ممکن است این کار مانع صحبت همکارانشان شود. برای اطمینان از این که همه نظر می‌دهند و حرف‌ می‌زنند قبل از شروع جلسه یک دستور کار برای همه ارسال کنید تا همه بتوانند قبل از جلسه به موضوعات فکر کنند. در طول جلسه با هر فرد صحبت کنید تا از مشارکت همه اعضای تیم خود مطمئن شوید.

شرایط ارتباط و میزان ارتباطی که باید در میان اعضای تیم وجود داشته باشد برای همه یکسان نیست. راه‌های ارتباطی مختلفی برای صحبت کردن با اعضای تیم خود در نظر بگیرید.

جلسات استند آپ منظمی برای تیم خود برنامه‌ریزی کنید. این جلسه‌ها کوتاه هستند و در آن می‌توانید اهداف تیم خود، میزان پیشرفت کارها و وجود موانع را تعیین و بررسی کنید.

2- همکاری

«ما به تنهایی می‌توانیم خیلی کم کار کنیم. با هم می‌توانیم خیلی کارها را انجام دهیم». هلن کلر

همکاری و کار گروهی تا حدودی مترادف یکدیگر هستند، بنابراین منطقی است که این مهارت‌ها را در فهرست مهارت‌های ضروری کار تیمی ببینید. اما صرفا دور هم جمع کردن گروهی از افراد و تعیین یک وظیفه برای آن‌ها به همکاری موثر منجر نمی‌شود، حتی اگر اعضای تیم‌تان خیلی با استعداد باشند.

در عوض باید شفافیت جزو اولویت‌های شما باشد. اعضای تیم باید نقش‌ها، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی‌های منحصر به فرد خود و همچنین نحوه تاثیر وظایف فردی خود را بشناسند. با این کار مسئولیت‌پذیری اعضا بیشتر می‌شود و افراد می‌توانند پاسخ مشکلاتشان را دریافت کنند.

به تیم خود برای همکاری کمک کنید:

این که چه کسی چه کاری انجام دهد نباید برای تیم شما مبهم باشد. با این حال افراد ممکن است همیشه در جریان وظایف همکاران خود نباشند. سعی کنید یک سند مشترک تهیه کنید که در آن جزئیات وظایف عادی و پروژه‌های جاری هر فرد مشخص شود. با این کار هیچ سردرگمی‌ای برای اعضا وجود نخواهد داشت.

هنجارهای روزانه‌ای در تیم شما وجود دارد. اعضای تیم را تشویق کنید که به طور منظم این سند را به روزرسانی کنند. این کار باعث می‌شود مشارکت اعضای تیم مخصوصا افرادی که جدید به شما پیوسته‌اند بیشتر شود، انتظارات ناگفته قبلی مشخص شده و از سوء تفاهم جلوگیری شود.

3- تعیین هدف

«اگر ندانید به کجا می‌روید، احتمالا به جای دیگری خواهید رسید». لارنس جی پیتر

کار تیمی به این معناست که همه برای رسیدن به یک خط پایان کار کنند. اما ابتدا باید در مورد این که خط پایان کجاست توافق کنید. در حالی که مدیران ممکن است دوست داشته باشند اهداف واضح و بسیاری داشته باشند، اعضای تیم ممکن است مخالف باشند؛ ۷۲% از کارکنان اذعان دارند که استراتژی شرکت خود را به طور کامل درک نمی‌کنند. به همین دلیل مهارت کار تیمی بسیار مهم است. برای بهره‌مندی از مزایای کار گروهی موثر، نه تنها باید اهداف خود در سطح تیم و شرکت را توضیح دهید بلکه باید کارکنان را نیز در تعیین اهداف مشارکت دهید تا بتوانند نتایج خوبی کسب کنند.

نحوه کمک به تیم خود در تعیین اهداف:

• با استفاده از تکنیک SMART اهداف قابل اندازه‌گیری، واضح، قابل دستیابی و محدود به زمان مشخصی را تعیین کنید.
• اهداف و نتایج کلیدی (OKR) را با استفاده از سیستم هدف‌گذاری معین مشخص کنید تا همه بدانند چگونه موفق خواهید شد.
• با تعیین اهداف کوتاه‌مدت و کوچک‌تر در طول مسیر، اهداف بزرگ را قابل کنترل کنید.
• اهداف تیم خود را در بخشی مشخص و در دسترس قرار دهید تا همه اعضای تیم بتوانند به آن مراجعه کنند.

4- تصمیم‌گیری

«وقتی تصمیمی می‌گیرید، جهان برای تحقق آن توطئه می‌کند: رالف والدو امرسون

زمانی که مجبورید سریع تصمیم بگیرید، کار تیمی اغلب ناامید‌کننده است. با همه این روش‌هایی که برای مدیریت وجود دارد باز هم دسترسی به اتفاق نظر ممکن است سخت باشد. به همین دلیل تصمیم‌گیری مهارتی در کارهای تیمی است، به خصوص در فرهنگ‌هایی که مدیر حرف آخر را نمی‌زند. برای انجام بهتر این کار، افراد باید بتوانند با دیدی باز به نظرات و پیشنهادات دیگران گوش دهند و و گرد هم آیند تا بهترین راه را انتخاب کنند.

به تیم خود در تصمیم‌گیری کمک کنید:

• پیش‌فرض یک فرایند تصمیم‌گیری استاندارد است تا چارچوبی برای ساده برای انتخاب‌ها داشته باشد.
• گاهی اوقات به اتفاق نظر رسیدن ممکن نیست. در این موارد، چه کسی در مورد پروژه حرف نهایی را می‌زند؟ چه کسی کمک می‌کند اما لزوما تصمیم گیرنده اصلی نیست؟ از چارچوب DACI می‌توانید استفاده کنید تا بدانید چه کسی مناسب چه بخشی است و می‌تواند تصمیمات گروهی کارآمدتری بگیرد.
• آیا تیم شما از تاخیرهای عمده در تصمیم‌گیری رنج می‌برد؟ سعی کنید یک ضرب‌الاجل برای انتخاب تیم خود تعیین کنید. روان‌شناسی می‌گوید در حالی که تعیین ضرب الاجل (ددلاین) ممکن است استرس‌زا باشد اما باعث افزایش تمرکز نیز خواهد شد.
• به پدیده‌های رایجی که مانع قاطعیت می‌شوند، مانند مشکلات تجزیه و تحلیل و از کار افتادن قدرت تصمیم‌گیری، توجه داشته باشید و زمانی که می‌بینید با آن‌ها مواجه شده‌اید اقداماتی برای رفعشان انجام دهید.

5- حل مسئله

«اگر یک ساعت برای حل مشکل وقت داشتم، ۵۵ دقیقه به آن مشکل فکر می‌کردم و ۵ دقیقه به راه‌ حل». آلبرت انیشتین

چه پروژه‌ای باشد که در حال اجراست یا یک چالش بین همکاران، شما و تیمتان مطمئنا با موانعی روبرو خواهید شد. در آن لحظات، مهارت‌های تیم شما در مسئله مهم است. حل موفقیت‌آمیز مشکل به این معنا نیست که روی آن سرپوش بگذارید. برخی از موانع می‌توانند به طرز عجیبی پیچیده باشند. برای رسیدگی واقعی و پیشگیری از مسائل، با کاوش عمیق و درک همه عوامل از مهارت‌های تفکر انتقادی و توانایی‌های حل مسئله شروع کنید.

نحوه کمک به تیم خود برای حل مشکلات:

• از چارچوب‌بندی مسئله برای عقب نشینی و درک این که چه کسی، چه چیزی، چرا و کجای مشکل قرار دارد برای رسیدن به راه حل استفاده کنید.
• از تجزیه و تحلیل‌های ۵ چرا که در ظاهر ساده است استفاده کنید. پنج بار متوالی از اعضای تیم خود بپرسید چرا این اتفاق افتاد؟ این تمرین به شما کمک می‌کند به جای این که بر اساس فرضیات و نشانه‌های سطحی عمل کنید، دلایل اصلی یک مشکل را کشف کنید.
• اولین راه حل ممکن برای یک مشکل همیشه بهترین راه حل نیست و این یکی از مزایای تیم است. همه به مجموعه‌ای از ایده‌ها و تجربیات برای یافتن مناسب‌ترین پاسخ دسترسی دارند. نبرد (اسپارینگ) به اعضای تیم شما کمک می‌کند تا بازخورد سریع و صادقانه‌ای از یکدیگر دریافت کنید، به گونه‌ای ساختارمند و قابل دسترس باشند.

6- مهارت‌ های بین فردی

«احساسات می‌توانند مانع شما یا شما را در مسیر قرار دهند» ماویس ماژورا

نکته‌ای که در کار تیمی وجود دارد این است که شما با افراد دیگر کار می‌کنید و هر کس احساسات، ادراکات، تجربیا و ترجیحات منحصر به فردی دارد. این نکته‌ای است که هم می‌تواند باعث لذت‌بخش شدن کار تیمی شود و هم می‌تواند چالش‌هایی در آن به وجود بیاورد. به همین دلیل است که مهارت‌های بین فردی اهمیت بسیاری دارد. ای مهارت‌ها، مهارت‌های نرمی هستند که شما از آن‌ها هنگام کار، برقراری ارتباط و تعامل با افراد دیگر استفاده می‌کنید. از هوش هیجانی گرفته تا قدرت مذاکره، همه و همه شایستگی‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند هنگام کار با دیگران تعارض و چالش‌های کمتری را تجربه کنید.

نحوه کمک کردن به تیم خود برای بهتر شدن همکاری:

• از ارزیابی شخصیت اعضای تیم استفاده کنید تا هر یک اعضای بتوانند ویژگی‌هایی که در خود نمی‌بینند را کشف کنند.
• آموزش‌ها و فرصت‌های مختلفی در اختیار اعضای تیم قرار دهید تا بتوانند مهارت‌های حل تعارض را یاد بیرند. این مهارت‌ها به مدیریت بهتر اختلاف‌ نظرها کمک خواهد کرد.
• افراد همیشه نمی‌توانند احساسات خود را کنترل کنند اما می‌توانند واکنش‌ها و رفتارهای خود کنترل کنند و باعث بهتر شدن آن‌ها شوتد. متاسفانه احساسات به راحتی با شخصیت افراد اشتباه گرفته می‌شود. سعی کنید برای جلوگیری از سوءتفاهم از «من احساس می‌کنم…» استفاده کنید و اعضای تیم خود را نیز به استفاده از این عبارت تشویق کنید.

7- مدیریت زمان

«زمان واقعا تنها سرمایه‌ای است که هر انسانی دارد و تنها چیزی است که نمی‌تواند از دست بدهد».

معمولا کارهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد و این یکی از مزایای عضویت در تیم است. افراد بیشتری برای انجام دادن تمام کارهایی که باید انجام شوند وجود دارند. اما بدون مهارت مدیریت زمان موثر، تیم‌ها دچار اختلاف نظر و ناامیدی خواهند شد. بحران‌ها مانع پیشرفت می‌شوند، مهلت‌ها به پیشنهاداتی تبدیل می‌شوند و کار تیمی از مسیر اصلی حرکت خود منحرف می‌شود. با تمرکز بر بهبود مدیریت زمان، هم به صورت گروهی و هم انفرادی، افراد می‌توانند بدون استرس و دغدغه کار خود را تمام کنند.

نحوه کمک کردن به تیم خود در مدیریت زمان:

• برای کمک به تیم خود در اولویت‌بندی و تمرکز روی یک یا چند پروژه از استراتژی مدیریت زمان استفاده کنید. با آزمون و خطا می‌توانید استراتژی مناسب خود را شناسایی کنید.
• اگر افراد وابستگی‌ها را درک نکنند کار تیمی با چالش مواجه خواهد شد. به عنوان مثال ممکن است فرد الف نداند اگر تا چند روز آینده پروژه خود را تحویل ندهد فرد ب نمی‌تواند پروژه خود را شروع کند. داشتن یک نقشه وابستگی به شما و تیمتان در درک بهتر نحوه همکاری کمک خواهد کرد.

8- طرز فکر رشد

«موفقیت توانایی رفتن از یک شکست به سمت شکست دیگر بدون از دست دادن اشتیاق است». وینستون چرچیل

همه تیم‌ها هر از گاهی با بحران‌هایی مواجه می‌شوند. طرز فکر رشد چیزی است که به آن‌ها کمک می‌کند از موانع عبور کرده و راه حل‌های خلاقانه‌ای پیدا کنند. به بیان ساده، طرز فکر رشد مهارت کار گروهی است که از مشکلات به عنوان فرصت‌هایی برای تامل، یادگیری و بهبود استفاده می‌کند. همچنین باعث می‌شود اعضای تیم در مقابل شکست‌ها و انتقادات مقاومت نداشته باشند.

نحوه کمک به تیم خود برای داشتن ذهنیت رشد:

• به طور منظم در پایان هر پروژه گذشته را بررسی کنید. بررسی کنید چه مواردی در روند تحویل پروژه‌تان موثر است، چرا و چگونه از آن اطلاعات خود استفاده می‌کنید.
• بازخوردهای منظم و مکرر برای اعضای تیم را در برنامه‌های خود قرار دهید. این گفتگوها به آن‌ها کمک می‌کند متوجه نقاط ضعف و قوت خود شوند.

سخن آخر

همکاری کردن با افرادی که هر کدام روحیات و خلق‌وخوی متفاوتی دارند همان‌قدر که چالش برانگیز است می‌تواند شیرین هم باشد. برای مدیریت بهتر کار تیمی باید مهارت‌های مختلف مانند ارتباطات، حل مسئله، مهارت‌های بین فردی، مدیریت زمان و … را یاد بگیرید. این مهارت‌ها کمک می‌کنند تمام افراد مسئولیت‌های خود را به خوبی انجام دهند و به اهداف تیم برسند.

منبع:

Atlassian