کارهای مهم قبل از برگزاری جلسه

ثبت زمان برگزاری جلسه در تقویم باید آخرین کاری باشد که هنگام برنامه‌ریزی برای جلسات خود انجام می‌دهید. شما باید قبل از گرفتن زمان دیگران به سه سوالی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم پاسخ مثبت دهید.

آیا هدف مشخصی دارید؟

فرقی نمی‌کند برای تصمیم‌گیری و ایده‌پردازی با طوفان فکری جلسه دارید یا برای تبادل اطلاعات تجاری جلسه خود را برگزار می‌کنید.

جلسه شما باید یک هدف مشخص داشته باشد. شما باید این هدف را زودتر با سایر شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید تا آن‌ها هم بدانند قرار است چه کاری انجام دهید. در اغلب موارد به تعیین هدف توجهی نمی‌شود. بسیاری از شرکت‌کنندگان می‌گویند در اغلب موارد در جلسه‌هایی شرکت می‌کنند که هدف از برگزاری آن را نمی‌دانند. همسو کردن اعضای تیم با هدفی که قرار است پس از برگزاری جلسه به آن دست یابید باعث می‌شود افراد فکر نکنند در جلسه‌های بی‌معنی شرکت کرده‌اند.

آیا دستور جلسه دارید؟

مدام با خود تکرار کنید هر جلسه به یک دستور کار نیاز دارد. حتی اگر جلسه‌تان غیر رسمی و کوتاه است باید مستنداتی از آن داشته باشید تا بتوانید بعدا به آن مراجعه کنید. این به معنای نوشتن یک دستور کار طولانی نیست. شما می‌توانید تنها هدف از برگزاری جلسه و نکات کلیدی را بنویسید تا انتظارات اعضای تیم با یکدیگر همسو شود و در مسیر مشخصی باقی بماند. حداقل ۲۴ ساعت قبل از برگزاری جلسه، دستور جلسه را در اختیار اعضای تیم خود قرار دهید تا زمان کافی برای بررسی و آماده شدن برای یک جلسه سازنده را داشته باشند.

آیا شرکت‌کنندگان را انتخاب کرده‌اید؟

قبل از برگزاری جلسه و هنگام دعوت اعضا از خود بپرسید انتظار دارم این فرد در جلسه چه بگوید و چه کاری انجام دهد؟ اگر پاسخ واضحی ندارید، به معنای آن است که نیاز نیست آن فرد در جلسه حضور داشته باشد. برای این که اعضای تیم در جریان فعالیت‌ها قرار بگیرند نیازی به حضورشان در جلسه‌ها نیست. می‌توانید جزئیات را از طریق ایمیل برایشان ارسال کنید.

نرم افزار مدیریت جلسات

معرفی ۶ نوع جلسه که ارزش برگزار کردن دارند

پاسخ دادن به سه سوال فوق به شما کمک می‌کند از بیهوده بودن یا نبودن جلسات خود مطمئن شوید و جلسه‌های سازنده‌ای برگزار کنید. جلسات موثر نتیجه ملموس‌تری نسبت به سایر جلسات خواهند داشت.

1- جلسات تصمیم‌گیری

یک راه درست و یک راه اشتباه برای برگزاری جلسات تصمیم‌گیری وجود دارد.

راه درست این است که گروهی از افراد را دعوت کرده و از قبل اطلاعات و پیش‌زمینه کافی را در اختیارشان قرار دهید و اجازه دهید در طول جلسه تصمیم‌های مختلفی بگیرند. کارشناسان پروژه و ذی‌نفعان از مهم‌ترین شرکت‌کنندگان در این جلسات هستند. نتیجه جلسه را نیز می‌از طریق ایمیل یا ارسال اسناد و مدارک مربوطه با اعضا به اشتراک بگذارید.

2- جلسات گذشته‌نگر و تاملی

برای بازنگری در کارهای تیم، جلسه‌های گذشته‌نگر و تاملی ارزش زمان و انرژی صرف کردن را دارند.

هم‌تیمی‌ها اغلب دیدگاه و تجربیات متفاوتی از یک رویداد دارند. به همین دلیل اگر بخواهید همه نظراتشان را از طریق ایمیل با شما به اشتراک بگذارند بسیاری از موارد مهم را از دست خواهید. به علاوه این‌ که، شرکت در جلسه‌های تصویری (جلسه‌های ویدئویی) کمک بسیاری به ایجاد اعتماد و برقراری بهتر ارتباط می‌کند. حتما برای جلسات خود دستور کار داشته باشید. فراموش نکنید مشکلی که قرار است در این جلسه مطرح شود را از قبل تعیین کنید و مراحلی برای برطرف کردن آن مشخص کنید. با این کار پس نتیجه بهتری خواهید گرفت.

3- جلسات حل مسئله و طوفان فکری

این دو جلسه بسیار به یکدیگر شبیه هستند. جلسات طوفان فکری جلسه‌های سختی نیستند و معمولا مشکلات کوچک در طول برگزاری آن‌ها حل می‌شوند. نکته مهم در برگزاری این جلسه‌ها انتخاب افراد مناسب برای شرکت کردن و نظر دادن است. دانش، مهارت‌ها، سوابق و نظرات مختلف در این زمینه بسیار ارزشمند هستند. این جلسه‌ها باید بر پایه اعتماد برگزار شوند و اعضای تیم بتوانند به آسانی نظر خود را بیان کنند.

4- جلسات برنامه‌ریزی

به موارد قبل و بعد از یک جلسه، وابستگی‌های اعضای تیم و چه می‌شد اگرهایی که در طول پروژه می‌گویید فکر کنید.

اگر برای هر یک از این موارد بخواهید ایمیلی ارسال کنید ذهن و پوشه ایمیل‌هایتان به سرعت به‌ هم خواهد ریخت. برای برگزاری جلسات برنامه‌ریزی، مانند جلسات تصمیم‌گیری مطمئن شوید افراد شرکت‌کننده با پیش‌زمینه وارد جلسه می‌شوند. اگر اعضای تیم اطلاعاتی درباره موضوع مورد بحث ندارند جلسه‌ها را تمام کرده و از هر فرد بخواهید تا شروع جلسه بعدی اطلاعاتی جمع‌آوری کند. سپس زمانی برای برگزاری مجدد جلسه تعیین کنید.

5- جلسات همگانی

هنگامی که جلسه‌های فوق به خوبی برگزار شوند، جلسات همگانی بهترین فرصت برای تیم‌سازی خواهند بود. این جلسه‌ها را می‌توانید در سالن‌های بزرگ برگزار کنید. جلسات همگانی فرصت خوبی برای شنیدن نظرات افراد و اعضای تیم هستند. می‌توانید در این جلسه‌ها پرسش و پاسخ‌هایی نیز داشته باشید.

6- جلسات یک به یک

از این جلسه‌ها می‌توانید برای برقراری رابطه بهتر با اعضای تیم خود استفاده کرده و در مورد اهداف شغلی و نحوه رسیدن به آن‌ها صحبت کنید. همچنین می‌توانید در مورد ارتباط کار شما و اعضای تیم‌تان با استراتژی‌های کسب و کار، مشکلات موجود و راه‌ حل‌های آن نیز صحبت کنید. در جلسه‌ها نیز باید یک دستور کار داشته باشید که بتوانید جلسه را طبق آن پیش ببرید.

سخن آخر

شاید برای شما پیش آمده باشد در جلسه‌های بدون خروجی بسیاری شرکت کرده باشید. این جلسات به جز صرف انرژی و زمان بسیار نتیجه دیگری ندارند. به همین دلیل بهتر است قبل از شروع جلسه به هدف برگزاری آن فکر کنید و دستور کاری برای آن بنویسید. می‌توانید فهرستی از جلسه‌های ضروری مانند جلسه‌های تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی، طوفان فکری و ایده‌پردازی تهیه کرده و مطابق آن برای برگزاری جلسه‌های خود برنامه‌ریزی کنید. جلسه‌هایی که صرفا جنبه اطلاع‌رسانی و تعیین وضعیت پروژه دارند را می‌توانید از فهرست جلسه‌های خود حذف کنید. با این کار زمان بیشتری در اختیار خواهید داشت.

منبع:

atlassian

نوشته جلسات ضروری | 6 نوع جلسه که ارزش برگزار کردن دارند اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

این نقشه راه همواره به روز رسانی خواهد شد.

درس اول: مدیریت مدرن در مقابل مدیریت سنتی| چرا مدیران سنتی باید تغییر کنند؟

درس دوم: تفاوت رئیس و رهبر در مدیریت پروژه چیست؟

مردم برای کارکردن به دنبال رهبران خوب هستند. تفاوت رئیس و رهبر زیاد است. رهبران خوب نه‌تنها الهام‌بخش تیم خود هستند و به آن‌ها انگیزه می‌دهند تا بهترین عملکرد خودشان را ارائه دهند، بلکه خود نیز بخشی از تیم هستند. آن‌ها بین مدیریت پروژه، رهبری و کمک‌کردن در مواقع نیاز تعادل مناسبی برقرار می‌کنند. در این درس به این سرفصل‌ها می‌پردازیم:

درس سوم: سبک رهبری مربیگری چیست و چگونه از آن در مدیریت تیم استفاده کنیم؟

در درس دوم به این پرداختیم که در مدیریت تیم باید رهبر باشیم نه رئیس! اما رهبری هم سبک‌های نتفاوتی دارد. ا سبک رهبری است که می‌تواند اهداف سازمان را مشخص کند و کسب و کار را به موفقیت یا شکست برساند. سبک رهبری می‌تواند اقتدارگرا، دموکراتیک یا مشارکتی باشد. با این حال، زمانی که کارکنان به نقش رهبری فکر می‌کنند، انتظار حمایت و تشویق را دارند. اینجاست که مفهوم «سبک رهبری مربیگری» وارد عمل می‌شود. در این درس به طور کامل در مورد سبک رهبری کوچینگ صحبت می‌کنیم.

درس چهارم: راهنمای ساخت و مدیریت یک تیم چند تخصصی (Cross Functional)

درس پنجم: 5 راهکار برای مدیریت تیم در زمان بحران‌های سیاسی و اجتماعی

درس ششم: ارزیابی عملکرد کارکنان چه تأثیری در بهبود فرایند سازمان دارد؟

فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از اقدامات اساسی و حائز اهمیتی است که در بهبود فرایند سازمان نقش بسزایی دارد. مدیریت منابع انسانی هر سازمانی؛ یعنی اصالت دادن به یکی از اساسی‌­ترین مؤلفه­‌های سیستمی هر سازمانی که ارزیابی عملکرد آنان به معنی نظارت و کنترل مناسب بر منابع انسانی سازمان است. در این درس به این سرفصل‌ها می‌پردازیم:

• ارزیابی عملکرد کارکنان چه کاربردی دارد؟
• ارزیابی عملکرد کارکنان و اهداف آن
• مزایا و اهداف ارزیابی عملکرد سازمان
• روش­های نوآورانه در ارزیابی عملکرد کارکنان
• چالش‌ها و راهکارها در مواجهه با ارزیابی عملکرد کارکنان

+برو به درس ششم

درس هفتم: جلسات ضروری | 6 نوع جلسه که ارزش برگزار کردن دارند

معمولا جلسه‌ها یکی از وقت‌گیرترین کارها هنگام انجام یک پروژه هستند. بسیاری از این جلسه‌ها انرژی افراد را می‌گیرند و بسیاری دیگر بی‌هدف، بی‌ربط و  بی‌نتیجه تمام می‌شوند و شما را از کار واقعی دور می‌کنند. اما فراموش نکنید برگزاری جلسه‌های مختلف به خودی خود کار بدی نیست. برعکس برخی از جلسه‌ها ارزش برگزار کردن دارند. بنابراین بهتر است بدانید کدام جلسه‌ها مناسب شما هستند و از برگزاری کدام یک می‌توانید صرف‌ نظر کنید. این مقاله راهنمای خوبی برای شما است.

+ برو به درس هفتم

نوشته نقشه راه مطالعه مقالات مدیریت تیم اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

یک تیم چند تخصصی (Cross Functional Team)، گروهی از افراد با تخصص‌های مختلف است که برای رسیدن به یک هدف مشترک گرد هم آمدند. کارکنان این تیم، معمولاً از تمام سطوح یک سازمان هستند.

وقتی به تیم‌هایی با چند تخصص فکر می‌کنید، کدام یک از این سناریوها را تصور می‌کنید؟

شاید تیم چند تخصصی را یکی از تیم‌های سری فیلم‌های مارول را تصور کنید! افرادی با قدرت‌های فوق‌العاده و ویژه که برای غلبه بر یک چالش، گرد هم آمدند.

شاید هم تیم کراس فانکشنال، شما را به یاد یکی از تیم‌های زمان مدرسه با آن پروژه‌های گروهی که از آن‌ها متنفر بودید، انداخته است! سوء تفاهم‌ها، اختلاف نظرها، به تعویق انداختن کارها و آن هم‌تیمی‌هایی که از کار فراری هستند.

حقیقت این است که تیم‌های چند تخصصی (کراس فانکشنال) می‌توانند به سمت دستیابی به هر هدفی پیش بروند. وقتی این تیم‌ها خوب کار می‌کنند، نوآوری را تسهیل می‌بخشند و مهارت‌ و رضایت شغلی اعضا را افزایش می‌دهند.

اما چه زمانی داستان خوب پیش نمی‌رود؟ مسلما هیچ‌چیزی بدتر از هدر دادن زمان و انرژی بدون به دست آوردن نتیجه نیست! مگر اینکه از کار تیمی، افزایش استرس و خصومت افراد مدنظرتان باشد.  

اما در ادامه این مقاله، خواهیم خواند که چگونه هر تیم چند تخصصی (Cross Functional Team) که جزئی از آن هستید یا حتی مدیریت آن را بر عهده دارید، می‌تواند عملکرد بهتری داشته باشد؟ 

تعریف تیم چند تخصصی (Cross Functional) چیست؟

ما معمولاً تیم‌ها را به عنوان گروهی از افراد تصور می‌کنیم که مشاغل مشابهی دارند مانند تیم بازاریابی، بخش فناوری اطلاعات یا بخش فروش که افرادی با تخصص‌های مرتبط را در خود دارند. اما در مورد یک تیم چند تخصصی (کراس فانکشنال)، افراد با تخصص‌های مختلف یا از بخش‌های مختلف سازمان در یک تیم گرد هم می‌آیند.

یک تیم چند تخصصی (cross functional)، ممکن است دارای اعضایی از سطوح مختلف حتی سطح ارشد باشد. افرادی که ممکن است قدرت تصمیم‌گیری خاصی داشته باشند، در این تیم‌ها جمع می‌شوند. 

به عنوان مثال، یک تیم چند تخصصی برنامه خود را در مورد یک پروژه، نه طی فرآیندهای عادی و سلسله مراتب تایید، بلکه مستقیماً به مدیرعامل ارائه می‌کند.

بحث تیم‌های چند تخصصی، امروز بسیار سر و صدا کرده است. در حالی که مبحث خیلی جدیدی نیست. تیم‌های چند تخصصی با موفقیت‌هایی که در صنایع مختلف از بیمه گرفته تا خودروسازی و فناوری کسب کردند، امروزه بسیار در سازمان‌ها محبوب شدند.

چرا به فکر ساخت یک تیم چند تخصصی (Cross Functional) هستیم؟

تیم‌های چند تخصصی به چالش‌های محیط کسب‌وکارهای مدرن رسیدگی می‌کنند. همه چیز در دنیای امروز، با سرعت بالایی در حال تغییر است. 

ما همیشه ترجیح دادیم این‌طور فکر کنیم که نوآوری و خلاقیت، فقط می‌تواند از نابغه‌ها سرچشمه بگیرد. در حالی که تحقیقات علمی، این کلیشه ذهنی ما را کاملا تار و مار کرده است و به ما نشان می‌دهد که آنچه در واقع خلاقیت ایجاد می‌کند، گرد هم آوردن افراد با دانش و تجربیات متنوع است. ممکن است هیچ‌کس پاسخ همه سوالات را نداشته باشد، اما همکاری هوشمندانه جرقه این پاسخ‎ها را می‌زند.

تیم چند تخصصی می‌تواند با آفت تفکر گروهی مبارزه کند! 

یک تیم چند تخصصی (کراس فانکشنال) قرار است همه چیز را به چالش بکشد. 

وقتی همه افراد حاضر در اتاق به یک شکل فکر می‌کنند یا یک تاریخچه از تجربیات مشابه دارند؛ به راحتی می‌توان از مشکلات چشم‌پوشی کرد یا فرضیات قدیمی را بدون تردید رها کرد و در دام تله‌های ذهنی افتاد. در حالی که یک تیم چند تخصصی به احتمال زیاد وضعیت موجود را به چالش می‌کشد و راه‌های بهتر و بهینه‌تری برای انجام کارها پیدا می‌کند.

در نهایت، این تیم‌ها می‌توانند به توسعه، مشارکت و حفظ اعضای تیم کمک کنند. کارکنان احساس می‌کنند به جای اینکه فقط در بخش خود گرفتار شده باشند، با سازمان به عنوان یک کل ارتباط بیشتری دارند. چنین تیم‌هایی می‌توانند به کارمندان فرصتی برای بهبود مهارت‌هایی مانند شبکه‌سازی و حل مشکل بدهند. زمانی که کارمندان در حال یادگیری و رشد هستند، ماندگاری آن‌ها در تیم و وفاداری به سازمان با احتمال بیشتری رخ می‌دهد. 

بررسی چالش‌های تیم‌ چند تخصصی در سازمان

درست است که تیم چند تخصصی از هر انگشتش یک هنر می‌بارد اما بد نیست چشم‌مان را به روی حقیقت باز کنیم!

با توجه به همه خوبی‌هایی که برشمردیم، ممکن است تعجب کنید اگر بدانید حدود 75 درصد از تیم‌های چند تخصصی (تیم کراس فانکشنال) ناکارآمد هستند. یعنی چه بلایی سر عملکرد این تیم‌ها می‌آید؟

گاهی اوقات یک تیم چند تخصصی (cross functional) با یک ماموریت مبهم یا نامشخص روبه‌رو می‌شود. یا ممکن است به تیم سنجه‌های اندازه‌گیری کلیدی داده نشود. مثل زمانی که مدت زمانی که تیم باید به هدف خود برسد و میزان هزینه‌ای که می‌تواند صرف کند؛ نامشخص باشد. بدون هیچ هدف مشخص و بدون مسیر برای رسیدن به آنجا، یک تیم در چرخاندن چرخ‌های خود به چالش خواهد خورد. 

یکی دیگر از دلایل بزرگی که تیم‌های چند تخصصی از مسیر خارج می‌شوند، این است که اعضا اولویت‌ها یا تعهدات رقابتی دارند. از آن‌جایی که هر کدام از بخش متفاوتی از سازمان آمدند، آن‌ها به جای هدف تیمی، بر منافع خود یا بخش خود تمرکز می‌کنند.

این تنها مشکل منابع انسانی نیست که می‌تواند تیم‌های چند تخصصی را از مسیر خارج کند. وقتی یک تیم شامل اعضایی با سطوح مختلف باشد، پویایی قدرت می تواند مشکل‌ساز شود.

در نظر بگیرید که این واقعیت ساده وجود دارد که وظایف تیم‌های چند وظیفه‌ای کار اضافی برای اعضایی هستند که همچنان در بخشی دیگر از سازمان فعال هستند. این باعث ایجاد استرس، فشار و ناامیدی می‌شود، به خصوص اگر برخی از اعضای تیم کوتاهی کنند.

اما حتی اگر یک تیم چند تخصصی کارآمد و حرفه‌ای کار کند، در صورتی که فاقد اختیارات لازم برای اقدام باشد و منتظر تایید یا تصمیم‌های رهبران سازمان باشد، می‌تواند در عملکردش ناموفق باشد. 

صفر تا صد مدیریت تیم‌های چند تخصصی (Cross Functional)

حالا باید استارت این را بزنیم که چگونه تیم چند تخصصی خود را، به یکی از تیم‌های نوآور تبدیل کنیم، نه تیمی که در سردرگمی و درگیری گرفتار شود!

اولین چیزی که تیم شما به آن نیاز دارد، مقدار زیادی شفافیت است. 

اهداف مشخص این تیم چیست؟ ذهنیت همه باید در مورد نتیجه و موفقیتی که باید به آن برسند، یکسان باشد. 

البته این برای هر تیمی مهم است. اما برای تیم‌های چند تخصصی حیاتی‌تر است، چرا که اعضا اغلب بر اساس ذهنیت‌ها و مجموعه‌ای از مفروضات متفاوت عمل می‌کنند. آن‌ها ممکن است زبان مشترک یک تیم تک تخصصی را نداشته باشند.

علاوه بر هدف بزرگ، نقاط عطف مشترک را در طول مسیر ایجاد کنید. از آنجایی که تیم شما احتمالاً هر روز همدیگر را نمی‌بیند یا با هم ارتباط برقرار نمی‌کند، باید راهکاری برای این دوری داشته باشید. به گونه‌ای که اعضای تیم، احساس واضح‌تری از اتفاقات و اتفاقات آینده داشته باشند. 

اعضای تیم چند تخصصی (Cross Functional) را چگونه انتخاب کنیم؟

وقتی اهداف تیم خود را بدانید، آن‌گاه می‌توانید بفهمید باید چه کسانی را برای تیم چند تخصصی خود انتخاب کنید. در اینجا چند معیار برای انتخاب کردن اعضای تیم، وجود دارد:

به چه نوع تخصصی نیاز دارید؟ چه کسانی در سازمان شما می‌توانند آن را ارائه دهند؟

اعضای تیم علاوه بر مهارت‌های فنی و ویژه خود، باید ویژگی‌های شخصیتی مناسبی نیز داشته باشند تا آن‌ها را به مشارکت‌کنندگان ارزشمند تبدیل کند.

آیا آن‌ها تجربه قبلی همکاری‌ با تیم چند تخصصی دارند؟ آیا آن‌ها می‌توانند مستقل کار کنند و تصمیم بگیرند؟

موارد مرتبط با سیاست‌گذاری‌ها را فراموش نکنید. اگر تیم شما بر راه‌اندازی یک پروژه یا تصمیم‌گیری متمرکز است، ذی‌نفعان چه کسانی هستند؟ از هر گروه ذی‌نفع، باید در تیم شما نماینده، وجود باشد.

چند توصیه برای انتخاب مدیر تیم چند تخصصی 

تیم چند تخصصی شما، نیازی به داشتن یک مدیر یا سرپرست ندارد. اما با یک رهبر بسیار کارآمدتر خواهد بود. اما مدیر تیم چند تخصصی، چه کسی باید باشد؟ رهبر یک تیم چند تخصصی باید بتواند بحث‌ها را هدایت کند، اعضای دیگر را تفویض اختیار کند و پاسخگوی آن‌ها باشد. 

گزینه‌های مدیریت تیم چند تخصصی، باید بتوانند این کارها را انجام دهند، حتی اگر برخی از اعضای تیم در سلسله مراتب شرکت، در سطحی بالاتر از آن‌ها باشند. به عبارت دیگر، باید بررسی شود که آیا می‌توانند افراد را وادار به انجام کارها کنند؟ آیا آن‌ها می‌توانند از نفوذ و تاثیر خود برای هدایت دیگران استفاده کنند؟

حتی صلاحیت آن‌ها در انجام کارهای جدید نیز باید بررسی شود.

قانون‌گذاری برای تیم‌های چند تخصصی (تیم‌های CFT) 

هنگامی که یک مدیر تیم چند تخصصی (کراس فانکشنال) در موقعیت خود قرار گرفت، یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهد، این است که با بقیه اعضای تیم برای ایجاد قوانین اساسی در مورد نحوه انجام کارها مشارکت کند. 

البته که این مورد در زمان تیم‌سازی واقعاً ارزشمند است، اما برای انجام آن در تیم چند تخصصی موجود، هرگز دیر نیست.

اول، در مورد انتظاراتی که از اعضای تیم چند تخصصی وجود دارد، کاملاً واضح و شفاف باشید. هر یک از اعضا باید سهم خود را انجام دهد تا هیچ کس احساس فشار بیش از حد نکند.

دوم؛ علاوه بر انتظارات واضح در مورد مشارکت، تیم شما همچنین نیاز به درک روشنی از نحوه رفتار همه افراد دارد. 

همان‌طور که گفتیم، اعضای تیم باید از صحبت کردن احساس امنیت کنند، حتی اگر مخالف باشند. تیم‌های چند تخصصی (cross functional)، همه در پی یافتن راه‌حل‌های بهتر با گرد هم آوردن افراد مختلف هستند. اما شما نمی‌توانید به آن راهکارها برسید، مگر اینکه بتوانید تفاوت‌های خود را به طور موثر مرور کنید.

سوم؛ همه باید در مورد نحوه تصمیم‌گیری تیم شما شفاف باشند. آیا همه قرار است روی همه چیز تسلط داشته باشند؟ چه زمانی رهبر تیم می‌تواند یک طرفه عمل کند؟

یکی دیگر از گام‌های اساسی برای ایجاد یک تیم موفق چند تخصصی، انتخاب ابزارهای ارتباطی مناسب است. 

احتمالاً هر روز همدیگر را نخواهید دید، بنابراین از این ابزارها زیاد استفاده خواهید کرد. و اگر برخی از اعضای تیم شما دورکار هستند یا در بخش‌های مختلف حضور دارند، ابزارهای ارتباطی شما راه اصلی همکاری شما خواهد بود. 

بهتر است در این نقطه خلاقانه فکر کنید! به عنوان مثال، به جای ارسال ایمیل‌های زیاد، شاید یک نرم افزار مدیریت کار برای تیم شما راهکار خوبی باشد.

علاوه بر کانال‌های ارتباطی خود، ممکن است به ابزار و منابع دیگری نیز نیاز داشته باشید. سوالاتی از این قبیل را در نظر بگیرید:

• آیا همه اعضای تیم سخت‌افزار و نرم‌افزار مورد نیاز، برای همکاری با یکدیگر را دارند؟
• آیا برای ذخیره منابع و اطلاعات خود، به فضای فیزیکی یا مجازی نیاز دارید؟ 
• آیا همه اعضای تیم می‌توانند به این فضا دسترسی داشته باشند؟
• اگر تیم شما جلسات حضوری داشته باشد، کجا برگزار می‌شود؟

چند توصیه جدی برای تیم‌های چند تخصصی 

چه در حال کمک به ساختن یک تیم چند تخصصی جدید باشید یا یک تیم موجود را سازمان‌دهی کنید؛ امیدواریم این مقاله نقطه عطفی در دانش شما باشد. 

در اینجا چند کار وجود دارد که می‌توانید برای مدیریت تیم چند تخصصی آن را جدی بگیرید:

• به طور منظم پیشرفت تیم خود را زیر نظر داشته باشید. اینجاست که داشتن آن اهداف شفاف تعریف شده، مطرح می‌شود. آیا به نقاط عطفی که تعیین کردید، می‌رسید؟

پس بیشترین سعی را داشته باشید که تیم چند تخصصی خود را، در مسیر خود نگه دارید.

• اگر به نقاط عطف نرسیدید، انعطاف‌پذیر اما واقع‌بین باشید! 

چه کار متفاوتی باید انجام دهید، اگر تیم کراس فانکشنال به اهداف خود نرسد؟ ممکن است مجبور شوید به تغییرات دیگری در برنامه‌های خود، پاسخ دهید. به عنوان مثال، مدیر عامل ممکن است ضرب الاجل شما را تغییر دهد، یا اخراج غیرمنتظره ممکن است برخی از اعضای تیم شما را تحت تاثیر قرار دهد.

• به یاد داشته باشید، لازم نیست به تنهایی این کار را انجام دهید. 

هم‌افزایی در یک تیم، منبعی است که به شما کمک می‌کند تا با چالش‌های تیم‌های چند تخصصی، از هدف‌گذاری گرفته تا جلسات و تصمیم‌گیری پیش بروید. 

منبع: Atlassian

نوشته راهنمای ساخت و مدیریت یک تیم چند تخصصی (Cross Functional) اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

مسلما همه با جلسات طوفان فکری، آشنایی داریم و تا به حال در آن شرکت داشته‌ایم. اما چه موردی باعث می‌شود که یک جلسه طوفان فکری، اثربخش‌تر از بقیه باشد؟
شاید برخی از تکنیک های طوفان فکری که قرار است در ادامه به آن‌ها بپردازیم.

تکنیک های طوفان فکری چیست؟

در واقع تکنیک های طوفان فکری، روش‌هایی است که باعث می‌شود کیفیت ایده‌های یک جلسه طوفان فکری ارتقا پیدا کند.
احتمالا برای هفته پیش‌رو، یک جلسه طوفان فکری هماهنگ کردید. جلسه‌ای که از آن انتظار ایده‌های درخشان و هدفمند دارید. اما نکته اینجاست که خروجی دورهمی برخی از افراد یک تیم در اتاق جلسه، قرار نیست جادویی باشد و برای شما معجزه رقم بزند.

اگر رو راست باشیم؛ برای یک جلسه طوفان فکری موثر، کنار هم قرار گرفتن چند فکر و دیدگاه کافی نیست. تکنیک طوفان فکری یعنی برای جلسه خود، ساختاری تعریف کنید و با چند دستور و تمرین، فرآیند تولید ایده‌های ناب را شروع کنید.

در ادامه، تکنینک‌های طوفان فکری را در دو بخش مورد بررسی قرار می‌دهیم تا بفهمیم چطور در یک جلسه طوفان فکری، از خلق ایده‌های جذاب در کنار هم لذت ببریم.

بخش اول؛ تکنیک‌های طوفان فکری تصویری

برعکس تصور ما، تنها هنرمندان نیستند که می‌توانند ایده‌های خلاقانه داشته باشند. در واقع، هر کسی می‌تواند با استفاده از یک تخته و ماژیک و با انجام تمرین‌ها، ذهن خود را از چارچوب همیشگی خارج کرده و برای ایده‌پردازی اثربخش آماده کند.

1- نقشه ذهنی

تعداد نفرات مورد نیاز:
تکنیک طوفان فکری نقشه ذهنی را می‌توانید فردی یا گروهی انجام دهید.

موارد مورد نیاز:
یک تخته وایت‌برد یا کاغذ
چند ماژیک

نحوه اجرا:
نقشه ذهنی شما را مجبور می‌کند تا جنبه‌های مختلف یک مشکل را بررسی کنید و ایده‌های خود را برای راه‌حل‌های ممکن سازماندهی کنید. باید با سوال اصلی که می‌خواهید به آن پاسخ دهید یا مشکلی که می‌خواهید حل کنید، شروع کنید.

اول از همه، باید آن را در مرکز کاغذ یا تخته بنویسید. سوال یا مسئله را به اندازه کافی مشخص و دقیق بنویسید. از سوالات کلی اجتناب کنید و علاوه بر آن از جهت‌دهی ذهن‌ها نیز خودداری کنید.
به عنوان مثال، در تکنیک طوفان فکری تصویری، برعکس همیشه که سوال‌مان این است که «چطور به مشتریان، خدمات بهتری ارائه دهیم؟»، این بار بپرسیم «چطور زمان انتظار پاسخگویی به مشتریان را کاهش دهیم؟».

در این تکنیک طوفان فکری، حالا باید افکار مختلف مرتبط با آن سؤال را یادداشت کنید و آن‌ها را در دایره‌های جداگانه در اطراف سؤال اصلی قرار دهید. سپس، این ایده‌ها را گسترش دهید تا ایده‌های بیشتری ایجاد شود. می‌توانید با استفاده از دایره‌ها، خطوط و فلش‌ها، ایده‌های را بهم متصل کنید.

این شما و این یک تخته پر از خط خطی!
این دقیقا همان چیزی است که باید به آن می‌رسیدیم. از طریق تکنیک طوفان فکری تصویری، این ایده‌ها خلق می‌شود که می‌توانید با کمی سبک و سنگین کردن‌شان، بهترین‌ها را بررسی و جدا کنید.

2- تهیه استوری‌بورد

تعداد نفرات مورد نیاز:
تکنیک طوفان فکری استوری‌بورد را می‌توانید فردی یا گروهی انجام دهید.

موارد مورد نیاز:
برگه‌های یادداشت
چند ماژیک
یک دیوار یا تخته خالی

نحوه اجرا:
احتمالا در فرآیند تهیه فیلم‌نامه مصور یا تهیه ویدئوها با استوری‌بورد سر و کار داشتید. اما حالا قرار است از این تکنیک برای یک جلسه طوفان فکری موثر استفاده کنیم.

به عنوان مثال، تصور کنید که شما و بقیه اعضای تیم، در حال تلاش برای طراحی فرآیند جذب نیروی جدید هستید.
با استفاده از این نوع تکنیک طوفان فکری، همه برگه‌های یادداشت‌ را دریافت می‌کنند و عناصر مختلفی را که فکر می‌کنند در این فرآیند تاثیر دارد، یادداشت می‌کنند. به عنوان مثال، یک ناهار خوش‌آمدگویی، یک تور آشنایی با سازمان و یک ملاقات انفرادی با مدیر تیم.

پس از آن باید تمام برگه‌های یادداشت پر شده از ایده‌ها را جمع‌آوری کنید و موارد تکراری را حذف کنید. حالا وقت این است که دیوار یا تخته خالی را از این ایده‌های ارزشمند پر کنید و با جابه‌جایی آن‌ها، به بهترین نظم برای این فرآیند جذب نیرو دست پیدا خواهید کرد.
نتیجه‌ای که مورد توافق همه است را حتما مستند کنید تا با استفاده از این تکنیک طوفان فکری، به خروجی دلخواه برسید.

3- طراحی گروهی

تعداد نفرات مورد نیاز:
تکنیک طوفان فکری طرح زدن را فقط به صورت تیمی می‌توانید انجام دهید.

موارد مورد نیاز:
چند کاغذ
مداد

نحوه اجرا:
علم می‌گوید که doodling (یک نوع طرح زدن ساده بر روی برگه‌های کاغذ) می‌تواند تمرکز ما را بهبود بخشد، خلاقیت ما را افزایش دهد و مهارت‌های حل مسئله ما را تقویت کند.
پس وقت آن است که چند مداد را بیرون بیاورید، هنرمند درونی خود را صدا بزنید و کمی طراحی گروهی انجام دهید.

این یکی از تکنیک‌های طوفان فکری بسیار ساده اما اثربخش است. هر یک از اعضای تیم، یک کاغذ می‌گیرد و چیزی مربوط به مسئله اصلی که برای آن در حال ایده‌پردازی هستید، طراحی می‌کند. به عنوان مثال، همه در مورد ماموریت پیش‌روی تیم طرح می‌زنند.

هنگامی که اولین دور طرح زدن به پایان رسید، هر کاغذ به فرد بعدی که تصویر مرتبط دیگری را ترسیم کرده، منتقل می‌شود. شاید اولین نفر یک پیتزا طراحی کرده باشد، در حالی که نفر بعدی یک بطری نوشابه را طراحی کرده است.
به پاس دادن آن کاغذها ادامه دهید تا هنگامی که آن‌ها در بین تمام افراد دست به دست شده باشند. حالا طرح‌ها را جمع‌آوری کرده و در مورد آن‌ها بحث و گفت‌وگو کنید.

این یک فعالیت سرگرم‌کننده است که می‌تواند به تیم شما کمک کند تا ارتباطات جدیدی را بین افراد ایجاد کنید و به ایده‌های نوآورانه‌تری برسید.

4- انفجار ایده‌ها با ساختار ستاره‌ای

تعداد نفرات مورد نیاز:
این تکنیک طوفان فکری را به صورت تیمی یا فردی می‌توانید انجام دهید.

موارد مورد نیاز:
تخته یا کاغذ
ماژیک

نحوه اجرا:
روی کاغذ یا تخته خود، یک ستاره شش پر بکشید و چالش، مشکل یا فرصتی را که به آن فکر می کنید، در مرکز این ستاره بنویسید. برای مثال، تصور کنید که تیم شما می‌خواهد یک وبینار جدید ترتیب دهد، اما شما هنوز جزئیات و ویژگی‌های دیگر آن را مشخص نکردید.
در هر بخش از ستاره، یکی از عبارت‌های زیر را بنویسید:
چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا و چگونه.
اکنون، سوالاتی را که با هر یک از این موارد شروع می‌شود، یادداشت کنید. به عنوان مثال «چه کسی مخاطب وبینار ما خواهد بود؟» یا «این وبینار در چه بستری برگزار شود؟».
برای هر یک از شش مورد، تا حد امکان به سؤالاتی که ایجاد می‌کنند، چه واضح و چه غیر واضح، فکر کنید.

در این تکنیک از طوفان فکری، شما و تیم‌تان قادرید تا همه احتمالات را بررسی کنید و به طور کامل در مورد تمام عناصر یک ایده یا پروژه فکر کنید.

بخش دوم؛ تکنیک‌های طوفان فکری تحلیلی

در تکنیک های طوفان فکری تحلیلی، با استفاده از قوه تحلیل افراد به خلق ایده‌های نتیجه‌بخش خواهیم پرداخت. شاید در ابتدا برای یک جلسه طوفان فکری، کمی نامتناسب به نظر برسد اما در ادامه به جذابیت این تکنیک می‌رسیم.

1- نقشه سفر مشتری

تعداد نفرات مورد نیاز:
این تکنیک طوفان فکری تنها به صورت تیمی انجام می‌شود.

موارد مورد نیاز:
تخته وایت‌بورد
ماژیک
برگه‌های یادداشت
یک تایمر

نحوه اجرا:
این تکنیک به شما کمک می‌کند تا تصور درستی از تجربه مشتریان در رابطه با محصول یا خدمات خود داشته باشید و همچنین درک کنید که آن‌ها در طول مسیر استفاده از محصول شما، چه احساسی دارند.
شاید برای‌تان سوال شود این مورد چطور به برگزاری طوفان فکری کمک می‌کند! خب، گاهی اوقات تنها چیزی که نیاز دارید، این است که از چارچوب ذهن خود خارج شوید و دیدگاه‌های مختلف را در مورد یک مشکل یا سوال بررسی کنید.

نقشه سفر مشتری، شما را در جایگاه مشتری قرار می‌دهد تا بتوانید راه‌حل‌ها یا ایده‌هایی را شناسایی کنید که به تنهایی به آن فکر نمی‌کردید.

2- ترسیم نقشه وابستگی‌ها

تعداد نفرات مورد نیاز:
تکنیک طوفان فکری ترسیم نقشه وابستگی‌ها تنها به صورت تیمی انجام می‌شود.

موارد مورد نیاز:
لپ‌تاپ
صفحه نمایش بزرگ
تخته یا یک داکیومنت آنلاین مشترک

نحوه اجرا:
مسلما جلسات طوفان فکری تنها برای به دست آوردن ایده‌های نوآورانه نیست. بسیاری از اوقات، جلسات طوفان فکری یک رسیدگی فعالانه به چالش‌های یک پروژه محسوب می‌شود تا بتوان از طریق آن به راه‌حل‌های کاربردی برای مشکلات رسید.

در این نقطه است که تکنیکی مثل نقشه وابستگی به کمک ما خواهد آمد. ترسیم نقشه وابستگی‌ها کمک می‌کند تا هرگونه مشکل احتمالی را شناسایی کرده و آن‌ها را پیش از وقوع مدیریت کنید.

از طریق نقشه وابستگی، شما و تیم‌تان مواردی از این قبیل را شناسایی خواهید کرد:

سیستم‌های تحت‌تأثیر: کار شما بر چه تیم‌ها و فرآیندهایی تأثیر می‌گذارد و چگونه؟

خطرات و اقدامات کاهشی: بدترین ترس در مورد این پروژه چیست؟ هر کدام از آن‌ها، تا چه میزان بر پروژه تأثیر خواهند گذاشت؟

پس از انجام این کار، شما و تیم باید به ریسک‌ها و وابستگی‌هایی که شناسایی کردید، نگاه کنید و برنامه‌ای برای مدیریت همه آن‌ها ارائه دهید.
مطمئن شوید که از مشارکت هر یک از ذی‌نفعان نیز استفاده کرده‌اید تا مشخص شود چه کسی باید به طور فعال، هر ریسک را در طول پروژه مدیریت کند.

3- تحلیل SWOT

تعداد نفرات مورد نیاز:
تکنیک طوفان فکری SWOT، هم به صورت تیمی و هم فردی انجام می‌شود.

موارد مورد نیاز:
تخته وایت‌بورد یا کاغذ
ماژیک

نحوه اجرا:
اصطلاح SWOT، مخفف نقاط قوت، ضعف، فرصت‎ها و تهدیدهاست و این چهار مورد، دقیقاً همان چیزی است که شما برای برنامه‌ریزی بهتر پروژه خود، نیاز دارید.

• بیشتر بخوانید: تحلیل SWOT در مدیریت پروژه

روی یک برگ کاغذ، چهار ستون را با S، W، O و T (یکی برای هر حرف مخفف) علامت بزنید و سپس شروع به نوشتن موارد در هر ستون کنید.

در این تکنیک طوفان فکری، شاید آن ایده، مسیر جدید شما را از رقبا جدا کند (قوت) و در ارائه آینده به مخاطبین (فرصت) تبلیغ شود. با این حال، هنوز تقاضای زیادی برای آن در بازار مشاهده نکردید (ضعف) و تعداد بیشتری از رقبای شما به سمت یک محصول مشابه (تهدید) حرکت می‌کنند.

تجزیه و تحلیل S.W.O.T به شما کمک می‌کند تا به طور کامل در مورد آن محصول، فکر کنید و هر گونه مشکل بالقوه را پیش بینی کنید. حتی قبل از اینکه آن را در جای دیگر ارائه نمایید، واقعاً آن را به بهترین نسخه خود برسانید.

دیگر تکنیک‌های طوفان فکری

علاوه بر این دو گروه از تکنیک‌هایی که اشاره شد، دو مورد دیگر از تکنیک‌ها وجود دارد.

تکنیک‌های خلاقانه و بازی‌گونه
تکنیک‌های طوفان فکری برای تمرکز و اصلاح ایده‌ها

در این دو گروه از تکنیک‌ها، به مواردی مثل نقش بازی کردن، اتصالات اجباری، تکنیک سوالی «چه می‌شود اگر…»، DACI، چارچوب‌بندی مشکل، S.C.A.M.P.E.R و… می‌توان اشاره کرد.

به پایان آمد این راهنما، اما جلسات هنوز برقرار است…
جلسات طوفان فکری مزایای زیادی دارد اما تا زمانی که آن را درست برگزار کنید. به یاد داشته باشید که اگر آماده نباشید بحث را با تمرین‌ها، ابزارها و تذکرات متفکرانه و منتقدانه رهبری کنید، یک جلسه با خروجی به درد بخور نخواهید داشت.

بنابراین، دفعه بعد که در مورد چگونگی برگزاری طوفان فکری موثر گیج شدید، به این راهنما بازگردید و برخی از تکنیک‌هایی که به تیم شما کمک می‌کند تا بهترین ایده‌های خود را ارائه دهد، مرور کنید.

ترتیبی که برای خواندن مقالات مهارت های کار تیمی به شما پیشنهاد می کنیم:

1. گوش دادن فعالانه چیست و چگونه آن را تقویت کنیم؟
2. 6 نکته برای کار تیمی موفق
3. انتقاد سازنده چیست و چگونه انتقاد مدیران می تواند موثر باشد؟
4. تکنیک های طوفان فکری

منبع: Atlassian

نوشته تکنیک های طوفان فکری اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

اگر قرار است اغلب تخمین‌ها نادرست باشند، چه لزومی دارد که وقت صرف آن کنیم؟ فرض کنید زمان زیادی را برای ایجاد یک تخمین سپری کنید اما در طول اجرای پروژه، بودجه از حد تصور بیشتر شود و با مشکل مواجه شوید. در واقع مدیریت زمان در پروژه به تعیین انتظارات و تعیین اینکه تیم شما چه مقدار کار می‌تواند در یک بازه زمانی خاص انجام دهد، کمک می‌کند. به‌عنوان مدیر یک پروژه باید مهارت‌های مدیریت زمان و همراهی با تیم را در خود تقویت کنید.

اگر وظیفه مدیریت زمان در پروژه را برعهده دارید، می‌توانید با کمک یک ابزار مدیریت پروژه، مهارت خود را بهبود ببخشید. اساس کار این نرم‌افزار‌ها بر پایه مقیاس فیبوناچی یا یک دنباله فیبوناچی اصلاح‌شده برای ارزیابی وظایفی که باید در یک اسپرینت تکمیل شوند، است. در این مقاله می‌خوانیم که مقیاس فیبوناچی چیست و چگونه می‌توان از آن برای تخمین مدت زمان انجام تسک ها برای پروژه‌های خود استفاده کرد؟

مقیاس فیبوناچی چیست؟

مقیاس فیبوناچی مجموعه‌ای از اعداد است که به طور تصاعدی در حال افزایش هستند. این اعداد به‌منظور تخمین زمان و تلاش موردنیاز برای تکمیل یک کار یا اجرای یک پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرند. تیم‌های برنامه‌ریزی چابک در مورد تسک های اسپرینت بعدی بحث می‌کنند و با استفاده از مقیاس فیبوناچی به هر یک امتیاز می‌دهند تا وظایفی را که در اسپرینت بعدی گنجانده شدند، اولویت‌بندی کنند. به وظایف پیچیده، امتیاز بیشتر و به وظایف کوچک‌تر، امتیاز کمتری اختصاص داده می‌شود.

مقیاس فیبوناچی، بر اساس دنباله فیبوناچی، شامل اعدادی است که 2 عدد قبلی را جمع می‌کنند و با 0 و 1 شروع می‌شوند. دنباله فیبوناچی استاندارد 0،1،2،3،5،8،13،21،34،55 و 89 است.

چرا دنباله فیبوناچی در اجایل استفاده می‌شود؟

شما می‌توانید دنباله فیبوناچی را در طبیعت و بسیاری از رشته‌های مختلف بیابید. این دنباله برای توصیف رشد زندگی گیاهان، تخمین افزایش جمعیت، مدل‌سازی شیوع ویروس و پیش‌بینی رفتار بازار‌های مالی استفاده می‌شود. اما چه ربطی به برنامه‌ریزی چابک (اجایل) دارد؟

اساساً فیبوناچی در اجایل Agile با استفاده از استوری پوینت(story point)، امکان نزدیک‌شدن به تخمینی واقع‌بینانه را برای تیم‌ها و مدیران پروژه فراهم می‌کند.

استوری پوینت نشان‌دهنده اندازه، پیچیدگی و تلاش موردنیاز برای تکمیل پروژه است. در این روش شما یک عدد از مقیاس فیبوناچی به هر استوری پوینت اختصاص می‌دهید. هرچه این عدد بزرگ‌تر باشد، استوری پوینت پیچیده‌تر بوده و تلاش بیشتری برای تکمیل آن نیاز است.

نحوه‌ی استفاده از تخمین فیبوناچی در اجایل

چندین روش متداول برای محاسبه‌ی استوری سایز (story size) در پوینت ها وجود دارد. به طور معمول، مالک یا مدیر محصول در جلسه‌ای با اعضای تیم، یوزر استوری ها (User Story) را با استفاده از مراحل زیر تخمین می‌زند.

1. هر یک از اعضای تیم عددی را در مقیاس فیبوناچی تخمین می‌زند که نشان‌دهنده‌ی اندازه کار است.
2. همه‌ی اعضای تیم به طور هم‌زمان اعداد خود را فاش می‌کنند تا تحت‌تأثیر برآورد‌های یکدیگر قرار نگیرند.
3. آن‌ها با هم اعداد فاش شده را بررسی می‌کنند تا درباره‌ی زمان لازم برای هر کار و یوزر استوری به توافق برسند.
4. سپس هر یوزر استوری به یک سطل اضافه می‌شود که نشان‌دهنده‌ی یک نقطه مربوطه در دنباله فیبوناچی است.
5. تیم این مراحل را برای تمام یوزر استوری ها تکرار می‌کند تا به بک لاگ محصول محصول اضافه شوند.

روش رایج دیگری که تیم‌های چابک برای مدیریت زمان در پروژه از آن استفاده می‌کنند، روش برنامه‌ریزی پوکر (Planning Poker Method) است. این تکنیک شامل توزیع کارت های حاوی اعداد در دنباله فیبوناچی است. هر تیم دسته کارت‌های خود را دریافت می‌کند و مالک یا مدیر محصول فرایند تخمین را با مروری بر یوزر استوری آغاز می‌کند.

تیم درباره یوزر استوری بحث می‌کند و برای رفع هرگونه سردرگمی سؤالاتی می‌پرسد. سپس کارتی را برای نشان‌دادن برآورد خود انتخاب می‌کند و آن را روبه‌ پایین روی میز قرار می‌دهد.

با درخواست مالک محصول، اعضای تیم کارت‌های خود را تحویل می‌دهند. اگر همه یک عدد را انتخاب کنند، آن عدد به تخمین تبدیل می‌شود و تیم به سراغ یوزر استوری بعدی می‌رود. اگر اعداد متفاوتی وجود داشته باشد، آن‌هایی که برآورد‌هایشان به طور قابل‌توجهی بالاتر یا کمتر است، فراخوانده می‌شوند تا انتخاب‌های خود را توجیه کنند و همه به اجماع برسند.

مزایای استفاده از مقیاس فیبوناچی در اجایل چیست؟

استفاده از مقیاس فیبوناچی در محیط اجایل به چند دلیل ارزشمند است. این دلایل عبارت‌اند از:

1- تشویق به همکاری در تیم‌های متقابل

تکنیک‌های تخمین فیبوناچی مستلزم آن است که اعضای تیم از دیدگاه‌ها، تجربیات و تخصص خود برای اجرای یوزر استوری ها استفاده کنند. این باعث می‌شود فرایند تخمین پروژه دقیق‌تر، مشارکتی و واقع‌بینانه‌تر باشد. برای مثال، برای تخمین زمان موردنیاز برای تکمیل یک لندینگ پیج جدید، به تیم‌های UX، طراحی، توسعه و محتوا نیاز دارید.

2- ایجاد مقیاسی برای مقایسه استوری پوینت ها

تکنیک‌های تخمین فیبوناچی روشی محکم برای تعیین وزن هر یوزر استوری ارائه می‌دهد. ماهیت نمایی دنباله فیبوناچی باعث می‌شود که تیم‌ها به‌راحتی بفهمند اعداد اختصاص‌ داده‌شده چیست و انجام یک کار خاص چقدر ممکن است پیچیده باشد. به‌عنوان‌مثال، 0 یا 1 به این معنی است که استوری پوینت ساده بوده و می‌تواند به‌سرعت تکمیل شود. در مقابل، 8 یا 13 به این معنی است که استوری پوینت پیچیده‌تر بوده و ممکن بوده هفته‌ها طول بکشد تا به پایان برسد.

3- افزایش دقت مدیریت زمان در پروژه

یک مزیت کلیدی استفاده از مقیاس فیبوناچی در محیط‌های چابک این است که فضایی را برای اعضای تیم و مدیران پروژه ایجاد می‌کند تا در یک چرخه اسپرینت، واقع‌بینانه‌تر به مدیریت کار‌ها بپردازند. این باعث می‌شود تا در فرایند برنامه‌ریزی پروژه تخمین‌های دقیق‌تری انجام شود.

4- تقویت مشارکت تیمی

استفاده از مقیاس فیبوناچی تضمین می‌کند که کار به طور مناسب بین تیم‌ها توزیع شود. در مرحله برنامه‌ریزی اسپرینت، با بررسی دیدگاه‌های اعضای تیم مطمئن می‌شوید که همه با جدول‌های زمانی پیش‌بینی‌شده هماهنگ بوده و برای موفقیت تیم آماده همکاری با یکدیگر هستند. اگر از این رویکرد به طور مداوم استفاده کنید، در پیش‌بینی جدول زمانی پروژه دقیق‌تر می‌شوید و از تعهد بیش از حد در طول هر چرخه اسپرینت اجتناب می‌کنید.

نوشته نحوه تخمین مدت زمان انجام تسک ها در پروژه های نرم افزاری اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

مردم برای کارکردن به دنبال رهبران خوب هستند و برای دریافت مشاوره و دلگرمی به آن‌ها مراجعه می‌کنند. در این مقاله، به شما کمک می‌کنیم تا راه و روش زیرکانه هماهنگ‌سازی رفتارتان با رهبر واقعی را بشناسید. در ادامه‌ی این مقاله با ما همراه باشید تا در مورد تفاوت رئیس و رهبر و مسئولیت‌های هر مدیر بزرگ و صاحب کسب‌وکاری برای دستیابی به موفقیتی چشمگیر در شرکت بیشتر بدانید.

تفاوت رئیس و رهبر چیست؟

یک رئیس کارکنان خود را مدیریت می‌کند، درحالی‌که رهبر به آن‌ها انگیزه می‌دهد و کمکشان می‌کند تا به اهداف خود برسند. چگونه بین این دو تفاوت قائل می‌شوید؟ همه چیز به طرز فکر و رفتار بستگی دارد. در ادامه برخی از بزرگ‌ترین تفاوت‌های رئیس و رهبر را ارائه می‌کنیم:

یک رهبر ذهن بازی دارد، اما یک رئیس همه چیز را از قبل می‌داند

رهبران طرز فکر رشد و پیشرفت را اتخاذ می‌کنند. این یعنی آن‌ها برای یادگیری ایده‌های جدید آماده هستند، نظرات جالب دیگران را می‌شنوند و مایلند پیشنهادهای جدید را امتحان کنند. همین ویژگی‌ها به تقویت محیط کاری خلاق‌تر برای همه کارکنان کمک می‌کند. همچنین کمک می‌کند تا کل تیم احساس کنند که در کارشان حمایت می‌شوند و همین موضوع منجر به بهره‌وری بیشتر و نتایج بهتر می‌شود.

یک رهبر همکاری می‌کند؛ یک رئیس دیکته می‌کند

رهبران دوست دارند با افراد دیگر کار کنند تا بهترین نتایج مثبت ممکن را به‌صورت گروهی به دست آورند. آن‌ها برای نظارت بر پیشرفت کار و مدیریت پروژه فقط به یک یا دو مدیر متکی نیستند. اگرچه یک مدیر خوب دارایی مهمی به‌حساب می‌آید، اما رهبران مشغول کار هستند و دوشادوش شرکا و کارمندان تیم برای ارائه‌ی راه‌حل‌های نوآورانه فکر می‌کنند.

یک رهبر توانمندسازی می‌کند؛ یک رئیس مراقب است

همچنین رهبران سیستم‌ها و فرایندهایی را ایجاد می‌کنند که تصمیم‌گیری را برای خود کارمندان با کمترین نظارت آسان می‌کند. این تصمیم‌گیری‌ها می‌تواند به امور مالی، مدیریت وظایف و حتی ارتباط با مشتری مربوط شود. آن‌ها با ارتباطات مناسب، بدون توجه به کاری که انجام می‌دهند، برخورداری از سطح مشخصی از استقلال را برای تیم خود آسان می‌کنند.

یک رهبر قصور خود را می‌پذیرد؛ یک رئیس تقصیر را به گردن دیگران می‌اندازد

دیگر تفاوت مدیر و رهبر این است که هنگامی که یک تیم شکست می‌خورد، رهبر معتقد بوده که این مسئولیت خودش است که قبل از اینکه به ارزیابی کارکنانش بپردازد، بفهمد که خودش چه اشتباهاتی انجام داده است.

این افراد می‌دانند که اگر مدیریت پروژه انتظارات را برآورده نمی‌کند، ممکن است به فرهنگ محل کار، سیستم‌هایی که قبلاً اجرا کرده‌اند یا نحوه‌ی نظارت بر آن‌ها مربوط باشد که می‌تواند و باید برای پروژه بعدی اصلاح شود. درک کارکرد‌های مدیریت قطعاً به حل این مشکلات کمک می‌کند.

یک رهبر مثال و الگوی بقیه است؛ یک رئیس دیگران را مثال می‌زند و از آن‌ها الگو می‌سازد

رهبران به دنبال اطمینان از این موضوع هستند که قوانین درمورد آن‌ها نیز اعمال می‌شود. آن‌ها این قوانین را رعایت می‌کنند، آن‌ها را بررسی می‌کنند و در صورت نیاز درباره‌شان تجدیدنظر می‌کنند. آن‌ها خودشان رفتاری را که می‌خواهند در محل کار ببینند، الگوسازی می‌کنند. این رفتار‌ها اغلب شامل مثبت‌اندیشی و حضور به‌موقع و منظم در سر کار است.

آیا شما یک رئیس هستید یا یک رهبر: کدام عنوان برایتان مناسب است؟

بازار رقابتی امروز ایجاب می‌کند که نتایج فوق‌العاده‌ای به دست آوردید. اینکه چگونه این کار را انجام دهید، به خودتان بستگی دارد. اما ممکن است در حال حاضر سبک رهبری داشته باشید که برای شما یا تیمتان بهترین گزینه نیست. حتی اگر این سبک تا این مرحله هم جواب داده باشد، مهم است که خیلی جدی بررسی کنید که اکنون کجا هستید و می‌خواهید کجا باشید.

حال که با تفاوت مدیر و رهبر آشنا شدید؛ این سؤالات را از خودتان بپرسید تا متوجه شوید که آیا شما یک رئیس هستید یا یک رهبر:

آیا تمام تلاشم را می‌کنم تا مطمئن شوم که نظرات همه شنیده می‌شود؟

آیا خودسازی و رشد مستمر در زمینه کاری خودم را از طریق کتاب‌ها یا آموزش عالی در اولویت قرار می‌دهم؟

آیا به کارمندان کمک می‌کنم تا از اشتباهات خود درس بگیرند؟

آیا من فعالانه به دنبال استعداد‌های بکر در تیم خود هستم؟

آیا به دیگران کمک می‌کنم تا پتانسیل‌هایشان را بروز دهند؟

آیا بیشتر از صحبت‌کردن، گوش می‌دهم؟

آیا خودم را در حد همان استاندارد‌هایی نگه می‌دارم که برای تیمم تعیین کرده‌ام؟

اگر به همه یا برخی از این سؤالات پاسخ «بله» داده‌اید، پس یک رهبر هستید. اگرنه، بخش‌هایی را بررسی کنید که به آن‌ها پاسخ «نه» داده‌اید و ببینید که چه مواردی را می‌توانید بهبود ببخشید.

رئیس در مقابل رهبر: آیا می‌توانم رئیس بهتری از یک رهبر باشم؟

در این مرحله، ممکن است به این موضوع فکر کنید: آیا شرایطی وجود دارد که در آن رئیس بودن بهتر از رهبر بودن باشد؟

در برخی از محیط‌های کاری، به‌ویژه محیط‌های کاری پرسرعت و پراسترس، مدیریت رئیس در پروژه بهتر پذیرفته می‌شود. وقتی که زمانتان کم است، باید سریع حرکت کنید و مطمئن شوید که دیگران هم همین کار را می‌کنند.

به‌عنوان‌مثال، فرض کنید در یک شرکت پذیرایی کار می‌کنید. شما در حال سرو چند نوع مختلف غذا برای شام یک مشتری باسابقه و قدیمی خود هستید و پیشخدمت‌هایتان باید بهترین عملکرد خود را ارائه دهند. بیایید نگاهی به اقدامات رئیس در مقایسه با رهبر در چنین وضعیتی بیندازیم.

مدیریت رئیس در پروژه به این صورت است که دستورات را دیکته می‌کند، کارمندان را به دلیل کندی بیش از حد سرزنش می‌کند، یا حتی انتظار دارد که افرادی که به‌تازگی استخدام شده‌اند، در همان روز اول کاری خود، همه چیز را بدانند.

در عوض، یک رهبر ارتباطات شفاف و محترمانه برقرار می‌کند. همچنین آن‌ها سعی می‌کنند تا حدی اشتباهات پیش‌آمده را درک کنند. یک رهبر خوب، فعالانه همکاری بین زیرمجموعه‌های تیم را تقویت می‌کند تا آن‌ها بتوانند هم‌زمان با مدیریت بقیه رویداد از جانب رهبر، با همکاری یکدیگر مشکلات را برطرف کنند. در اصل، رئیس و رهبر کار‌های مشابهی را به روش‌های مختلف و با مجموعه‌ای از مهارت‌های بسیار متفاوت، انجام می‌دهند.

تفاوت بین مسئولیت‌های رئیس و رهبر

در ابتدا، مسئولیت‌های این دو تقریباً مشابه به نظر می‌رسند. اما هنگامی که این مسئولیت‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید، به‌راحتی متوجه می‌شوید که چقدر متفاوت هستند.

مسئولیت‌های رئیس عبارت‌اند از:

• ایجاد اهداف
• سازماندهی
• برنامه‌ریزی کردن
• تفویض اختیار
• توسعه استراتژی‌ها

مسئولیت‌های رهبر عبارت‌اند از:

• ایجاد چشم‌انداز
• نوآوری
• اقدام الهام‌بخش
• توانمندسازی دیگران
• توسعه فرهنگ

سخن پایانی

هر دو تکنیک در نهایت به یک نتیجه می‌رسند. اما مسیر آن‌ها متفاوت است. درحالی‌که رؤسا هنگام تصمیم‌گیری برای تیمشان به خودشان و توانایی‌های ذاتی‌شان تکیه می‌کنند، رهبران با دادن امکان تفکر و تصمیم‌گیری به کارمندانشان، در واقع کار کمتری انجام می‌دهند و باعث می‌شوند که کارمندان رضایت بیشتری داشته باشند. امروزه صرف‌نظر از موقعیت و جایگاهی که در آن هستید، رهبری مهم است و همین موضوع می‌تواند بزرگ‌ترین عاملی باشد که در دستیابی به نتایج فوق‌العاده، تفاوت ایجاد می‌کند.

نوشته تفاوت رئیس و رهبر در مدیریت پروژه چیست؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

حال چه راهکارهایی برای مدیریت تیم در زمان بحران‌های سیاسی و اجتماعی وجود دارد؟

1- در مورد بحران صحبت کنید

صحبت کردن با اعضای تیمتان در مورد اتفاقاتی که در جریان است، زمان زیادی از شما نمی‌گیرد. بگذارید همکارانتان بدانند که شما به این موضوعات توجه دارید. از به اشتراک گذاشتن احساسات واقعی‌تان با آن‌ها نترسید. آسیب‌پذیر بودن، اعتماد دوطرفه ایجاد می‌کند. حواستان به همه‌ی اعضای تیم باشد تا اگر کسی به خاطر شرایط موجود نیاز به حمایت و همدلی دارد، به او کمک کنید.

در ادمه دو روش را برای مورد اول مرور می‌کنیم:

صحبت کردن در ابتدای جلسات تیمی هفتگی

به طور مثال می‌توان جلسه تیمی را اینطور شروع کرد که: «بیایید اول ببینیم حال هر کسی چطوره؟ از حسی که دارید حرف بزنید و بگید که ما چه کاری از دستمون بر میاد که حمایتمون رو نشون بدیم.»

فرستادن پیام گروهی در شبکه‌های اجتماعی که با اعضای تیم دارید

مثلاً در گروه تلگرام شرکت یا طی یک ایمیل به همه‌ی اعضاء بنویسید: «با توجه به شرایطی که همگی درگیرش هستیم، می‌خواستم حالتون رو بپرسم و بگم که من اینجام و هر زمان که خواستین صحبت کنین یا به حمایتی نیاز داشتین، فقط بهم بگید.»

2- حجم کاری را متعادل‌تر کنید

اینجاست که درک شما از قدرت و امتیازتان به عنوان یک مدیر به کار می‌آید! بعد از بحران‌هایی که ممکن است تأثیر بدی روی روح و روان افراد داشته باشد، کم کردن حجم کاری نیروهایتان را به عنوان یک گزینه در نظر بگیرید. این کار را می‌توانید به روش‌های مختلفی انجام دهید. مثلاً به آن‌ها اجازه دهید محل کار را زودتر ترک کنند؛ یا اگر امکانش وجود دارد دورکاری کنند. با اعضای تیم مشورت کنید که چطور می‌توانید تا حدی زمان تحویل کارها را جابه جا کنید تا کمی از فشار کاری کم کنید.

3- گوش دادن فعالانه را تمرین کنید

گوش دادن فعالانه یعنی تمام حواستان به طرف مقابل باشد؛ به زبان بدن و حالات صورتش موقع حرف زدن توجه کنید. احساسات طرف مقابل را با تکرار کردن چیزی که شنیدید، بپذیرید تا در او حس اعتماد ایجاد کنید. مثلاً می‌توانید بگویید: «متوجهم که این شرایط برات خیلی سخته» یا «به نظر می‌رسه داری غم و اندوه عمیقی رو تجربه می‌کنی». یادتان باشد وظیفه‌ی شما به عنوان یک همکار فقط این است که بدون قضاوت به حرف‌هایشان گوش کنید. کافی‌ست فقط در کنارشان باشید، حتی در سکوت.

4- فعالانه پیشنهاد کمک کردن دهید

اگر می‌بینید یکی از اعضای تیم به صورت واضحی آشفته است، می‌توانید به او بگویید: «امروز کاری هست که برای انجام دادنش نیاز به کمک اضافه داشته باشی؟» یا «تو این لحظه، چه کمکی از دست من برای تو بر میاد؟»

5- حواستان به خودتان هم باشد!

از یک فنجان خالی چیزی سرریز نمی‌شود! برای اینکه بتوانید از اعضای تیمتان حمایت کنید، باید حواستان به خودتان هم باشد. شما هم نیاز دارید تا از سمت کسی حمایت شوید و به وضعیت روح و روانتان رسیدگی کنید.

ما در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که روزانه با بمبارانی از اخبار ناراحت کننده رو به رو می‌شویم. بسیاری از افراد در تلاش هستند تا فقط خود را از فروپاشی روحی و روانی ناشی از این اخبار نجات دهند. شما به عنوان یک رهبر این شانس را دارید که به اعضای تیمتان در این مسیر، کمی کمک کنید. اگر اعضای تیمتان این روزها بهره‌وری کمتری دارند، با هم مهربان باشید و به جای سرزنش کردن یکدیگر، با هم همدلی کنید.

منابع: Medium Awaken Blog , hbr

نوشته 5 راهکار برای مدیریت تیم در زمان بحران‌های سیاسی و اجتماعی اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

بعضی مواقع مانند زمان بروز بیماری کرونا، فرصت چندانی برای هماهنگی کار‌ها، تقسیم وظایف و مدیریت بخش‌ها وجود ندارد و تیم شما هم قبلاً هرگز در خانه کار نکرده‌است، پس شما با اطلاع از نکاتی که در ادامه گفته خواهدشد می‌توانید حتی در زمان کمی برای این موقعیت خود را آماده کنید و از آن به عنوان راهنمای مدیریت تیم دورکار استفاده کنید.

مدیریت تیم دورکار و نظارت بر این‌که کارکنان از راه دور نیز به وظایف خود عمل کنند و شرکت را در رسیدن به اهداف خود همراهی کنند، برعهده رهبر تیم است. در نتیجه ما در این مقاله تصمیم داریم شما را در تشکیل و مدیریت تیم دورکار همراهی نماییم؛ چرا که مدیریت تیم از راه دور نیازمند مجموعه‌ای از مهارت‌های متفاوت است.

تیم دورکار

از آنجا که هرکدام از اعضای یک تیم دورکار مهارت‌های مختلفی دارند و یک سری وظایف برعهده آن‌ها نهاده شده، باید در بازه‌های زمانی مشخص که توسط مدیریت تیم دورکار مشخص می‌گردد گزارشی از عملکرد خود ارائه دهند. در نتیجه لازم است ارتباط خود را با یک‌دیگر حفظ کنند و این حفظ ارتباط از موارد ضروری است که در تشکیل و مدیریت تیم دورکار باید به آن توجه شود.

برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات توسط اعضای تیم باید حریم خصوصی داده‌ها حفظ شود و این مورد جزء اولویت‌های اصلی مدیر تیم باشد. در کنار مدیریت تیم دورکار لازم است از نرم‌افزار‌های مدیریت پروژه نیز برای بهبود عملکرد استفاده شود. مدیر تیم دورکار می‌تواند با استفاده از ابزار‌های آنلاین مثل نرم‌افزار مدیریت پروژه همتیک وظایف را به اعضای تیم خود اختصاص داده و در نهایت عملکرد آن‌ها را با استفاده از گزارش‌هایی که ارائه می‌دهند، بررسی نماید.

علاوه بر مواردی که ذکر شد لازم است فرهنگ کار از راه دور نیز در جامعه ایجاد شود تا به همراه نکاتی که در ادامه گفته خواهدشد، چالش‌ها و فشار از روی مدیر تیم دورکار برداشته‌شود. این یکی از چالش‌های اصلی است که هر سازمان، کارکنان خود را منضبط بار بیاورید و به آن‌ها کمک کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند. توجه به این نکته نیز خالی از لطف نیست که اکثر کارکنانی که از عملکرد بالایی برخوردار هستند، درگیری کم‌تری با کار کردن از راه دور دارند و این چالش را در ذهن خود حل کرده‌اند.

البته چالش‌های دیگری هم در دورکاری وجود دارند، مانند نظارت کمتر، انزوا از اجتماع، اضافه شدن کار‌های خانه به وظایف محل کار و ….

7 نکته برای مدیریت تیم‌ های دورکار

در این بخش نکاتی را معرفی خواهیم کرد که به عنوان راهنمای مدیریت تیم های دورکار عمل می‌کنند و به شما این امکان را می‌دهند تا تیم خود را از راه دور به صورت کارآمدتر مدیریت کنید و مطمئن شوید که تیم شما بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهند.

1. شفافیت در انتظارات

مهم‌ترین کار و وظیفه‌ای که مدیر یک تیم دورکار برعهده دارد آن است که کاملاً واضح و شفاف انتظارات خود را از اعضای تیم بیان کند. انتظارات باید به‌صورت دقیق در همه موارد، از ساعت کاری گرفته تا زمان‌بندی پروژه و تهیه یک جدول زمان‌بندی، بیان شوند.

برخی از انتظارات می‌تواند در یک تماس گروهی به تمام اعضا گفته‌ شود ولی مواردی هست که به‌صورت انفرادی لازم است با هر شخص راجع به آن صحبت شود بنابراین بعد از تماس گروهی، مواردی که در گروه امکان بیان آن‌ها وجود نداشت، طی یک تماس انفرادی گفته می‌شود.

تعیین انتظارات به نظر کاری غیرممکن است اما تنظیم و انتقال درست انتظارات توسط مدیریت نیاز به توجه به نکات خاصی دارد:

• آینده‌نگر باشید. همانطور که از راه دور سعی در بهبود عملکرد خود دارید، احتمالاً کارمندان شما هم در تلاش برای بهبود عملکرد خود می‌باشند در نتیجه لازم است از این شرایط دورکاری درس بگیرید و برای پیشرفت در آینده از آن استفاده کنید.
• واقع‌بین باشید. شما با انتظارات غیر واقعی، شکست تیم خود را رقم خواهید زد. لازم است در تصمیم‌گیری‌ها زمان بیشتری بگذارید تا به این درک برسیم که چگونه پروژه خود را به اتمام برسانید.
• انتظارات خود را به‌صورت مستند درخواست کنید. این‌که به‌صورت تلفنی خواسته‌های خود را اعلام کنید و انتظار داشته‌باشید کارمندان تمام موارد را جز به جز به خاطر بسپارند، دور از منطق است. بنابراین لازم است انتظارات خود را به‌صورت مستند به آن‌ها تحویل دهید تا بتوانند برای یادآوری به آن‌ها رجوع کنند.

2. برنامه‌ریزی جلسات هفتگی

علاوه بر جلسات انفرادی لازم است هر هفته یا هر ماه اعضای تیم را دور هم جمع کنید. در این جلسات باید فضای صمیمی ایجاد شود و اجازه دهید در آن، همه اعضا درگیر شوند و در کنار حفظ لحن مناسب کسب‌وکار، با یک‌دیگر احساس راحتی کنند.

3. ایجاد کانال‌های ارتباطی

یکی از انتظارات مهمی که باید در هر تیم دورکاری رعایت شود، استفاده از کانال‌های ارتباطی مناسب است. درصورتی‌که ابزار حرفه‌ای و مناسبی در دسترس ندارید می‌توانید از یک پلتفرم کنفرانس ویدئویی و یک پیام‌رسان که در دسترس همگان است، استفاده کنید. نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که امکان چت شخصی و گروهی داشته باشد نیز ابزار مناسبی است.

هزاران پلتفرم و راه‌های ارتباطی مختلف جهت برقراری ارتباط موجود است که می‌توانید برای تیم خود استفاده کنید. در اینجا دو نکته برای انتخاب کانال‌های ارتباطی ذکر شده است:

• کمک گرفتن از افراد حرفه‌ای: به‌طور کلی در تمام کانال‌های ارتباطی، یک سری افراد هستند که به زیر و بم آن آشنایی دارند و می‌توانند به دیگران نیز استفاده از این ابزار را آموزش دهند؛ بنابراین، لازم است از این افراد برای آموزش کمک بگیرید.
• استفاده آسان: در انتخاب کانال ارتباطی به این مورد توجه ویژه داشته‌باشید که باید استفاده از آن کانال توسط تمام افراد آسان باشد و دغدغه‌ای در به‌کارگیری آن نداشته‌باشند.

4. تمرکز روی نتیجه به‌جای نحوه فعالیت

نظارت بر این‌که در حال حاضر هر یک از اعضا مشغول چه‌کاری هستند، بسیار وسوسه‌انگیز است اما در این نوع از مدیریت باید شما اجازه دهید تا نتایج کار پاسخ این سؤال شما را بدهند. مدیر و اعضا لازم است به یک‌دیگر اعتماد کنند و بپذیرند که هریک از آن‌ها، فردی دارای استعداد‌های خاص هستند و در کنار هم یک تیم را تشکیل داده‌اند. هرکدام عادات خود را دارند، برای مثال شخصی ممکن است قبل از طلوع آفتاب شروع به کار کند و شخصی دیگر در نیمه شب بهره‌وری بالاتری داشته‌باشد.

تا زمانی‌که کار خوب پیش می‌رود و نتایج موردنظر حاصل می‌گردد دلیلی ندارد بر اطلاع از نحوه انجام کار، پافشاری شود. وسواس فکری را کنار بگذارید و تا زمانی‌که نتیجه به خوبی پیش می‌رود، در مورد نحوه پیاده‌سازی کنجکاوی نکنید.

سفت و سخت نباشید. مدیریت تیم دورکار باید همیشه در دسترس اعضای تیم باشد تا اگر سؤالی پیش آمد بتوانند با او در میان بگذارند. همچنین لازم است اگر کار به خوبی پیش می‌رود و به نتیجه ایده‌آل منتهی می‌شود از اعضای تیم قدردانی شود.

5. برقراری تعادل میان عوامل حواس پرتی

از چالش‌های اساسی کار در خانه، پذیرفتن این موضوع است که عوامل حواس‌پرتی در خانه بسیار بیشتر از محیط‌های اداری می‌باشد. شما به‌عنوان یک مدیر باید این اطمینان خاطر را به اعضای تیم بدهید که از حواس پرتی‌های گاه و بیگاه موجود در محیط خانه آگاه هستید و آن‌ها را پذیرفته‌اید. این عوامل، اجتناب ناپذیر هستند و درنتیجه مبارزه با آن‌ها کاری بیهوده است. تا زمانی‌که عوامل حواس‌پرتی تداخلی در عملکرد اعضا ایجاد نمی‌کند، مدیر تیم دورکار لازم نیست وارد عمل شود اما اگر باعث کاهش عملکرد می‌شود باید محیط و گروهی ایجاد کند تا اعضا از چالش‌های خود در آن سخن بگویند و راه‌حلی برای آن‌ها ارائه کنند.

شما هم به‌عنوان مدیر برای القای حس خوب به اعضا، گاهی در گروه شوخی کنید و به آن‌ها این موضوع را یادآور شوید که حواس‌پرتی همیشه هم بد نیست.

6. ایجاد احساس استقلال در اعضا

در کار از راه دور باید اعتدال بین کار و دنیای بیرون برقرار شود. القای حس استقلال در اعضا، بخش مهمی از تشکیل و مدیریت تیم دورکار می‌باشد. تیم شما باید بداند که مسئولیت ایجاد تعادل میان کار و زندگی برعهده اوست. با این‌کار شما حس استقلال آن‌ها را کشف، پرورش و بهبود می‌بخشید.

برای ایجاد این احساس، شما در نقش مدیر لازم است تجربیات خود را با آن‌ها در میان بگذارید و در جلسات هفتگی یا ماهانه از آن‌ها بخواهید در مورد سایر کار‌هایی که انجام داده‌اند صحبت کنند.

یک پروژه گروهی ایجاد کنید و احساس رفاقت میان اعضا و ایجاد تعادل میان پروژه‌ها و حجم کاری را در آن‌ها تقویت کنید.

7. تمرین صبر و همدلی

در تغییرات صبور باشید. به‌خصوص زمانی‌که تغییرات و مهاجرت کردن به دورکاری به‌صورت ناگهانی اتفاق می‌افتند. این برعهده مدیر تیم دورکار است تا استرس را پذیرفته و به نگرانی‌های کارمندان خود گوش دهد و با آن‌ها همدلی نماید.

تحقیقات در مورد هوش هیجانی می‌گوید که کارکنان هنگام واکنش نشان دادن به تغییرات ناگهانی یا موقعیت‌های بحرانی، به واکنش مدیر خود توجه می‌کنند و همانطور که آرامش مسری است، احساس ترس هم مسری می‌باشد. بنابراین لازم است آرام باشید!

درنهایت اگر بخواهیم برای مدیریت تیم دورکار فقط یک جمله بگوییم، باید گفت:

راهنما باشید نه مدیر!

مدیران موفق، بیش از مدیریت، راهنمایی و مربی‌گری می‌کنند. این مدیران تفاوت‌های میان مدیریت و راهنمایی را درک می‌کنند و به هنگام پیچیدگی‌ها و نوسانات زندگی و کاری، نهایت تلاش خود را برای توسعه شخصی اعضا می‌کنند و مسئولیت راهنمایی را به شکل صحیحی انجام می‌دهند و البته در کنار آن گاهی اوقات برای توسعه کسب‌وکار خود و ایفای نقش مدیریت نیاز دارند وقت بیشتری بگذارند تا بتوانند ابتکار به خرج دهند.

اگر برای مدیریت تیم دورکار خود نیاز به یک ابزار مناسب برای ارتباط، تعریف وظایف و تخصیص تسک‌ها دارید، نرم‌افزار مدیریت پروژه همتیک گزینه‌ی مناسبی برای شما خواهد بود.

نوشته 7 نکته برای مدیریت تیم های دورکار اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

تا چه میزان با تعاریف و کاربرد بهره وری سازمانی و بهره وری کارکنان آشنایی دارید؟ ارتباط بین این دو مؤلفه چیست؟ آیا روش‌هایی برای افزایش بهره وری کارکنان وجود دارد؟ در این مطلب قصد داریم توضیح دهیم چطور بهره وری کارکنان در سازمان را افزایش دهیم و در ادامه آن به بررسی ارتباط بین دو مؤلفه بهره وری سازمانی و بهره وری کارکنان بپردازیم. پس در ابتدا با تعاریف آشنا خواهیم شد.

بهره‌ وری چیست؟

بهره وری یکی از اصطلاحات علم اقتصاد و مدیریت است که معادل آن در زبان انگلیسی Productivity است. درواقع بهر‌ه‌وری یک دیدگاه ذهنی محسوب می‌شود که قصد دارد همه چیزی که در زمان حال وجود دارد را بهتر کند.
تعریف دقیق‌تری که می‌توان از بهره‌وری ارائه داد به این صورت است: مقدار کالا و خدماتی که درازای هر واحد از انرژی یا هزینه بدون کاهش کیفیت تولید می‌شود. به بیان دیگر منظور از بهره‌وری رسیدن به بیشترین سودِ ممکن با استفاده و بهره‌گیری بهینه از نیروی کار، منابع مالی، مهارت نیروی انسانی و … است.
بهره‌وری در سطوح مختلفی وجود دارد؛ برای مثال بهره‌وری فرد، بهره‌وری گروه، بهره‌وری سازمان، بهره‌وری ملی را داریم که از بین آن‌ها از همه مهمتر بهره‌وری ملی است.
بهره‌وری به صورت کلی دو مؤلفه دارد؛ اثربخشی و کارایی. در ادامه برای آشنایی هرچه بیشتر شما با این  اصطلاحات، به توضیح هریک از این دو مؤلفه خواهیم پرداخت.
– اثربخشی: در توضیح این مؤلفه با این سؤال مواجه هستیم که به چه میزان به اهداف و نتایج برنامه‌ریزی‌شده دست یافته‌ایم؟
– کارایی: در این مؤلفه به بررسی ارتباط نتیجه کسب شده و منابع مصرفی خواهیم پرداخت. به عبارتی در این قسمت، سازمان و یا هر نهاد دیگری به این مسئله می‌پردازد که از نیروهایی که دارد تا چه حد به صورت بهینه برای رسیدن به اهداف استفاده کرده است؟ آیا از نیروها به درستی استفاده شده است؟ آیا حداکثر محصول با حداقل نهاده‌ها تأمین شده است؟
به بیان دیگر و در توضیح ساده‌تر می‌توانیم بگوییم منظور از اثربخشی کارِ درست کردن است و منظور از کارایی درست کار کردن.

بهره‌ وری سازمانی چیست؟

منظور از بهره‌وری سازمانی این است که تمام سازمان‌ها و نهادهای موجود، از نیروهای کار و تمامی منابع مادی و معنوی خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند تا بتوانند کیفیت و کمیت کالا و خدماتشان را افزایش دهند‌. با بیان این موضوع متوجه خواهیم شد که هدف بهره‌وری این نیست که بتواند منابع مصرفی را در راستای بهبود کیفیت و کمیت افزایش دهد، بلکه قصد دارد از منابع موجود در این راستا بهترین استفاده را ببرد. یعنی برای بهبود شرایط و حداکثر تولید خدمات و کالا ساعات کاری کارکنان را افزایش نخواهد داد بلکه در همان تایم باعث می‌شود تولید افزایش یابد.
بهره‌وری سازمانی برای بهبود شرایط زندگی کردن در جامعه بسیار ضروری است و در دنیای درحال توسعهِ امروزی اهمیت این مسئله بسیار افزایش یافته است. بهره‌وری سازمانی موجب می‌شود که سازمان‌ها به منظور دست یابی به این هدفشان از نیروهایی که دارند بیشترین استفاده را بکنند.
عواملی که در افزایش و یا کاهش بهره‌ وری یک سازمان دخالت دارد شامل موارد زیر است:
کیفیت نیروی انسانی که خود به دو عامل صلاحیت کارکنان و توانمندی آنها وابسته است و متناسب با نموداری که در شکل زیر مشاهده می‌کنید تأثیر این عامل می‌تواند باعث کاهش و یا افزایش بهره‌وری سازمانی شود.

فرمول بهره‌وری را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

بهره‌ وری سازمان چه اهمیتی دارد؟

بهره‌وری سازمانی باعث می‌شود به صورت بهینه از منابع استفاده شود و در نتیجه‌ی آن افزایش کیفیت محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان، دلپذیرتر شدن محیط کار و رشد انگیزه کارکنان حاصل شود و تمامی این عوامل باعث رشد خودِ سازمان خواهد شد. پس به‌غیر از این‌که برای مشتریان مطلوب است، برای خود سازمان نیز لازم است‌.

بهره وری کارکنان چیست؟

منظور از بهره‌وری کارکنان این است که سازمان‌ها با استفاده از روش‌هایی کارایی کارکنان را بهبود بخشند و کارکنان بتوانند در ساعت کاری خودشان بیشترین تلاش را بکنند تا بهترین نتایج برای سازمان حاصل شود. مدیران سازمان‌های مختلف همواره در تلاش هستند تا به طریقی بتوانند کارایی کارمندان خود را افزایش دهند و هدف آنها از این مسئله این است که بهترین نتایج را به مشتریان ارائه دهند و از طرفی استعدادها و توانایی‌های کارکنان خود را پرورش دهند.
یکی از مسائلی که در بهبود کارایی کارکنان اهمیت دارد این است که شما به عنوان یک الگو به گونه‌ای رفتار کنید که کارکنانتان پس از مشاهده رفتارهای شما در راستای بهبود عملکردشان فعالیت‌هایی را انجام دهند. پس اولین مسئله‌ای که اهمیت دارد شما هستید و طریقه برخورد شما!

سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که آیا بهره وری کارکنان و بهره‌وری سازمان متفاوت هستند؟ آیا ارتباطی بین افزایش بهره‌وری کارکنان و افزایش بهره وری سازمان وجود دارد؟

از نظر تعریفی که ارائه می‌شود: بله، بهره‌وری سازمان و بهره‌وری کارکنان متفاوت هستند، اما باید بدانید که این دو مؤلفه در ارتباط کامل با یکدیگر قرار دارند و افزایش بهره‌وری کارکنان باعث افزایش و بهبود بهره‌وری سازمان خواهد شد و وقتی کارکنان از تایم کاری خود به خوبی و به درستی استفاده کنند باعث افزایش بازده و نیز افزایش تولید سازمان خواهند شد. پس از این نظر نه تنها تفاوتی ندارند، بلکه فراهم شدن یکی از آنها می‌تواند باعث وقوع دیگری شود.

افزایش بهره وری کارکنان چه اهمیتی دارد؟

برای این‌که یک کسب‌وکار به خوبی اداره و به سود منتهی شود، مهم‌ترین عنصر عملکرد کارکنان آن است. زمانی‌که کارکنان از شرایط موجود راضی باشند، به‌صورت خودکار بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد. وقتی می‌گوییم بهره‌وری منظور آن است که کارکنان از ساعات کاری خود به نحو احسن استفاده کنند، وظایف خود را به درستی انجام دهند و موجب افزایش درآمد سازمان شوند و در آخر سازمان را در دستیابی به اهداف، همراهی نمایند.

افزایش بهره وری کارکنان، دقیقا همان چیزی است که هر کسب‌وکاری برای رشد خود به آن نیاز دارد.

1. سود شرکت را افزایش می‌دهد و به رشد آن کمک می‌کند.
2. بهره‌وری بالا باعث کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود.
3. درصورتی‌که بهره وری کارکنان بالا باشد، سازمان می‌تواند خواسته‌های مصرف‌کننده خود را برطرف نماید.
4. به شرکت کمک می‌کند تا در بازار رقابتی حضور داشته و حتی پیشرفت کند.
5. باید کارمندی استخدام شود که میزان ارزشی که به سازمان می‌بخشد بیشتر از مقدار هزینه پرداختی به او باشد.

اهمیت بهره‌وری کارکنان آن‌جا مشخص می‌شود که یک کارمند به سازمان شما سود می‌رساند در حالی‌که کارمند دیگری برای شما هزینه به همراه دارد. اکنون که از اهمیت آن صحبت به میان آمد، لازم است از راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان نیز آگاه شویم.

افزایش بهره وری کارکنان به چه روش‌هایی ایجاد می‌شود؟

به منظور افزایش بهره‌وری کارکنان چندین روش فراهم شده است که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.

• تعیین کردن اهداف واقع‌بینانه

در ابتدا شما به عنوان مدیر یک سازمان باید اهدافی را برای خودتان تعیین کنید و این اهداف باید کاملاً واقع‌بینانه و دست‌یافتنی باشند. مسئله تعیین اهداف دست‌یافتنی و واقع‌بینانه از مهمترین مسائلی است که باعث موفقیت و یا شکست پروژه شما خواهد شد.
احتمالاً این سؤال برایتان بوجود آمد که منظور از اهداف واقع‌بینانه چیست؟ منظور از اهداف واقع‌بینانه هدف‌هایی هستند که واضح و قابل اندازه‌گیری هستند و امکان اجرای آن‌ها وجود دارد. خب! به منظور دست‌یابی به پاسخ این سؤال که آیا اهداف من واقع‌بینانه هستند لازم است به سؤالات زیر پاسخ دهید.
۱. آیا متناسب با منابع، زمان و نیروهایی که در دسترس است، رسیدن به این هدف در زمان مشخص شده امکان پذیر است؟
۲. آیا دقیقاً مشخص کرده‌ایم که چه کاری قرار است انجام دهیم؟
۳. آیا برای بررسی این که چه میزان به هدف خود نزدیک شده‌ایم معیار سنجشی داریم؟
نکته‌ای که در تعیین اهداف باید درنظر داشته باشید این است که اولاً، اهداف بلندپروازانه تعیین نکنید و ثانیاً، اهداف را با بررسی نظر کارکنان و اعضای تیم خود تنظیم کنید.

• بر پیشرفت کار کارکنان نظارت داشته باشید

یکی از کارهایی که باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود این است که بر روند کاری آنها براساس شاخص‌های کلیدی عملکردی یا همان KPI نظارت داشته باشید. این نظارت باید در ۳ قالب ارائه شود:
– بودجه
– قالب زمانی پروژه
– انتظارت کیفی و کمی
شما باید به صورت منظم KPIها را بررسی کنید و پیشرفت کارکنان را پیگیری کنید. برای این‌که در این کار اندکی راحت‌تر باشید می‌توانید یک سیستم گزارش‌دهی مناسب را ایجاد کنید‌.

• به منظور افزایش بهره وری کارکنان، هرچه بیشتر در زمان صرفه‌جویی کنید؛ برای مثال جلسات ایستاده برگزار کنید

جلسات ایستاده همانطور که از نامشان مشخص است، جلساتی هستند که همه در آن ایستاده‌اند و علت این که کسی دور میز ننشسته است این است که نمی‌خواهیم زمان هدر رود. در صورتی که افراد دور میز بنشینند و جلسه برگزار کنند، احتمالاً بحث‌های حاشیه‌ای ایجاد خواهد شد که وقت و زمان را از کارکنان می‌گیرد ولی جلسات ایستاده باعث می‌شوند کارکنان هرچه سریعتر به کار خود بازگردند.

• محیط مناسبی را برای کارکنان خود ایجاد کنید

فرض کنید در محیطی کار می‌کنید که همه با هم دوست هستید و در انجام دادن کارها به یکدیگر کمک می‌کنید. در این شرایط به احتمال زیاد دوست دارید کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. پس ایجاد محیط مناسب و سالم می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شود. محیطی که باعث می‌شود کارکنان ایده‌های خلاقانه را به کار بگیرند، ریسک کنند، در مواقع لزوم با همکاران خود مشورت کنند و حتی آن‌ها را یاری دهند. این مسئولیت منابع انسانی می‌باشد که محیط مناسبی برای افراد فراهم نماید. میزان سروصدا و حتی میزان روشنایی و دمای محیط کار بر میزان بهره وری کارکنان مؤثر است بنابراین توجه کنید که محیطی راحت و تمیز برای آن‌ها ایجاد کنید.

• احساس تعهد

باید توجه داشته‌باشید که علاقمند بودن به یک کار با تعهد داشتن نسبت به آن تفاوت دارد. وجود کارکنانی متعهد و مسئولیت‌پذیر از دارایی‌های مهم هر مجموعه است. بنابراین مدیران لازم است تلاش کنند تا این تعهد در مجموعه برقرار شود و با برقراری اعتماد متقابل، ایجاد روابط دوستانه، برطرف ساختن نیازهای کارمندان، قدردانی از آن‌ها به‌خاطر عملکردشان، استفاده از تشویقی‌های مالی و … احساس رضایت شغلی در آنان ایجاد کنند. تا زمانی‌که نیازهای روحی-روانی آن‌ها برطرف نشود، کارکنان احساس تعهد کامل نسبت به سازمان نخواهندداشت.

• انگیزه دادن

یکی از راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان، ایجاد انگیزه در آن‌هاست. پرداخت پاداش‌‌های مالی و سهیم کردن کارمندان در سود نهایی و موفقیت سازمان، موجب بهبود بهره وری آنان خواهدشد.

• شفاف‌سازی

بدون ارتباط واضح، کسب‌وکارها شکست می‌خورند. مدیرانی که بتوانند انتظارات خود را از کارکنان به وضوح بیان کنند می‌توانند بهره‌وری و عملکرد مثبت را در تیم افزایش دهند.

• توسعه و بهبود مهارت کارکنان

آموزش کارمندان نقش مهمی در آمادگی تیم شما دارد. آموزش بر بهبود دانش کارکنان و درنتیجه بهبود عملکرد آن‌ها تأثیرگذار است.

می‌توانید از آموزش‌های تخصصی استفاده کنید که در آن اطلاعات گذشته کارکنان به‌روز شده و می‌توانند موارد جدیدی نیز بیاموزند. از آموزش‌های عملی استفاده کنید. با این کار شما می‌توانید کارایی این نوع از آموزش را بررسی کنید و کارکنان نیز می‌توانند به‌صورت عملی آن آموزه‌ها را امتحان کنند.

در آموزش کارمندان خود حوصله خرج کنید و انتظار نداشته‌باشید که موضوعات پیچیده را با سرعت فرابگیرند.

• تطابق مهارت کارکنان با وظایف آن‌ها

هر سازمان باید از مهارت‌ها و سبک رفتاری کارکنان خود آگاه باشد تا از آن‌ها برای به حداکثر رساندن کارآیی استفاده کند. این‌که انتظار داشته‌باشید کارمندان شما در همه‌چیز عالی باشند، کارآمد نیست. در عوض باید پیش از تفویض وظایف از خود بپرسید آیا این فرد برای انجام این کار مناسب است یا خیر؟ اگر جواب خیر است باید کارمندی را انتخاب کنید که مهارت‌ها و سبک شخصیت او با نیازهای شما مطابقت داشته‌باشد.

• آموزش مهارت مدیریت زمان

یکی از راه‌های سنجش میزان بهره وری کارکنان، بررسی این مهم است که هر فرد برای انجام یک کار چقدر زمان نیاز دارد. در هر سازمان لازم است نحوه مدیریت زمان به کارمندان آموزش داده‌شود تا زمان کمتری از آن‌ها به اشتباه تلف شود.

• تجربه‌های خودتان را با کارکنان در میان بگذارید

شما از زمانی که کارمند ساده‌ای بوده‌اید تا زمانی که به مدیریت رسیده‌اید حتماً تجربیات گوناگونی را کسب کرده‌اید. چه چیز بهتر از این است که این تجربیات را با کارکنان خود درمیان بگذارید؟ این کار می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شما شود و هزینه‌ای هم نیاز ندارد.

• خودداری از مدیریت خرد

تفویض وظایف به خودی خود امری سازنده است اما گاهی مدیران نگران خروجی آن هستند و همچنان به مدیریت خود ادامه می‌دهند؛ این کار تفویض وظیفه را بی‌معنا می‌کند. به‌طورکلی کارکنان با مدیریت خرد احساس ضعیف‌بودن می‌کنند، اعتمادبه‌نفس آن‌ها کاهش یافته و در نتیجه عملکرد پایینی خواهندداشت.

راه حل این است که شما پس از تفویض وظایف، دستورالعملی به آن‌ها ارائه دهید تا متوجه شوند دقیقا چه انتظاراتی از آن‌ها دارید و در نهایت پس از تفویض اختیار اتاق را ترک کنید تا احساس استقلال و آرامش داشته‌باشند و با اعتمادبه‌نفس بیشتری وظایف‌شان را انجام دهند.

تا اینجا بررسی کردیم که چه کارهایی باید از طرف مدیر برای کارکنان انجام شود تا افزایش بهره‌وری کارکنان به دست آید.

اما خود شما به‌عنوان مدیر باید چه کارهایی را انجام دهید تا به حداکثر بهره‌وری برسید؟

– کارهایتان را اولویت‌بندی کنید

هنگامی شما به مقام مدیریت انتخاب خواهید شد که مهارت بالایی در انجام کارهایتان داشته باشید اما وقتی که شما مدیر شدید بقیه از شما انتظار دارند کارها را با سرعت بیشتری انجام دهید اما چگونه؟ یکی از راه‌هایی که می‌توانید با استفاده از آن کارهایتان را سرعت ببخشید این است که اولویت‌بندی انجام دهید.
برای انجام اولویت‌بندی کارهایتان می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. براساس این ماتریس کارهایی که قرار است انجام دهید در ۴ دسته قرار خواهند گرفت:
۱. فوری و مهم
۲. فوری است، مهم نیست
۳. مهم است، فوری نیست
۴. نه فوری و نه مهم
به صورت شکل زیر:

با استفاده از این ماتریس می‌توانید اولویت‌های کاری خود را تعیین کنید و به سادگی به آن‌ها بپردازید.

– برنامه‌ریزی مناسب انجام دهید

برای این‌که برنامه‌ریزی روزانه انجام دهید لازم است بررسی کنید که کدام زمان از روز پرانرژی‌تر هستید و کارهای مهمتر و سخت‌تر خود را در آن زمان انجام دهید‌ و برعکس آن، در زمان‌هایی که انرژی کمتری دارید کارهای ساده‌تر خود را انجام دهید. این نوع برنامه‌ریزی باعث می‌شود شما بیشتر به کارهایتان بپردازید و حتی کارهای کوچک را هم انجام دهید.

– برخی از وظایفتان را واگذار کنید

باید بدانید با این‌که مدیر هستید ولی ممکن است به تمام کارها و وظایفتان نرسید و نتوانید همه کارها را باهم و به تنهایی انجام دهید. پس بهتر است برخی از کارها را برعهده دیگران بگذارید و کمی از کارهای خودتان کم کنید تا بتوانید به وظایف مهمتر خود برسید.

– از ابزارهای مدیریتی مناسب برای افزایش بهره‌وری کارکنان خودتان استفاده کنید

اگر تمامی موارد و شرایط را ایجاد کرده باشید و در کنار آن ابزار مدیریتی مناسب را نیز فراهم کنید، کارکنان شما می‌توانند به بازده بیشتری دست پیدا کنند. از جمله ابزارهایی که می‌توانند به شما کمک کنند تا این مسئله را تحقق ببخشید، ابزارهای مدیریت پروژه هستند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی دارند که امکان فعالیت گروهی را نیز ایجاد می‌کنند و می‌توانند باعث افزایش نظم در انجام پروژه‌های شما شوند و مؤثر واقع شوند.

چگونه بهره وری را اندازه گیری کنیم؟

هر سازمانی نیاز دارد که اطلاع پیدا کند هر یک از اعضای آن چه میزان بهره وری داشته‌اند و باید چه کارهایی انجام دهد تا منجر به افزایش بهره‌وری آن‌ها شود. در واقع اگر بهره‌وری در بازه زمانی مشخص اندازه‌گیری نشود، نمی‌توان میزان تأثیرگذاری آن را سنجید.

اندازه‌گیری بهره وری به شکل‌های مختلفی قابل انجام است:

• اندازه‌گیری بر اساس میزان اهدافی که تحقق یافتند
• مقدار سود به‌دست‌آمده
• کیفیت کار
• اندازه‌گیری براساس مقدار زمان صرف‌شده برای یک کار

در نتیجه سیستمی لازم است تا به تحلیل و ارزیابی آن بپردازد و این کار را به درستی انجام دهد.

در انتها…

در این مطلب سعی کردیم شما را با مفاهیم بهره وری سازمان و بهره وری کارکنان آشنا کنیم. با تعاریفی که ارائه شد، متوجه شدیم افزایش بهره وری کارکنان می‌تواند باعث افزایش بهره وری سازمان شود و تولید خدمات و کالا را توسط سازمان افزایش دهد و یکی از اهداف هر سازمانی این است که بهره وری کارکنان را افزایش دهد تا بتواند به اهداف خود دست یابد.

نوشته افزایش بهره وری کارکنان به چه روش‌هایی ایجاد می‌شود؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.