سبک رهبری مربیگری چیست؟

بسیاری از چیزهایی که باید در مورد سبک رهبری مربیگری (Coaching Leadership Style) بدانیم، در این جمله خلاصه می‌شود: «رهبر یک مربی است.» مربی کسی است که به دیگران برای رسیدن به اهدافشان کمک می‌کند. کمک او می‌تواند آموزشی، تمرینی یا مشارکتی باشد. هر جنبه از ارتباط رهبر سازمان با تیم‌ها که باعث پیشرفت شخصی و مهارتی کارکنان شود، در سبک رهبری مربیگری جای می‌گیرد.

مربی به خود فکر نمی‌کند، بلکه با شناخت تک تک اعضای تیم به دنبال هدف نهایی است. به بیان ساده، شخصی که از سبک رهبری مربیگری استفاده می‌کند، کمتر به این فکر می‌کند که بهترین رهبر باشد! او بیشتر از پتانسیل تیم خود برای موفقیت بهره می‌برد. بنابراین به جای آنکه فقط امر و نهی کند، به تیم آموزش می‌دهد.

اگر این شرایط در تیم شما وجود دارد، سبک رهبری مربیگری برایتان مؤثر واقع می‌شود:

• مشارکت و انگیزه در کارکنان بسیار پایین است.
• فرهنگ سمی یا بی‌اعتمادی در سازمان وجود دارد.
• بین اهداف سازمانی و اهداف شخصی ارتباطی وجود ندارد.
• به جای احساس تیم بودن، فردگرایی در سازمان حاکم است.

تفاوت سبک رهبری کوچینگ با سایر سبک‌های رهبری

ده‌ها سبک مختلف رهبری وجود دارند، اما انتخاب یک روش کاربردی می‌تواند دشوار باشد. بسیاری از رهبران از سبک‌های مختلف برای ایجاد انگیزه و مدیریت تیم خود استفاده می‌کنند. با این حال، درک اینکه چگونه سبک رهبری مربیگری با سایر رویکردها متفاوت است، می‌تواند به شما دیدگاه واضحی از این سبک ارائه دهد. رهبری مربیگری بیشتر شبیه به موارد زیر است:

• دلسوز بودن: رهبران دلسوز با اعضای تیم خود همدلی می‌کنند. همدلی به معنای درک احساس متقابل است. رهبر خود را جای کارکنان قرار می‌دهد تا بتواند نیازهای آنها بهتر درک کند. همچنین دلسوزی باید از سر منطق باید نه صرفآً احساسات!
• دموکراتیک: دقیقاً مانند یک حکومت دموکراسی، این نوع رهبر به شدت بر نظرات و پیشنهادات اعضای تیم تکیه دارد. اولویت اصلی بر همکاری بین تیمی و مشارکت است و رهبر تنها تصمیم گیرنده نیست.
• ذهن آگاهی: رهبران باید کاملاً در لحظه حضور داشته باشند و به آنچه در حال رخ دادن است توجه کنند، نه اینکه الگوهای رفتاری خود را پیش‌ فرض کارشان قرار دهند. ذهن آگاهی یعنی اینکه در حال حاضر چه اقدامی بهتر است که انجام شود.
• خدمتگزار: رهبرانِ خدمتگزار، می‌خواهند به جای اینکه افتخار همه کارها را به نام خود بزنند، آن را برای همه اعضا شریک شوند. خدمتگزار بودن به معنای فراموش کردن عملکرد خود و توجه به کارایی تیمی است.

سبک رهبری مربیگری با سبک‌های رهبری استبدادی، بوروکراتیک و تعاملی متفاوت است. این سبک‌های رهبری همگی ماهیتی سفت و سخت دارند و از قدرت به شکلی سنتی پیروی می‌کنند. نکته اصلی این است که سبک رهبری مربیگری با آنچه بسیاری از مردم به عنوان یک رهبر «سنتی» می‌دانند، مطابقت ندارد. این سبک بیشتر در مورد حمایت و همکاری است و مفاهیمی مانند کنترل، نظارت و قدرت مطلقه در آن وجود ندارد.

ویژگی‌های سبک رهبری مربیگری

رهبری سبک کوچینگ، سبکی از رهبری است که بر اهمیت خدمت به دیگران تأکید می‌کند. به جای گرفتن اعتبار برای موفقیت یک فرد، هدف بر توسعه همه افراد تمرکز است. این سبک رهبری اغلب منجر به روحیه بهتر و بهره وری بالای تیم می‌شود، زیرا بین رهبران و اعضای تیم اعتماد ایجاد می‌شود. ویژگی‌های مشترک سبک رهبری مربیگری شامل موارد زیر است:

کمک به کارکنان برای رسیدن به اهدافشان

همکاری برای دستیابی به پیشرفت سریع، یکی از ویژگی‌های اصلی سبک رهبری مربیگری است. رهبران و مدیرانی که به عنوان مربی برای اعضای تیم خود کار می‌کنند، به کارکنان برای پیشرفت بیشترشان کمک می‌کنند. این کمک شامل برنامه ریزی و توسعه استراتژی‌هایی برای رشد در زمینه‌های خاص است. این مشارکت‌ها مدیران را قادر می‌سازد تا روابط نزدیکی با تیم خود نیز برقرار کنند. فضای احترام و اعتماد متقابل باعث می‌شود شرایط کاری برای همه مساعد باشد.

تاکید بر بازخورد و پرسیدن سوال از کارکنان

ارائه بازخورد بخش کلیدی رهبری سبک مربیگری است. بازخورد برای رشد و توسعه ضروری است، اما برای دستیابی به نتایج مطلوب باید موثر و کاربردی نیز باشد. بازخورد موثر با گوش دادن دقیق به آنچه اعضای تیم برای بیان دارند شروع می‌شود. همچنین بازخورد باید مشخص، مفید و به موقع باشد تا اعضای تیم بتوانند به سرعت مهارت‌های خود را بهبود بخشند. در نهایت، رهبران باید از بازخورد به طور مثبت برای کمک به رشد کارکنان استفاده کنند تا اینکه روی اشتباهات یا شکست‌های گذشته تمرکز کنند. از این رو، بازخورد سازنده و پرسیدن سوالات درست از ویژگی‌های ضروری این سبک است.

• بیشتر بخوانید: انتقاد سازنده چیست و چگونه انتقاد مدیران می تواند سازنده باشد؟
•                        گوش دادن فعالانه چیست و چگونه آن را تقویت کنیم؟

توسعه و رشد شخصی و ارتباطی کارکنان

رهبری سبک کوچینگ بر توسعه کارکنان تاکید دارد. این بدان معناست که رهبران و مدیران بازخورد ارائه می‌دهند و به اعضای تیم کمک می‌‍‌کنند تا در مهارت‌های خود رشد کنند تا بتوانند در کار موفق شوند. آنها این کار را با ارائه فرصت‌های آموزشی، مربیگری و راهنمایی انجام می‌دهند. رهبران باید مطمئن شوند که کارکنان به این منابع دسترسی دارند تا به رشد خود و تبدیل شدن به متخصصان مؤثر ادامه دهند. توسعه کارکنان همچنین شامل ایجاد انگیزه و الهام در آن ها در زمان‌هاییست که انگیزه شان کم شده است تا کارکنان مشتاقانه منتظر دستیابی به دستاوردهای بیشتر با تیم خود باشند.

کمک به حفظ کارکنان با ارزش سازمان

یکی دیگر از مزایای کلیدی رهبری سبک مربیگری تأثیر آن بر حفظ کارکنان است. به این دلیل که رهبران و مدیرانی که بر رشد و توسعه تمرکز می‌کنند به کارکنان خود کمک خواهند کرد که ارزش کار خود را ببینند. این امر منجر به افزایش رضایت شغلی و انگیزه می‌شود. علاوه بر این، رهبرانی که بازخوردهای خود را برای رشد فردی ارائه می‌دهند و نه اشتباهات، اعضای تیم خود را تشویق می‌کنند تا کارهای جدیدتر انجام دهند، بدون آنکه احساس ترس کنند. این امر روحیه کار تیمی را تقویت می‌کند و می‌تواند منجر به حفظ طولانی مدت کارکنان با استعداد در سازمان شود.

سختی های سبک رهبری مربیگری

• مربگیری موضوعی زمان‌بر است. همیشه بردها و نتایج سریع وجود ندارد. به این دلیل که مربیگیری به زمانی برای بررسی نیازها، شناخت کارکنان و تطبیق منابع فعلی با اهداف سازمانی نیاز دارند.
• این سبک رهبری برای مدیران ارشد وقت گیر است. آنها باید زمان و انرژی زیادی را صرف همراهی با تیم کنند. شناخت هر یک از کارکنان کاری دشوار و زمان‌بر است. همچنین مدیران ارشد باید دانش مربگیری داشته باشند.
• نیازمند همکاری و تعهد کارکنان است. به عبارتی، کارکنان باید بخواهند رشد و توسعه پیدا کنند.

نحوه اعمال سبک رهبری مربگیری در سازمان

شما می‌توانید برای شروع سبک رهبری مربگیری، مراحل زیر را انجام دهید:

1- به اهداف توسعه فردی کارکنان آگاه باشید

سبک رهبری مربیگری بر دستیابی به یک چشم انداز متمرکز است، نه فقط چشم انداز سازمان، بلکه چشم انداز هر یک از کارکنان! اگر اهداف و خواسته‌های کارکنان خود را درک نکنید، رهبری مربگیری دشوار خواهد بود. این امر مستلزم گفتگوهای یک به یک با افراد مختلف است. برای اینکه این مکالمات سازنده‌تر شوند، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• یک مطالعه علمی نشان داد که مطرح کردن سؤالات باز به افراد امکان می‌دهند صادقانه‌تر پاسخ دهند. به عنوان مثال، از کارکنان خود بپرسید: «هدف شغلی که برای سال آینده در نظر داری چیه؟»
• سعی کنید هر بار یک سوال بپرسید تا از فشار روی فرد کم کنید. تعداد زیاد سوالات ممکن است فرد را گیج کند. برای مثال، بپرسید: «چالشی که در حال حاضر با اون روبرو هستی چیه؟»

2- ارائه بازخورد را در اولویت قرار دهید

کسی که هیچ وقت به شما نمی‌گوید چه کاری را درست یا غلط انجام می‌دهید، اصلاً مربی نیست! به همین دلیل، مدیران ارشد با سبک رهبری مربیگری باید ارائه بازخورد را در اولویت قرار دهند. بازخورد باید به صورت زیر باشد:

• مکرر: بازخورد باید به صورت مکرر ارائه شود.
• واضح: بازخورد باید واضح و صریح ارائه شود.
• عمل پذیر: بازخورد باید با عمل همراه باشد.

با اعضای تیم ارتباط برقرار کنید تا بفهمید که آنها چگونه به بازخورد پاسخ می‌دهند. ممکن است یک نفر در هنگام شنیدن بازخورد در حضور افراد دیگر مشکلی نداشته باشید، در حالی که فرد دیگر با جلسات خصوصی احساس راحتی بیشتری می‌کند. در نهایت، به یاد داشته باشید که انتقاد سازنده را با تحسین و قدردانی همراه کنید. در حالی که هدف رهبری مربیگری شکل دادن به مهارت‌ها و بهبود عملکرد است، اما باید در طول مسیر مربگیری به افزایش اعتماد به نفس کارکنان خود کمک کنید.

3- هوش هیجانی خود را تقویت کنید

سبک رهبری مربیگری امری شخصی است، بدین معنا که هر رهبری می‌تواند شیوه مورد نظر خود را پیاده سازی کند. بنابراین رهبران می‌توانند فرآیندهای اجرایی سازمان را به شیوه‌ای پویاتر و پر معناتر هدایت کنند. هوش هیجانی که توانایی در تشخیص و مدیریت احساسات خود و دیگران است، بخش مهمی از این پازل خواهد بود. شما می‌توانید هوش هیجانی خود را با موارد زیر تقویت کنید:

• درخواست بازخورد از افراد دیگر (مدیران ارشد هر بخش)
• نامگذاری احساسات خود (مثلا: من احساس استرس می‌کنم)
• تمرین ذهن آگاهی برای ارتباط واقعی با احساسات خود

بیشتر بخوانید: مدیریت مدرن در مقابل مدیریت سنتی

کلام آخر

در حالی که وظیفه مربیگری به اندازه کافی آسان به نظر می‌رسد، اما اینطور نیست! مربی خوب بودن به چیزی بیش از یک مدیر خوب بودن نیاز دارد. اول از همه، رهبران باید درک خوبی از خود داشته باشند. آنها باید خودآگاه باشند تا بتوانند نقاط قوت و ضعف خود و همچنین نیازهای اعضای تیم خود را درک کنند. برای اینکه دیگران را به طور مؤثر راهنمایی کنند، به هوش هیجانی نیز نیاز دارند، به این معنی که بتوانند احساسات خود را در محیط‌های شخصی و حرفه‌ای کنترل کنند. بهترین راه برای سبک رهبری مربیگری این است که ابتدا ویژگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز برای این سبک رهبری را درک کنید. شما باید ذهن باز، مهارت‌های ارتباطی خوب و صبر داشته باشید. علاوه بر این، شما باید بتوانید درک کنید که افراد چگونه کار می‌کنند و انگیزه آنها چیست.

منابع: atlassian ، risely

نوشته سبک رهبری مربیگری چیست و چگونه از آن در مدیریت تیم استفاده کنیم؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

برای این منظور مدیران می‌توانند از نرم افزارهای مختلفی استفاده کنند. اگر می‌خواهید با مدیریت عملکرد سازمانی و ابزارهای آن بیشتر آشنا شوید، تا پایان با ما همراه باشید.

مدیریت عملکرد سازمانی چیست؟

مدیریت عملکرد یا Performance Management در واقع مفهومی متفاوت از ارزیابی عملکرد است تحت عنوان فرآیند ارتباط و بازخورد مداوم میان مدیران منابع انسانی و کارکنان که در راستای دستیابی به اهداف سازمان تعریف شده‌اند. البته امروزه پیشرفت فناوری‌های نوین و افزایش استفاده از این شیوه در مدیریت کسب و کارها موجب شده تعریف مدیریت عملکرد سازمانی ابعاد متفاوت و تازه‌ای پیدا کند. به طوری که مدیریت عملکرد در گذشته به صورت سالیانه انجام می‌شد اما امروزه یک فرآیند دائمی و مداوم محسوب می‌شود. به عبارتی می‌توان گفت هدف مدیریت عملکرد در سازمان‌ها اطمینان یافتن از کارکرد بهینه کارمندان در تمامی روزهای سال است. تا به این ترتیب بتوانند مشکلاتی که بر عملکرد کارمندان اثر می‌گذارد را شناسایی و آن‌ها را برطرف نمایند.

چرا مدیریت عملکرد سازمانی بسیار حائز اهمیت است؟

پیش از آنکه به معرفی ابزارهای مدیریت عملکرد بپردازیم بهتر است به این موضوع اشاره کنیم چرا استفاده از این شیوه مدیریت امروزه خیلی مهم است و مدیران موظف به استفاده از آن هستند. از مهم‌ترین دلایل لزوم اجرای مدیریت عملکرد سازمانی می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• مدیریت عملکرد نوعی مکمل برای گزارش‌ها بررسی عملکرد سالانه سازمان‌ها است و عملکرد مدیران و کارکنان را در طول سال مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
• مدیریت عملکرد مدام این مفهوم را به کارکنان منتقل می‌کند که مدیران برای آن‌ها ارزش قائل می‌شوند. از این‌رو کارکنان بیشتر از قبل پذیرای دریافت بازخوردهای سازنده خواهند شد.

مدیریت عملکرد چه اهدافی را دنبال می کند؟

در واقع هدف اصلی مدیریت عملکرد، اندازه‌گیری عملکرد سازمان‌ها با هدف تشویق و هدایت کارکنان در راستای افزایش بهره‌وری است. از مهم‌ترین اهداف مدیریت عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• ترویج دادن فرهنگ کار در سازمان‌ها
• تعیین نمودن اهداف سازمان در جهت تحقق چشم‌انداز سازمان
• بهبود ارتباطات میان تیم‌های مختلف
• توانمند نمودن کارکنان
• شناسایی و کشف فرصت‌های رشد
• ایجاد انگیزه به منظور کار مؤثرتر
• تعیین انتظاراتی که از مدیران و کارکنان وجود دارد

روش‌های ارزیابی و مدیریت عملکرد

از گذشته تاکنون روش‌های مختلفی برای مدیریت عملکرد سازمانی مورد استفاده قرار گرفته است که از رایج‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

·        روش 360 درجه

از کارآمدترین روش‌ها که اطلاعات جامعی را به دست می‌آورد، می‌توان به روش 360 درجه اشاره نمود. در این روش بازخورد عملکرد یک فرد از خود او و سایر اعضا سازمان دریافت می‌شود و نوعی ارزیابی پیشرفته محسوب شده که به منظور بررسی عملکرد هر یک از کارمندان سعی می‌کند از نظرات 7 الی 12 نفر استفاده نماید. روش 360 درجه یک روش متعادل جهت مشاهده عملکرد واقعی کارمند در زمینه کار تیمی، رهبری، ارتباطات بین فردی، مدیریت، مشارکت، عادات کار  و … بر اساس مشخصات شغلی کارمند محسوب می‌شود.

·        روش عامل سنجی

در این متد صفات و خصوصیات فردی در فرآیند ارزشیابی مورد بررسی قرار نمی‌گیرد و معیار سنجش، کارایی فرد در نحوه انجام وظایف و مسئولیت‌هایی است که بر عهده دارد.

·        روش قیاسی

در روش قیاسی عملکرد یک فرد را نسبت به استاندارد از پیش تعیین شده می‌سنجند و مهم‌ترین مزیت این روش حذف اعمال‌نظرهای شخصی است.

بهترین نرم افزارهای مدیریت عملکرد

برای بررسی مدیریت عملکرد نرم افزارهای مختلفی طراحی و تولید شده است که با استفاده از آن‌ها می‌توان این فرآیند را به بهترین شکل ممکن اجرا نمود. ازجمله انواع نرم افزار مدیریت عملکرد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

·       نرم افزار هدف سنج

این نرم افزار خدماتی مانند مدیریت مبتنی بر OKR و KPI به مدیریت پروژه، مدیریت وظایف را برای مدیریت سازمان ارائه می‌دهد. OKR در واقع یک چهارچوب هدف‌گذاری است که به سازمان‌ها و اشخاص در تعریف اهداف و خروجی‌ها کمک می‌نماید. با استفاده از نرم افزار هدف سنج سنجش اعضای تیم و بهبود شرایط تیمی را به خوبی می‌توانید تجربه کنید. به این صورت که هر یک از اعضا می‌توانند وظایف خود را در نرم افزار وارد نمایند و در ددلاین تعیین شده به تکمیل آن‌ها بپردازند.

·       نرم افزار آرسس

از قدیمی‌ترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین فارسی می‌توان به آرسس اشاره نمود که با استفاده از آن می‌توانید بر اساس تخصص افراد تیم مجموعه مختلفی از فعالیت‌ها را به آن‌ها بسپارید و به خوبی کارها را کنترل و مدیریت کنید. این نرم افزار از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می‌کند و کنترل زمان، هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی را به خوبی انجام می‌دهد. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به مدیریت پیشرفت پروژه، مدیریت منابع نرم افزار، کنترل پروژه و مدیریت بودجه اشاره نمود و با توجه به این ویژگی‌ها می‌توان گفت چیزی فراتر از یک نرم افزار است و می‌تواند به همکار استراتژیک شما تبدیل شود.

·       نرم افزار مدیریت عملکرد IPMP

این نرم افزار در واقع یک PMIS است که مدیران می‌توانند برای احاطه به ابعاد مختلف پروژه از آن استفاده نمایند. در طراحی این نرم افزار از تجربیات افرادی که سوابق طولانی در پروژه‌های مختلف خطوط لوله، عمرانی و نفت و گاز داشته‌اند استفاده شده است. از مهم‎ترین ویژگی‌های نرم‌افزار IPMP می‌توان به امکان تعریف پروژه به صورت نامحدود، تعیین سطح دسترسی افراد، قابلیت مشخص نمودن پیش‌نیازها، امکان مشخص نمودن سیاست وزن دهی پروژه، طراحی چرخه اطلاعات در محیطی بی‌نظیر برای کنترل دقیق حرکت اطلاعات در سازمان به شکل اتوماتیک و … اشاره نمود.

·       نرم افزار مدیریت عملکرد همتیک

یکی از بهترین و بروزترین نرم افزارهای مدیریت عملکرد، نرم افزار همتیک است. با استفاده از همتیک مدیران به خوبی می‌توانند عملکرد سازمان و کارکنان خود را مورد ارزیابی قرار دهند و در جهت بهبود عملکرد آن‌ها اقدامات لازم را انجام دهند. از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم افزار می‌توان به اینکه مدیران پروژه از وظایف و کارهای خود به خوبی مطلع می‌شوند، می‌توانند با اعضای تیم خود در مورد مسائل مختلف گفتگو کنند، تمامی گزارش‌ها را ثبت کنند و به اسناد و اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند،  وظایف کارکنان و اعضای تیم را تخصیص دهند،  زمان و هزینه‌های برنامه‌ریزی شده را به طور واقعی مقایسه کنند و با کشف دلایل خطا آن را به حداقل برسانند، اشاره نمود.

سخن پایانی

برای تمامی مدیران سازمان‌ها ضروری است که درک مناسبی از اهمیت عملکرد سازمانی داشته باشند. از این‌رو مدیرانی که در تلاش‌اند به تقویت مدیریت عملکرد در سازمان خود بپردازند باید از نرم‌افزار مدیریت عملکرد استفاده کنند تا بتوانند بازخوردهای منظمی از کارکنان دریافت نمایند. با استفاده از این روش به خوبی شاهد افزایش انگیزه کارکنان و بهبود راندمان کاری مجموعه خواهید بود.

نوشته مدیریت عملکرد سازمانی چیست و با چه ابزاری آن را بهتر کنیم؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

بهتر است این جمله را به یاد داشته باشید که اعتماد خوب است، اما کنترل نیز لازم است. شاید شما هنوز به دنبال مفهوم و شالوده اصلی کنترل پروژه هستید. منظور از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه فرآیندی است که به جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل داده‌های یک پروژه جهت می‌دهد تا مسیر درست در هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها انتخاب شود.

در کنترل پروژه شما به مسائل مهمی در شروع، برنامه زمان‌بندی، تعیین هزینه‌ها، برقراری ارتباط، نظارت کلی و … اشراف کامل خواهید داشت. توجه داشته باشید که این فرآیند تکراری می‌تواند تأثیر به سزایی در تعیین وضعیت پروژه، تخمین نتایج آینده، بهبود عملکرد کار و … داشته باشد. برای اینکه شما با این تکنیک بیشتر آشنا شوید، انواع روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه را برایتان معرفی می‌کنیم.

انواع روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه

در گذشته چندان حجم کار در پروژه‌ها زیاد نبود، اما با پیشرفت تکنولوژی و تعریف پروژه‌های بزرگ مشکلات زیادی در مدیریت یک شرکت به وجود آمد. از جمله این مشکلات می‌توان به پراکندگی اطلاعات، ناهماهنگی نیروهای انسانی، نرسیدن به اهداف، زمان بندی نامناسب، ضعف در ارزیابی نتایج، برآورد اشتباه هزینه‌ها و … اشاره کرد. کاملاً بدیهی است که مدیریت کارها با وجود این مشکلات دشواری‌های خاص خودش را دارد و باید از شیوه‌های جدید برای این کار بهره برد. در ادامه با انواع روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه آشنا می‌شوید:

کنترل رفت و برگشت

یکی از روش‌های معمول برای کنترل یک پروژه، شیوه رفت و برگشت است. زمانی که شما برخی از پیش‌شرط‌ها مانند بودجه، زمان و … را برای رسیدن به اهداف مشخص شده، مورد بررسی قرار می‌دهید، به این معنی است که کنترل رفت و برگشت را در نظر گرفته‌اید.

به کمک این روش کل مسیر پروژه زیر نظر گرفته می‌شود و می‌توان گفت که به صورت آزمایشی کار را تعریف می‌کنند. در این آزمایش باید شما یقین داشته باشید که تمام پیش‌شرط‌ها به طور دقیق بررسی شده‌اند و برآوردها نیز دقیق هستند. این روش باید در طول پروژه اجرا شود و نمی‌توان از قبل برنامه‌ریزی کرد.

کنترل سایبرنتیک

اگر در برنامه‌ریزی پروژه بر خروجی‌ها تمرکز شود، به این روش سایبرنتیک گفته می‌شود. خروجی‌ها در هر مرحله بررسی می‌شوند تا دقیقاً مطابق استانداردهای تعریف شده باشند. در صورتی که نقاط عطف از بررسی تیم کنترل امتیاز کافی نگیرد، باید مشکلات به طور کامل تجزیه و تحلیل شوند. گاهی نیاز می‌شود که الگوهای فعالیت را تغییر دهید.

کاملاً مشهود است که این روش بر کنترل انحراف از استاندارد تمرکز دارد و یکی از مرسوم‌ترین روش‌ها می‌باشد. اگر در پروژه یک ساختمان برای تکمیل سازه زمان مشخصی تعیین کرده باشید و این کار به تأخیر افتاده باشد، باید تمام مراحلی که پس از آن برنامه‌ریزی شده بود نیز زمانشان تغییر کند. تغییر برنامه به شکلی جلو می‌رود که سرعت انجام مراحل دیگر بالا می‌رود تا تأخیر قبلی جبران شود.

کنترل پس از عملکرد

یکی از روش‌هایی که بر عملکرد کار به صورت گام به گام نظارت نمی‌شود و تنها در پایان آن کنترل‌ها انجام می‌شود، کنترل پس از عملکرد است. در میان روش‌های برنامه‌ ریزی و کنترل پروژه این مورد چندان مرسوم نیست. پس از پایان پروژه، تیم شرکت برای کنترل وارد عمل می‌شوند تا ایرادات را برای پروژه‌های دیگر بررسی کنند و از نتایج آن استفاده نمایند.

به عنوان مثال پروژه یک نمایشگاه را در نظر بگیرید که پس از اتمام آن، شما با بررسی متوجه می‌شوید که تأخیرهای کار از تیم سیم‌کشی بود و برای رفع آن در کارهای بعدی تدابیری را خواهید اندیشید.

به هرحال شما نیاز دارید تا کارهای خود را با کنترل پیش ببرید تا به بهترین نحو ممکن کارها پیش رود.

نرم افزار کنترل پروژه

پیشرفت تکنولوژی باعث شده تا اکثر کارها به شیوه‌ای دقیق‌تر بررسی شوند. این روزها هر مدیر کاربلدی نیاز دارد تا از یک نرم‌افزار کنترل پروژه استفاده نماید تا در یک نگاه پیشرفت و یا مشکلات روند کارها را بسنجد. این نرم‌افزارها می‌توانند به مدیران و مسئولین شرکت کمک کنند تا میزان پیشرفت کارها و عملکرد افراد تیم را به طور دقیق زیر نظر بگیرند و تصمیمات درستی برای ادامه کار اتخاذ کنند.

به کمک این نرم‌افزارها اولویت‌بندی کارها برای تمام افراد تیم مشخص می‌شود و همین مسئله درصد موفقیت پروژه را بسیار بالا می‌برد. یکی دیگر از موارد مهم برنامه ریزی پروژه، مدیریت زمان است و ثبت تایم شیت برای افراد تیم کار دشواری می‌باشد. با وجود یک نرم‌افزار این مشکل نیز به راحتی کنار زده می‌شود تا افراد تیم با محیط جذاب آن، به تایم کار نیز اهمیت دهند و همه‌ی کارها سر وقت انجام شوند.

برای اینکه نتایج کنترل مورد بررسی قرار بگیرد باید تمام داده‌ها مرتب باشند. در صورت استفاده از نرم‌افزار داده‌ها به صورت مرتب و منظم برای بررسی در اختیار افراد تیم قرار می‌گیرد که سرعت زیادی به روند بررسی می‌دهد.

در روش‌های برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه شما می‌توانید روی نرم افزار مدیریت پروژه همتیک حساب کنید.

جمع بندی

با توجه به اینکه حجم بسیاری از پروژه‌ها در دنیای امروز وسیع است، مدیریت آن‌ها کار بسیار دشواری است و بدون ابزار نمی‌توان نظارت و کنترل داشت. روش‌های برنامه ریزی و کنترل پروژه بسیاری برای مدیریت پروژه در جهان امروز پیشنهاد شده است که ما در این مطلب به برخی از آن‌ها اشاره کردیم. برای اینکه یک پروژه موفقیت صددرصدی داشته باشد، باید کارها اولویت‌بندی شوند، تایم شیت برای کارمندان لیست شود، مدیریت هوشمند باشد، کار تیمی به بهترین نحو ممکن انجام شود و … شما نیاز دارید تا از یک نرم افزار کنترل پروژه بهره‌مند شوید.

نرم افزار مدیریت پروژه همتیک می‌تواند به شما در افزایش بهره‌وری و کنترل هر چه بهتر کارها دستیار مناسبی باشد. هر مدیری می‌تواند برای بهبود وضعیت کارها از این برنامه استفاده کند. شما نیز می‌توانید به راحتی هر چه تمام با شماره تلفن‌های مندرج در سایت با مسئولین و مشاورین همتیک تماس گرفته و پاسخ سؤالات خود را دریافت کنید.

نوشته انواع روش‌های برنامه ریزی و کنترل پروژه کدام است؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

تا چه میزان با تعاریف و کاربرد بهره وری سازمانی و بهره وری کارکنان آشنایی دارید؟ ارتباط بین این دو مؤلفه چیست؟ آیا روش‌هایی برای افزایش بهره وری کارکنان وجود دارد؟ در این مطلب قصد داریم توضیح دهیم چطور بهره وری کارکنان در سازمان را افزایش دهیم و در ادامه آن به بررسی ارتباط بین دو مؤلفه بهره وری سازمانی و بهره وری کارکنان بپردازیم. پس در ابتدا با تعاریف آشنا خواهیم شد.

بهره‌ وری چیست؟

بهره وری یکی از اصطلاحات علم اقتصاد و مدیریت است که معادل آن در زبان انگلیسی Productivity است. درواقع بهر‌ه‌وری یک دیدگاه ذهنی محسوب می‌شود که قصد دارد همه چیزی که در زمان حال وجود دارد را بهتر کند.
تعریف دقیق‌تری که می‌توان از بهره‌وری ارائه داد به این صورت است: مقدار کالا و خدماتی که درازای هر واحد از انرژی یا هزینه بدون کاهش کیفیت تولید می‌شود. به بیان دیگر منظور از بهره‌وری رسیدن به بیشترین سودِ ممکن با استفاده و بهره‌گیری بهینه از نیروی کار، منابع مالی، مهارت نیروی انسانی و … است.
بهره‌وری در سطوح مختلفی وجود دارد؛ برای مثال بهره‌وری فرد، بهره‌وری گروه، بهره‌وری سازمان، بهره‌وری ملی را داریم که از بین آن‌ها از همه مهمتر بهره‌وری ملی است.
بهره‌وری به صورت کلی دو مؤلفه دارد؛ اثربخشی و کارایی. در ادامه برای آشنایی هرچه بیشتر شما با این  اصطلاحات، به توضیح هریک از این دو مؤلفه خواهیم پرداخت.
– اثربخشی: در توضیح این مؤلفه با این سؤال مواجه هستیم که به چه میزان به اهداف و نتایج برنامه‌ریزی‌شده دست یافته‌ایم؟
– کارایی: در این مؤلفه به بررسی ارتباط نتیجه کسب شده و منابع مصرفی خواهیم پرداخت. به عبارتی در این قسمت، سازمان و یا هر نهاد دیگری به این مسئله می‌پردازد که از نیروهایی که دارد تا چه حد به صورت بهینه برای رسیدن به اهداف استفاده کرده است؟ آیا از نیروها به درستی استفاده شده است؟ آیا حداکثر محصول با حداقل نهاده‌ها تأمین شده است؟
به بیان دیگر و در توضیح ساده‌تر می‌توانیم بگوییم منظور از اثربخشی کارِ درست کردن است و منظور از کارایی درست کار کردن.

بهره‌ وری سازمانی چیست؟

منظور از بهره‌وری سازمانی این است که تمام سازمان‌ها و نهادهای موجود، از نیروهای کار و تمامی منابع مادی و معنوی خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند تا بتوانند کیفیت و کمیت کالا و خدماتشان را افزایش دهند‌. با بیان این موضوع متوجه خواهیم شد که هدف بهره‌وری این نیست که بتواند منابع مصرفی را در راستای بهبود کیفیت و کمیت افزایش دهد، بلکه قصد دارد از منابع موجود در این راستا بهترین استفاده را ببرد. یعنی برای بهبود شرایط و حداکثر تولید خدمات و کالا ساعات کاری کارکنان را افزایش نخواهد داد بلکه در همان تایم باعث می‌شود تولید افزایش یابد.
بهره‌وری سازمانی برای بهبود شرایط زندگی کردن در جامعه بسیار ضروری است و در دنیای درحال توسعهِ امروزی اهمیت این مسئله بسیار افزایش یافته است. بهره‌وری سازمانی موجب می‌شود که سازمان‌ها به منظور دست یابی به این هدفشان از نیروهایی که دارند بیشترین استفاده را بکنند.
عواملی که در افزایش و یا کاهش بهره‌ وری یک سازمان دخالت دارد شامل موارد زیر است:
کیفیت نیروی انسانی که خود به دو عامل صلاحیت کارکنان و توانمندی آنها وابسته است و متناسب با نموداری که در شکل زیر مشاهده می‌کنید تأثیر این عامل می‌تواند باعث کاهش و یا افزایش بهره‌وری سازمانی شود.

فرمول بهره‌وری را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.

بهره‌ وری سازمان چه اهمیتی دارد؟

بهره‌وری سازمانی باعث می‌شود به صورت بهینه از منابع استفاده شود و در نتیجه‌ی آن افزایش کیفیت محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان، دلپذیرتر شدن محیط کار و رشد انگیزه کارکنان حاصل شود و تمامی این عوامل باعث رشد خودِ سازمان خواهد شد. پس به‌غیر از این‌که برای مشتریان مطلوب است، برای خود سازمان نیز لازم است‌.

بهره وری کارکنان چیست؟

منظور از بهره‌وری کارکنان این است که سازمان‌ها با استفاده از روش‌هایی کارایی کارکنان را بهبود بخشند و کارکنان بتوانند در ساعت کاری خودشان بیشترین تلاش را بکنند تا بهترین نتایج برای سازمان حاصل شود. مدیران سازمان‌های مختلف همواره در تلاش هستند تا به طریقی بتوانند کارایی کارمندان خود را افزایش دهند و هدف آنها از این مسئله این است که بهترین نتایج را به مشتریان ارائه دهند و از طرفی استعدادها و توانایی‌های کارکنان خود را پرورش دهند.
یکی از مسائلی که در بهبود کارایی کارکنان اهمیت دارد این است که شما به عنوان یک الگو به گونه‌ای رفتار کنید که کارکنانتان پس از مشاهده رفتارهای شما در راستای بهبود عملکردشان فعالیت‌هایی را انجام دهند. پس اولین مسئله‌ای که اهمیت دارد شما هستید و طریقه برخورد شما!

سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که آیا بهره وری کارکنان و بهره‌وری سازمان متفاوت هستند؟ آیا ارتباطی بین افزایش بهره‌وری کارکنان و افزایش بهره وری سازمان وجود دارد؟

از نظر تعریفی که ارائه می‌شود: بله، بهره‌وری سازمان و بهره‌وری کارکنان متفاوت هستند، اما باید بدانید که این دو مؤلفه در ارتباط کامل با یکدیگر قرار دارند و افزایش بهره‌وری کارکنان باعث افزایش و بهبود بهره‌وری سازمان خواهد شد و وقتی کارکنان از تایم کاری خود به خوبی و به درستی استفاده کنند باعث افزایش بازده و نیز افزایش تولید سازمان خواهند شد. پس از این نظر نه تنها تفاوتی ندارند، بلکه فراهم شدن یکی از آنها می‌تواند باعث وقوع دیگری شود.

افزایش بهره وری کارکنان چه اهمیتی دارد؟

برای این‌که یک کسب‌وکار به خوبی اداره و به سود منتهی شود، مهم‌ترین عنصر عملکرد کارکنان آن است. زمانی‌که کارکنان از شرایط موجود راضی باشند، به‌صورت خودکار بهره‌وری آن‌ها افزایش می‌یابد. وقتی می‌گوییم بهره‌وری منظور آن است که کارکنان از ساعات کاری خود به نحو احسن استفاده کنند، وظایف خود را به درستی انجام دهند و موجب افزایش درآمد سازمان شوند و در آخر سازمان را در دستیابی به اهداف، همراهی نمایند.

افزایش بهره وری کارکنان، دقیقا همان چیزی است که هر کسب‌وکاری برای رشد خود به آن نیاز دارد.

1. سود شرکت را افزایش می‌دهد و به رشد آن کمک می‌کند.
2. بهره‌وری بالا باعث کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود.
3. درصورتی‌که بهره وری کارکنان بالا باشد، سازمان می‌تواند خواسته‌های مصرف‌کننده خود را برطرف نماید.
4. به شرکت کمک می‌کند تا در بازار رقابتی حضور داشته و حتی پیشرفت کند.
5. باید کارمندی استخدام شود که میزان ارزشی که به سازمان می‌بخشد بیشتر از مقدار هزینه پرداختی به او باشد.

اهمیت بهره‌وری کارکنان آن‌جا مشخص می‌شود که یک کارمند به سازمان شما سود می‌رساند در حالی‌که کارمند دیگری برای شما هزینه به همراه دارد. اکنون که از اهمیت آن صحبت به میان آمد، لازم است از راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان نیز آگاه شویم.

افزایش بهره وری کارکنان به چه روش‌هایی ایجاد می‌شود؟

به منظور افزایش بهره‌وری کارکنان چندین روش فراهم شده است که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.

• تعیین کردن اهداف واقع‌بینانه

در ابتدا شما به عنوان مدیر یک سازمان باید اهدافی را برای خودتان تعیین کنید و این اهداف باید کاملاً واقع‌بینانه و دست‌یافتنی باشند. مسئله تعیین اهداف دست‌یافتنی و واقع‌بینانه از مهمترین مسائلی است که باعث موفقیت و یا شکست پروژه شما خواهد شد.
احتمالاً این سؤال برایتان بوجود آمد که منظور از اهداف واقع‌بینانه چیست؟ منظور از اهداف واقع‌بینانه هدف‌هایی هستند که واضح و قابل اندازه‌گیری هستند و امکان اجرای آن‌ها وجود دارد. خب! به منظور دست‌یابی به پاسخ این سؤال که آیا اهداف من واقع‌بینانه هستند لازم است به سؤالات زیر پاسخ دهید.
۱. آیا متناسب با منابع، زمان و نیروهایی که در دسترس است، رسیدن به این هدف در زمان مشخص شده امکان پذیر است؟
۲. آیا دقیقاً مشخص کرده‌ایم که چه کاری قرار است انجام دهیم؟
۳. آیا برای بررسی این که چه میزان به هدف خود نزدیک شده‌ایم معیار سنجشی داریم؟
نکته‌ای که در تعیین اهداف باید درنظر داشته باشید این است که اولاً، اهداف بلندپروازانه تعیین نکنید و ثانیاً، اهداف را با بررسی نظر کارکنان و اعضای تیم خود تنظیم کنید.

• بر پیشرفت کار کارکنان نظارت داشته باشید

یکی از کارهایی که باعث افزایش بهره‌وری کارکنان می‌شود این است که بر روند کاری آنها براساس شاخص‌های کلیدی عملکردی یا همان KPI نظارت داشته باشید. این نظارت باید در ۳ قالب ارائه شود:
– بودجه
– قالب زمانی پروژه
– انتظارت کیفی و کمی
شما باید به صورت منظم KPIها را بررسی کنید و پیشرفت کارکنان را پیگیری کنید. برای این‌که در این کار اندکی راحت‌تر باشید می‌توانید یک سیستم گزارش‌دهی مناسب را ایجاد کنید‌.

• به منظور افزایش بهره وری کارکنان، هرچه بیشتر در زمان صرفه‌جویی کنید؛ برای مثال جلسات ایستاده برگزار کنید

جلسات ایستاده همانطور که از نامشان مشخص است، جلساتی هستند که همه در آن ایستاده‌اند و علت این که کسی دور میز ننشسته است این است که نمی‌خواهیم زمان هدر رود. در صورتی که افراد دور میز بنشینند و جلسه برگزار کنند، احتمالاً بحث‌های حاشیه‌ای ایجاد خواهد شد که وقت و زمان را از کارکنان می‌گیرد ولی جلسات ایستاده باعث می‌شوند کارکنان هرچه سریعتر به کار خود بازگردند.

• محیط مناسبی را برای کارکنان خود ایجاد کنید

فرض کنید در محیطی کار می‌کنید که همه با هم دوست هستید و در انجام دادن کارها به یکدیگر کمک می‌کنید. در این شرایط به احتمال زیاد دوست دارید کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. پس ایجاد محیط مناسب و سالم می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شود. محیطی که باعث می‌شود کارکنان ایده‌های خلاقانه را به کار بگیرند، ریسک کنند، در مواقع لزوم با همکاران خود مشورت کنند و حتی آن‌ها را یاری دهند. این مسئولیت منابع انسانی می‌باشد که محیط مناسبی برای افراد فراهم نماید. میزان سروصدا و حتی میزان روشنایی و دمای محیط کار بر میزان بهره وری کارکنان مؤثر است بنابراین توجه کنید که محیطی راحت و تمیز برای آن‌ها ایجاد کنید.

• احساس تعهد

باید توجه داشته‌باشید که علاقمند بودن به یک کار با تعهد داشتن نسبت به آن تفاوت دارد. وجود کارکنانی متعهد و مسئولیت‌پذیر از دارایی‌های مهم هر مجموعه است. بنابراین مدیران لازم است تلاش کنند تا این تعهد در مجموعه برقرار شود و با برقراری اعتماد متقابل، ایجاد روابط دوستانه، برطرف ساختن نیازهای کارمندان، قدردانی از آن‌ها به‌خاطر عملکردشان، استفاده از تشویقی‌های مالی و … احساس رضایت شغلی در آنان ایجاد کنند. تا زمانی‌که نیازهای روحی-روانی آن‌ها برطرف نشود، کارکنان احساس تعهد کامل نسبت به سازمان نخواهندداشت.

• انگیزه دادن

یکی از راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان، ایجاد انگیزه در آن‌هاست. پرداخت پاداش‌‌های مالی و سهیم کردن کارمندان در سود نهایی و موفقیت سازمان، موجب بهبود بهره وری آنان خواهدشد.

• شفاف‌سازی

بدون ارتباط واضح، کسب‌وکارها شکست می‌خورند. مدیرانی که بتوانند انتظارات خود را از کارکنان به وضوح بیان کنند می‌توانند بهره‌وری و عملکرد مثبت را در تیم افزایش دهند.

• توسعه و بهبود مهارت کارکنان

آموزش کارمندان نقش مهمی در آمادگی تیم شما دارد. آموزش بر بهبود دانش کارکنان و درنتیجه بهبود عملکرد آن‌ها تأثیرگذار است.

می‌توانید از آموزش‌های تخصصی استفاده کنید که در آن اطلاعات گذشته کارکنان به‌روز شده و می‌توانند موارد جدیدی نیز بیاموزند. از آموزش‌های عملی استفاده کنید. با این کار شما می‌توانید کارایی این نوع از آموزش را بررسی کنید و کارکنان نیز می‌توانند به‌صورت عملی آن آموزه‌ها را امتحان کنند.

در آموزش کارمندان خود حوصله خرج کنید و انتظار نداشته‌باشید که موضوعات پیچیده را با سرعت فرابگیرند.

• تطابق مهارت کارکنان با وظایف آن‌ها

هر سازمان باید از مهارت‌ها و سبک رفتاری کارکنان خود آگاه باشد تا از آن‌ها برای به حداکثر رساندن کارآیی استفاده کند. این‌که انتظار داشته‌باشید کارمندان شما در همه‌چیز عالی باشند، کارآمد نیست. در عوض باید پیش از تفویض وظایف از خود بپرسید آیا این فرد برای انجام این کار مناسب است یا خیر؟ اگر جواب خیر است باید کارمندی را انتخاب کنید که مهارت‌ها و سبک شخصیت او با نیازهای شما مطابقت داشته‌باشد.

• آموزش مهارت مدیریت زمان

یکی از راه‌های سنجش میزان بهره وری کارکنان، بررسی این مهم است که هر فرد برای انجام یک کار چقدر زمان نیاز دارد. در هر سازمان لازم است نحوه مدیریت زمان به کارمندان آموزش داده‌شود تا زمان کمتری از آن‌ها به اشتباه تلف شود.

• تجربه‌های خودتان را با کارکنان در میان بگذارید

شما از زمانی که کارمند ساده‌ای بوده‌اید تا زمانی که به مدیریت رسیده‌اید حتماً تجربیات گوناگونی را کسب کرده‌اید. چه چیز بهتر از این است که این تجربیات را با کارکنان خود درمیان بگذارید؟ این کار می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شما شود و هزینه‌ای هم نیاز ندارد.

• خودداری از مدیریت خرد

تفویض وظایف به خودی خود امری سازنده است اما گاهی مدیران نگران خروجی آن هستند و همچنان به مدیریت خود ادامه می‌دهند؛ این کار تفویض وظیفه را بی‌معنا می‌کند. به‌طورکلی کارکنان با مدیریت خرد احساس ضعیف‌بودن می‌کنند، اعتمادبه‌نفس آن‌ها کاهش یافته و در نتیجه عملکرد پایینی خواهندداشت.

راه حل این است که شما پس از تفویض وظایف، دستورالعملی به آن‌ها ارائه دهید تا متوجه شوند دقیقا چه انتظاراتی از آن‌ها دارید و در نهایت پس از تفویض اختیار اتاق را ترک کنید تا احساس استقلال و آرامش داشته‌باشند و با اعتمادبه‌نفس بیشتری وظایف‌شان را انجام دهند.

تا اینجا بررسی کردیم که چه کارهایی باید از طرف مدیر برای کارکنان انجام شود تا افزایش بهره‌وری کارکنان به دست آید.

اما خود شما به‌عنوان مدیر باید چه کارهایی را انجام دهید تا به حداکثر بهره‌وری برسید؟

– کارهایتان را اولویت‌بندی کنید

هنگامی شما به مقام مدیریت انتخاب خواهید شد که مهارت بالایی در انجام کارهایتان داشته باشید اما وقتی که شما مدیر شدید بقیه از شما انتظار دارند کارها را با سرعت بیشتری انجام دهید اما چگونه؟ یکی از راه‌هایی که می‌توانید با استفاده از آن کارهایتان را سرعت ببخشید این است که اولویت‌بندی انجام دهید.
برای انجام اولویت‌بندی کارهایتان می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. براساس این ماتریس کارهایی که قرار است انجام دهید در ۴ دسته قرار خواهند گرفت:
۱. فوری و مهم
۲. فوری است، مهم نیست
۳. مهم است، فوری نیست
۴. نه فوری و نه مهم
به صورت شکل زیر:

با استفاده از این ماتریس می‌توانید اولویت‌های کاری خود را تعیین کنید و به سادگی به آن‌ها بپردازید.

– برنامه‌ریزی مناسب انجام دهید

برای این‌که برنامه‌ریزی روزانه انجام دهید لازم است بررسی کنید که کدام زمان از روز پرانرژی‌تر هستید و کارهای مهمتر و سخت‌تر خود را در آن زمان انجام دهید‌ و برعکس آن، در زمان‌هایی که انرژی کمتری دارید کارهای ساده‌تر خود را انجام دهید. این نوع برنامه‌ریزی باعث می‌شود شما بیشتر به کارهایتان بپردازید و حتی کارهای کوچک را هم انجام دهید.

– برخی از وظایفتان را واگذار کنید

باید بدانید با این‌که مدیر هستید ولی ممکن است به تمام کارها و وظایفتان نرسید و نتوانید همه کارها را باهم و به تنهایی انجام دهید. پس بهتر است برخی از کارها را برعهده دیگران بگذارید و کمی از کارهای خودتان کم کنید تا بتوانید به وظایف مهمتر خود برسید.

– از ابزارهای مدیریتی مناسب برای افزایش بهره‌وری کارکنان خودتان استفاده کنید

اگر تمامی موارد و شرایط را ایجاد کرده باشید و در کنار آن ابزار مدیریتی مناسب را نیز فراهم کنید، کارکنان شما می‌توانند به بازده بیشتری دست پیدا کنند. از جمله ابزارهایی که می‌توانند به شما کمک کنند تا این مسئله را تحقق ببخشید، ابزارهای مدیریت پروژه هستند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی دارند که امکان فعالیت گروهی را نیز ایجاد می‌کنند و می‌توانند باعث افزایش نظم در انجام پروژه‌های شما شوند و مؤثر واقع شوند.

چگونه بهره وری را اندازه گیری کنیم؟

هر سازمانی نیاز دارد که اطلاع پیدا کند هر یک از اعضای آن چه میزان بهره وری داشته‌اند و باید چه کارهایی انجام دهد تا منجر به افزایش بهره‌وری آن‌ها شود. در واقع اگر بهره‌وری در بازه زمانی مشخص اندازه‌گیری نشود، نمی‌توان میزان تأثیرگذاری آن را سنجید.

اندازه‌گیری بهره وری به شکل‌های مختلفی قابل انجام است:

• اندازه‌گیری بر اساس میزان اهدافی که تحقق یافتند
• مقدار سود به‌دست‌آمده
• کیفیت کار
• اندازه‌گیری براساس مقدار زمان صرف‌شده برای یک کار

در نتیجه سیستمی لازم است تا به تحلیل و ارزیابی آن بپردازد و این کار را به درستی انجام دهد.

در انتها…

در این مطلب سعی کردیم شما را با مفاهیم بهره وری سازمان و بهره وری کارکنان آشنا کنیم. با تعاریفی که ارائه شد، متوجه شدیم افزایش بهره وری کارکنان می‌تواند باعث افزایش بهره وری سازمان شود و تولید خدمات و کالا را توسط سازمان افزایش دهد و یکی از اهداف هر سازمانی این است که بهره وری کارکنان را افزایش دهد تا بتواند به اهداف خود دست یابد.

نوشته افزایش بهره وری کارکنان به چه روش‌هایی ایجاد می‌شود؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

برای اینکه پروژه‌­ها به بهترین نتیجه برسند، اعضا تیم باید نسبت به حفظ این ارزش‌­ها در منشور تیم اسکرام متعهدانه رفتار کنند. در این مقاله به بررسی 5 ارزش متد اسکرام و اهمیت آن می‌پردازیم و در ادامه در مورد چگونگی ارتقا این ارزش‌­ها در تیم و تفاوت بین ارزش­‌ها و اصول اسکرام صحبت می کنیم. پس با ما همراه باشید.

ارزش‌های اسکرام چیست؟

تعهد، تمرکز، باز بودن، احترام و شجاعت، 5 ارزش تعریف شده برای روش اسکرام هستند. اثربخشی این روش زمانی مشاهده خواهد شد که افراد در زندگی خود با کمک این ارزش‌­ها، مهارت‌­های خود را افزایش دهند. چارچوب اسکرام به‌­طور خاص برای مدیریت پروژه­‌های پیچیده طراحی شده است تا بتوانند به سرعت با تغییرات به‌­وجود آمده یا نیازمندی­‌های موجود سازگاری یابند. (تعریف محدوده در مدیریت پروژه به اهداف و الزامات مربوط به هر پروژه اشاره دارد). به­‌همین دلیل هر یک از این 5 ارزش برای موفقیت در مدیریت پروژه اسکرام بسیار مهم است. حال در ادامه هر یک از این ارزش‌­ها را به­‌طور دقیق مورد بررسی قرار می­‌دهیم.

1- تعهد

به­‌عنوان مثال به وظایف یک واحد نظامی با نیروهای ویژه فکر کنید. این تیم­‌های کوچک و متخصص باید ماموریت­‌های پیچیده­‌ای را انجام دهند که  می‌­تواند در یک چشم به‌­هم زدن تغییر کند. برای اینکه این موقعیت‌­های حساس با موفقیت هدایت شود، هر یک از اعضا تیم باید به­‌طور 100% نسبت به ماموریت در حال اجرا و سایر اعضا تیم خود متعهدانه عمل کند.

با اینکه بیشتر پروژه­‌ها تا این میزان حساس و وابسته به مرگ و زندگی نیستند، اما مفهوم کلی برای مدیریت پروژه اسکرام یکسان است. تیم‌­های اسکرام باید بتوانند مثل یک سیستم دقیق و منظم برای رسیدن به یک هدف مشترک با یکدیگر همکاری کنند. به‌­عبارتی، افراد تیم برای انجام وظایف و ارائه بهترین توانایی­‌های خود باید به یکدیگر اعتماد داشته باشند. این اعتماد زمانی شکل می­‌گیرد که اعضای تیم به‌­طور کامل به تیم و پروژه متعهد باشند.

2- تمرکز

یکی از مشخصه­‌های متدولوژی اسکرام، اسپرینت است. اسپرینت یک دوره زمانی مشخص است که در طی آن اعضا تیم برای رسیدن به یک هدف مشخص کار می­‌کنند. برای اینکه از زمان حداکثر بهره را ببرید، هر یک از اعضا تیم باید بر روی کار در حال انجام و همچنین تأثیر آن بر اسپرینت متمرکز باشند.

برای کمک به تمرکز اعضا تیم، مدیران پروژه اسکرام می‌توانند تعداد وظایف یا اولویت‌هایی را که در طول اسپرینت برای هر فرد مشخص کرده­‌اند، محدود کنند. علاوه­‌بر این، تشویق به مشارکت کامل تیم در جلسه روزانه اسکرام می­‌تواند به افراد کمک کند تا روی وظایف مشخص شده خود متمرکز بمانند.

3- بیان پیشرفت یا موانع آن

برای اینکه تیم اسکرام در کوتاه‌­ترین زمان ممکن بیشترین پیشرفت را داشته باشد، هر یک از اعضا تیم باید کاملا صادق باشند و در مورد میزان پیشرفت خود صحبت کنند. هدف از جلسه روزانه اسکرام شناخت مشکلات و یافتن راه‌­حل مناسب برای آن است. اگر اعضا تیم در مورد مشکلات یا موانعی که با آن مواجه می‌شوند صحبت نکنند، پیشرفتی حاصل نمی‌­شود. علاوه­‌بر این، اعضا تیم باید در امور کاری با همکاران خود مشورت کنند و آن‌ها را به عنوان یک یار دلسوز برای موفقیت پروژه ببینند.

یکی از بهترین راه‌های مدیریت پروژه اسکرام جهت ارتقا سطح ارزش‌­های تیم، شفاف بودن با اعضا تیم‌ است. ارائه بازخورد صادقانه در طول جلسات روزانه اسکرام نه تنها برای حل مشکلات پیش­ روی تیم ضروری است، بلکه صداقت و صراحت را در میان اعضا تیم افزایش می­‌دهد.

4- احترام

احترام در تیم اسکرام به این معنی است که هیچ فرد یا کار او ارزشمندتر از دیگری نیست. احترام همچنین به­‌معنای اعتماد به اعضا تیم برای انجام وظایفشان، شنیدن و بررسی ایده‌­های آن‌ها و شناخت دستاوردهای آن­‌ها می‌­باشد.

رهبران اسکرام می­توانند با نشان دادن احترام به مالک محصول، ذینفعان و اعضا تیمشان به تقویت احترام در میان تیم­‌های خود کمک کنند.

5- شجاعت

در نهایت، تیم‌های اسکرام باید این شجاعت را داشته باشند که هم با خودشان و هم با سهامداران در مورد پیشرفت پروژه و موانعی که با آن مواجه می‌شوند، صادق و شفاف باشند. اعضا تیم همچنین باید این شجاعت را داشته باشند تا در صورت نیاز کمک بخواهند، تاکتیک‌ها یا روش‌های جدیدی را امتحان کنند، در صورت مخالفت با یک ایده آن را مطرح کنند و گفتگو راحتی داشته باشند.

افرادی که مدیریت پروژه اسکرام را برعهده دارند، در درجه اول ارتقا­دهنده این ارزش خواهند بود. آن­ها باید شجاعت ایستادگی در مقابل سهامداران و صاحبان محصول را داشته باشد تا از تغییرات در اواسط اسپرینت جلوگیری کند.

آیا ارزش‌­ها و اصول اسکرام با هم تفاوت دارند؟

بله، ارزش­‌ها و اصول اسکرام یکسان نیستند. 5 ارزش اسکرام قوانین داخلی هستند که رفتار اعضا تیم را هدایت می‌­کنند، درحالی‌که اصول اسکرام بیشتر شبیه قوانین خارجی هستند که به اطمینان از کاربرد مناسب روش اسکرام کمک خواهند کرد.

اصول اسکرام چیست؟

برای مدیریت پروژه اسکرام چند اصل اساسی وجود دارد که عبارتند از:

1. کنترل تجربی فرایند: تیم‌های اسکرام باید به‌­طور مرتب روند کار خود را براساس نیازها و محدوده پروژه در حال تغییر بررسی کنند.
2. خود سازماندهی: هر یک از اعضا تیم اسکرام باید مسئولیت وظایف خود را برعهده بگیرد و خود را در قبال تیم و پروژه مسئول بداند.
3. همکاری: تیم­‌ها باید با هم تعامل و مشارکت داشته باشند تا بیشترین ارزش را ارائه دهند.
4. اولویت‌بندی مبتنی بر ارزش: اسکرام مسترها و تیم‌هایشان باید کارهای عقب افتاده را اولویت‌بندی کنند و اسپرینت‌ها را براساس آیتم‌های دارای اولویت سازماندهی کنند.
5. Time-boxing: این اصل نشان دهنده زمان محدودی است که در طی آن وظایف خاصی باید انجام شود.
6. توسعه تکراری: اساس روش اسکرام سازگاری و توانایی تکرار سریع است.

مزایای روش اسکرام

• مدیریت دقیق پروژه‌­ها
• استفاده درست و بهینه از زمان و بودجه در دسترس
• قابلیت تقسیم پروژه­‌های بزرگ به تسک­‌ها
• امکان بررسی پیشرفت­‌ها در پایان هر تسک
• امکان دریافت فیدبک از صاحبان پروژه
• رشد و تکامل کار تیمی
• کنترل بهتر و سریع­تر تسک­‌ها
• افزایش میزان رضایت مشتری
• قابلیت پاسخگویی سریع به تغییرات و ارائه راه‌­حل برای آن‌­ها
• تسریع در شناسایی مشکلات موجود

سخن پایانی

مدیریت پروژه اسکرام یکی از بهترین متدهایی است که می‌تواند خیال شما را از بابت مشکلات موجود در تسک­‌های مختلف راحت کند. نرم‌افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک، ابزاری‌ست که به کمک آن می‌توانید پروژه‌های خود را طبق اصول و ارزش‌های اسکرام پیش ببرید. برای آشنایی با این نرم‌افزار می‌توانید از نسخه رایگان همتیک که به مدت یک ماه تمام امکانات را در اختیار شما قرار می‌دهد، استفاده کنید.

منبع: Wrike

نوشته 5 ارزش اسکرام در مدیریت پروژه اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

اتوماسیون چیست؟

اتوماسیون یک ابزار قدرتمند است که کارایی تیم شما را بیشتر می‌کند. با راه‌اندازی اتوماسیون کارهای ساده و معمولی را به کامپیوترها می‌سپارید، تا افراد بتوانند روی کارهای مهم، که فقط انسان‌ها می‌توانند انجام دهند، تمرکز کنند.

اتوماسیون پیچیده نیست، ترسناک هم نیست و قرار نیست کسی را بیکار کند. اتوماسیون یعنی افراد به جای این‌که درگیر انجام کارهای تکراری باشند، بتوانند کار بیشتر و با استاندارد بالاتر را با تلاش کمتری انجام دهند.

مهم‌ترین مرحله برای اجرای اتوماسیون این است که فرآیند‌هایی را که در کسب و کار شما، ماشین‌ها بهتر انجام می‌دهند، شناسایی کنید. وقتی کارمندان درگیر انجام کارهای تکراری نباشند، خروجی تیم شما به صورت تصاعدی افزایش خواهد یافت.

چهار نوع اتوماسیون داریم:

• اتوماسیون پایه (Basic automation)
• اتوماسیون فرآیند (Process automation)
• اتوماسیون یکپارچه‌ ( Integration automation)
• اتوماسیون هوش مصنوعی (AI automation)

اتوماسیون پایه

اتوماسیون پایه، ساده‌ترین نوع اتوماسیون برای دست‌یابی و اجراست؛ چون به دانش و ابزار خاصی نیاز ندارد و در پیچیده‌ترین حالت، باید از یک نرم‌افزار اضافی استفاده کنید و یا چند نرم افزار فعلی خود را جایگزین یک سرویس کنید.

اتوماسیون فرآیند

اتوماسیون فرآیند، در عین حال که فقط کمی از اتوماسیون پایه پیچیده‌تر است اما بسیار قدرتمندتر است. این نوع اتوماسیون بر مستندسازی و مدیریت کردن فرآیندها متمرکز است؛ تا این اطمینان حاصل شود که همه‌‌ی اعضا می‌دانند که چطور وظایف خود را انجام دهند. اگرچه این کار را می‌توان با نرم‌افزارهای سنتی مثل ورد و اکسل انجام داد، اما بهتر است که از یک نرم‌افزار اختصاصی مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Automation) که به اختصار BPM گفته می شود، استفاده کنید.

مستندسازی فرآیندها یک لیست بهینه از دستورالعمل‌های مورد نیاز برای انجام کارهای رایج در اختیار تیم شما قرار می‌دهد که باعث می‌شود کار خود را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند. از طرف دیگر کارمندان تازه وارد هم با تکیه بر همین دستورالعمل‌ها، می‌توانند کارهای پیچیده را انجام دهند.

اتوماسیون یکپارچه

اتوماسیون یکپارچه، قدرتمندترین و در عین حال سخت‌ترین نوع اتوماسیون برای اجرا در داخل سازمان است. در این روش طی یک شبیه‌ساز، ماشین­‌ها کارهای تکراری را که کارمندان انجام می‌دهند، مشاهده می‌کنند و بعد آن‌ها را به همان روش انجام می‌دهند.

مثلاً شما برای تیکت‌هایی که به پشتیبانی ارسال می‌شوند یک چک لیست دارید. به جای اینکه هر بار این کار را دستی انجام دهید، می‌توانید نرم‌افزار پشتیبانی مشتریان و نرم‌افزار BPM (مدیریت فرآیند کسب و کار) خود را با هم یکپارچه کنید که این لیست‌ها به طور اتوماتیک بررسی شوند و هر زمان نیاز به انجام کاری از سمت تیم پشتیبانی بود به آن‌ها اطلاع داده شود.

اتوماسیون با هوش مصنوعی

اتوماسیون هوش مصنوعی، با ادغام یکپارچه سازی و قدرت تصمیم‌گیری هوش مصنوعی، به شما یک ربات دیجیتال تحویل می‌دهد که می‌تواند داده‌ها را مثل یک انسان پردازش کند. در واقع یک الگوریتم تصمیم می‌گیرد که با داده‌ها چه کاری انجام دهد. به عنوان مثال، الگوریتمی که به طور مداوم، پیام های جدید را برای بخش پشتیبانی بررسی می‌کند اگر به مورد خاص و اضطراری برخورد کند، سریعاً به تیم پشتیبانی اطلاع می‌دهد و به این ترتیب، از بحران‌های احتمالی جلوگیری می‌کند.

چرا اتوماسیون مفید است؟

• ماشین‌ها وظایف را سریع‌تر و بدون خطای انسانی انجام می‌دهند.
• حتی اتوماسیون پایه هم تا حد زیادی باعث بهبود بازدهی می‌شود.
• کارها با یک استاندارد ثابت و مشخص انجام می‌شود.
• ارتباط و به اشتراک‌گذاری دانش ساده‌تر می‌شود.
• مدیریت تیم‌های بزرگ به یک کار ساده تبدیل می‌شود.
• شناسایی و رفع مشکلات آسان‌تر می‌شود.

اجرای اتوماسیون

• از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) استفاده کنید.

این که تازه فرآیند اتوماسیون‌ را شروع کرده باشید یا به دنبال بهبود اتوماسیون اجرا شده باشید، فرقی نمی‌کند. استفاده از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، زمان و هزینه‌ی کارهای شما را بهینه می‌کند.

در اولین قدم باید همه‌ی فرآیندهایی که در کسب و کار شما اتفاق می‌افتد را لیست کنید. هیچ تکنیک خاصی برای این کار وجود ندارد، فقط باید با اعضای تیم‌تان بنشینید و همه‌ی فرآیندها را مستندسازی کنید و بعد آن‌ها را در یک نرم افزار BPM ثبت کنید. بعد از این، همه‌ی افراد تیم همیشه به جدیدترین روندها در کسب و کار دسترسی دارند.

با این کار اجرای اتوماسیون یکپارچه و اتوماسیون هوش مصنوعی را با هم فراهم می‌کنید.

• نرم افزار BPM خود را با سایر نرم‌افزارهایتان یکپارچه کنید.

بعد از اینکه نرم‌افزار BPM را اجرا کردید، قدم بعدی این است که سایر نرم‌افزارها و سرویس‌هایتان را با آن یکپارچه کنید. از آن‌جایی که در مرحله قبل تمام فرآیندهایتان را مستندسازی کرده بودید، حالا به سادگی می‌توانید ببینید در کدام قسمت‌ها امکان یکپارچه کردن، برای صرفه جویی در زمان و کم کردن میزان کارهای کوچک و تکراری، وجود دارد.

دوباره به مثال پشتیبانی برمی‌گردیم. با یکپارچه شدن نرم افزار BPM و پلتفرم پشتیبانی مشتریان، با ارسال هر درخواست جدید به پشتیبانی، چک‌لیست‌ها به طور اتوماتیک بررسی می‌شوند و اطلاعات مورد نیاز مثل اسم مشتری، اسم شرکت و پیام مورد نظر به طور اتوماتیک وارد چک لیست می‌شوند. به این ترتیب کارشناسان پشتیبانی می‌توانند همه‌ی کارهای خود را از یک نرم‌افزار انجام دهند.

• از اتوماسیون هوش مصنوعی استفاده کنید

هوش مصنوعی می‌تواند کارهایی را که نیاز به منطق انسانی دارند، انجام دهد. مثل تشخیص زبان در متن، دسته‌بندی کردن عکس‌ها، شناسایی احساسات و پیش‌بینی وقایع به صورت جزئی‌تر.

فرض کنید که در یک شرکت بازرگانی هستید و واحد فروش ،عملیات و پشتیبانی را دارید در هر کدام از این قسمت ها هوش مصنوعی می تواند به کمک شما بیاید:

1. در بخش پشتیبانی مشتریان: تشخیص احساسات مشتری، انتقال تیکت‌های پشتیبانی به کارشناس مربوطه بر اساس متن تیکت
2. در عملیات: آنالیز کردن حجم زیادی از داده و خلاصه کردن نتایج به یک گزارش قابل فهم برای انسان
3. بخش بازاریابی: پیش بینی اینکه احتمال تبدیل کدام سرنخ‌ها به مشتری بیشتر است و بهینه کردن اهداف
4. واحد فروش: تعیین بهترین زمان برای تماس با یک مشتری بالقوه بر اساس اطلاعات مشتریان قبلی

اجرای اتوماسیون در واحد منابع انسانی

فرآیند سنتی جذب نیرو تقریباً از این موارد تشکیل شده است:

• یک موقعیت شغلی جدید مورد نیاز است و یا تیم فعلی نیاز به یک بخش جدید دارد.
• تصمیم به استخدام یک شخص جدید گرفته می‌شود.
• یکی از نیروها، مسئول نوشتن شرح شغلی برای نیروی جدید می‌شود.
• شرح شغلی در رسانه‌های مرتبط (سایت‌ها و کانال‌های کاریابی) پست می‌شود.
• رزومه‌ها جمع‌آوری می‌شود.
• بررسی‌های اولیه انجام می‌شود تا گزینه‌های نامناسب حذف شوند.
• بهترین گزینه‌ها انتخاب می‌شوند.
• قرارهای مصاحبه تنظیم می‌شوند.
• بهترین گزینه از بین مصاحبه‌ها انتخاب می‌شود.

در مقابل، فرآیند جذب با اتوماسیون، تقریباً شبیه این است:

• تصمیم برای جذب نیروی جدید گرفته می‌شود.
• چک لیست فرآیند استخدام در نرم افزار اجرا می‌شود.
• یکی از کارمندان از منوی کشویی نرم افزار، واحد و پوزیشنی که قرار است برای آن نیرو استخدام شود را انتخاب می‌کند.
• شرح شغلی از قبل در نرم افزار وارد شده است. بنابراین یک کارمند این شرح شغلی را در رسانه‌های مربوطه، که آن هم در نرم افزار مشخص شده، کپی می‌کند.
• رزومه‌ها به طور خودکاردر فضای ابری مثل گوگل درایو، ذخیره می‌شوند.
• نرم‌افزار، هر مرحله از کار چک کردن رزومه‌ها را به فرد مربوطه اختصاص می‌دهد.
• با کلیک بر روی یک لینک، چک لیست مربوط به مصاحبه هر یک از کاندیدها اجرا می‌شود.
• جواب مصاحبه‌ها در همان چک لیست نگه داری می‌شود.
• بهترین گزینه از بین مصاحبه‌ها انتخاب می‌شود.

وقت را تلف نکنید و فرآیند اتوماسیون را اجرا کنید!

اجرا کردن اتوماسیون ترسناک نیست و قرار نیست جای نیروها را پر کند؛ فقط با حذف کارهای تکراری و ساده، کار نیروها را آسان‌تر می‌کند.

منبع: The ultimate guide to business process automation – Process.st

نوشته اتوماسیون در کسب و کار چطور اجرا می‌شود؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

اگر جوابتان به سؤال‌های بالا بله است، وقت این است که به فکر یک نرم افزار مدیریت تسک و پروژه باشید. نرم افزارهای مدیریت تسک برای مدیریت وظایف، مدیریت زمان و شکل دادن ارتباط مؤثر بین اعضای تیم استفاده می‌شود.

تقریباً تمام سازمان‌ها و تیم‌های موفق از نرم افزار مدیریت پروژه و تسک استفاده می‌کنند چون متوجه فایده آن شده‌اند. اگر هیچ ایده‌ای ندارید که این نرم افزار چه تأثیری روی رشد و پیشرفت سازمان شما دارد، تا آخر این مقاله با ما همراه باشید تا نگاهی به کلیدی‌ترین فواید استفاده از این نرم افزارها داشته باشیم.

1- همه چیز را از یک مکان واحد مدیریت کنید

چه روی یک پروژه کار می‌کنید یا چندین پروژه، مهم است که فایل ها و مستندات مربوط به هر پروژه را در کنار هم نگه داری کنید. یک نرم افزار مدیریت مدیریت تسک به شما کمک می‌کند فایل‌ها، یاداشت‌ها، تیکت‌ها و برنامه زمانی مربوط به هر پروژه را به درستی مدیریت کنید. این نرم افزار یک پلتفرم یکپارچه را فراهم می‌کند که با استفاده از آن می‌توانید تمام فعالیت‌هایی را که تیم شما در حین کار انجام می‌دهند ذخیره کنید تا آن‌ها مجبور نباشند وظایفشان را به خاطر بسپارند یا از مسیر اصلی منحرف شوند.

با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه و تسک، هیچ وقت در معرض از دست دادن اطلاعات مهم و حساس پروژه یا فراموش کردن تسک‌های مهم و ددلاین‌ها نیستید. به کمک این نرم افزار نه تنها در زمان صرفه جویی می‌کنید، بلکه داده‌های کلیدی شما در یک سیستم یکپارچه که خبری از کاغذ در آن نیست، در دسترس هستند.

2- اولویت بندی تسک‌ها را آسان تر می‌کند

اولوبت بندی درست تسک‌ها یکی از فاکتورهای کلیدی برای رسیدن به ددلاین هاست. معمولاً موقع شروع پروژه، خیلی از افراد درگیر انجام دادن تسک‌های با اولویت پایین‌تر می‌شوند که باعث هدر رفتن زمان می شود چون تمرکزشان صرفاً روی این است که لیست تسک‌های پیش رویشان را یک به یک به پایان برسانند. مشخصاً این روش مدیریت تسک‌ها که بر پایه اهمیت تسک و زمان موردنیاز برای انجام آن نیست، روش ضعیفی برای مدیریت تسک‌هاست.

نرم افزارهای مدیریت تسک به شما کمک می‌کنند که با اولویت بندی کردن تسک‌ها، هر کدام از آن‌ها را به موقع به اتمام برسانید.

3- همیشه و همه جا به اطلاعات دسترسی دارید

اگر تصمیم داشته باشید که خارج از ساعت کاری و خارج از محیط کار روی یک تسک کار کنید، مهم است که به تمام اطلاعات دسترسی داشته باشید. با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه و تسک، همیشه و همه جا، فقط با دسترسی به اینترنت، می‌توانید به ادامه کارهای نیمه تمام خود بپردازید.

4- می‌توانید نگاه کلی به روند انجام  تسک‌ها داشته باشید

در سازمان‌های بزرگتر که تعداد تسک‌هایی که باید همزمان انجام شوند، زیادتر است؛ بسیار مهم است که بتوان روند کلی انجام تسک‌ها را زیر نظر گرفت. روش سنتی انجام این کار، یعنی چک کردن با تک تک افراد، بسیار زمان‌بر است ولی با نرم افزار مدیریت تسک می‌توان در عرض چند ثانیه نگاهی کلی به وضعیت پیشرفت کارها داشت.

5- بهره وری خود را افزایش دهید

بهره وری برای موفقیت هر سازمانی اهمیت زیادی دارد. اگر هر یک از اعضای تیم شما، زمان زیادی را صرف کنند تا فقط متوجه شوند «چه» کاری انجام دهند، زمانی که باید صرف انجام دادن کار شود، صرف پیدا کردن آن کار می‌شود. برای جلوگیری از این مشکل، یک نرم افزار مدیریت تسک راه حلی عالی است چون نه تنها به آن‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را به راحتی تعیین کنند، بلکه آنها را قادر می‌سازد تا تمام کارهای مهم مربوط به هر پروژه را با تاریخ مقرر مشاهده کنند تا بتوانند بر اساس آن برنامه ریزی کنند.

6- تخصیص دادن کارها را راحت تر می‌کند

تخصیص دادن درست تسک‌ها، یک گام مهم برای مدیریت موفقیت آمیز تعداد زیادی تسک در مدت بازه ی زمانی کوتاه است. با استفاده از نرم افزار مدیریت تسک، می‌توان با یک نگاه و یک کلیک تسک‌ها را به افراد مناسب اختصاص داد و روند پیشرفت آن را تحت نظر گرفت.

7- همکاری تیمی را بهبود می‌بخشد

با بزرگ‌تر شدن تیم، چک کردن عملکرد اعضای تیم هم تبدیل به چالش بزرگ‌تری می‌شود. نرم افزارهای مدیریت پروژه به حل کردن این مشکل و بهبود روند همکاری بین اعضای تیم کمک زیادی می‌کنند. به کمک این نرم افزار، تمام اعضای تیم می‌توانند ببینند هر تسکی به چه کسی اختصاص داده شده و به این ترتیب می‌توانند بهتر با هم همکاری کنند و تسک مربوط به خودشان را مؤثرتر و در زمان کوتاه‌تری تکمیل کنند.

8- دورکاری را آسان تر می‌کند

از شروع دوران کرونا و حتی در دوران پساکرونا، دورکاری به یکی از گزینه‌های اصلی شرکت‌ها تبدیل شده است. نرم افزار مدیریت پروژه به اعضای دورکار تیم کمک می‌کند که به صورت آنلاین در جریان تمام آپدیت‌های مربوط به پروژه قرار بگیرند و همینطور به مدیران کمک می‌کند تا به عملکرد اعضای دورکار تیم نظارت داشته باشند.

9- حجم کار را توزیع می‌کند

اگر هیچ ایده‌ای نداشته باشید که هر کسی در حال انجام دادن چه کارهایی‌ست، چطور می‌توانید کارها را به درستی توزیع کنید؟ یکی از مهم‌ترین چالش‌های مدیران پروژه، این است که حجم کار را به درستی بین اعضای تیم تقسیم کنند. توزیع ضعیف حجم کار مانع رسیدن به اهداف پروژه در زمان مقرر می‌شود. بهترین راه برای جلوگیری از این مشکل، استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه است. مدیر پروژه به کمک این نرم افزارها می‌تواند بعد از بررسی حجم کار هر یک از اعضای تیم، تسک‌ها را به درستی توزیع کند.

10- اعضای تیم را در مورد تسک‌های عقب افتاده مطلع می‌کند

وقتی تعداد تسک‌ها زیاد باشد، احتمال عقب افتادن آن‌ها از زمان‌بندی زیاد است. برجسته کردن این تسک‌ها و اطلاع رسانی آن به اعضای تیم، زمانی که به صورت دستی انجام شود، بسیار دشوار است. یک نرم افزار مدیریت تسک به صورت اتوماتیک این موارد را اطلاع رسانی می‌کند.

11- ایجاد تسک‌های تکرارشونده

همیشه برخی از کارها هستند که باید تکرار شوند و هر بار ایجاد این کارها آزاردهنده است. یک نرم افزار مدیریت کار به شما کمک می‌کند از اتلاف وقت در ایجاد این تسک‌ها با خودکار کردن آن جلوگیری کنید که باعث صرفه جویی در زمان قابل توجهی می‌شود که می‌توان از آن برای سایر موارد کلیدی استفاده کرد.

12- اضافه کردن زیرتسک به تسک‌های اصلی

با بزرگ‌تر شدن پروژه‌ها، مشکلی که در رسیدگی به آن‌ها وجود دارد، این است که وظایف زیادی به آن پروژه متصل است و این موضوع توصیف بخش‌های پروژه را به اعضای تیم دشوار می‌کند. با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه و تسک، می‌توانید هر تعداد که می‌خواهید به یک تسک، زیر تسک اضافه کنید و به این ترتیب یک پروژه بزرگ را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم کنید.

بنابراین می‌توان نتیجه گرفت اگر بتوانید به درستی از یک  نرم افزار مدیریت پروژه و تسک استفاده کنید، نه تنها کارهای پیچیده، روان و راحت می شود بلکه به شما کمک می‌کند تا به راحتی قبل از رسیدن به ددلاین‌ها، پروژه‌ها را به اتمام برسانید.

اگر نیاز به نرم افزاری دارید که تمام این ویژگی‌ها را در اختیار شما قرار دهد، می‌توانید برای  افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک درخواست دمو بدهید.

منبع: weekplan

نوشته 12 دلیل که چرا به نرم افزار مدیریت تسک و پروژه نیاز داریم؟ اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

وجود هدف برای سازمان همچون وجود روح برای یک بدن است. هدف می‌تواند در برخی موارد برای سازمان تصمیم‌گیری کند، برای مثال با استفاده از هدف می‌توان تعیین کرد که چه کسانی باید برای انجام کار جذب شوند، چه مشکلات و موانعی بر سر راه سازمان وجود دارد که باید از میان برداشته شود و … .

اهداف سازمانی چیست؟

در ابتدای مطلب باید معنای هدف و منظور ما از اهداف سازمانی روشن شود. در دنیایی که امروز در آن زندگی می‌کنیم وجود هدف بسیار اهمیت دارد. امروزه بیشتر کسب‌وکارهای موجود از هدف صحبت می‌کنند اما ممکن است معنای واقعی هدف دچار اشکال شده باشد و به معنای حقیقی خود وجود نداشته باشد و از طرفی تعریف هدف برای هرکس متفاوت خواهد بود، اما منظور از هدف این است که شرکت به چه منظوری ساخته شده است؟ اگر به این سؤال پاسخ دهیم به معنای هدف دست یافته‌ایم.

وقتی که هدف سازمان تعیین شود و شرکت عملکرد خوب داشتن را به‌عنوان هدف تعیین کند، می‌تواند با سرمایه‌گذاران مختلف به درستی ارتباط برقرار کند و آینده شرکت را تضمین کند و همچنین با تطابق دادن این اهداف با جامعه، بهره‌وری خود را تقویت کند.

تعیین اهداف سازمانی چه لزومی دارد؟

همه‌ی افراد و حتی سازمان‌های مختلف هدفی را برای محقق شدن دارند. اگر شما هرروز هدف خودتان را با صدای بلند اعلام کنید تأثیر چندانی نخواهد داشت اما اگر آن را در قالبی بر روی کاغذ اعمال کنید می‌توانید برای رسیدن به آن بیشتر تلاش کنید، راه‌های جدیدتری را امتحان کنید و نیز از بروز تغییرات در اهدافتان پیشگیری کنید.

تعیین اهداف سازمانی از جهات مختلفی لازم است انجام شود. اولاً این‌که تعیین اهداف سازمان ‌می‌تواند به شرکت کمک کند تا تصمیم‌گیری‌های درست را انجام دهد. برخی از مسائل وجود دارند که مانند یک رؤیا هستند و تنها در ذهن وجود دارند اما با استفاده از هدف‌گذاری و تعیین هدف می‌توانیم به آن‌ها دست یابیم و محققشان کنیم. از طرفی می‌توان با استفاده از تعیین اهداف، اندازه‌گیری انجام دهیم و میزان دست‌یابی به اهداف را مشخص کنیم و اگر بر سر راه رسیدن به این هدف‌ها موانعی وجود دارند آن‌ها را حذف و برطرف کنیم.

بدون هدف بودن همان بدون برنامه‌ریزی بودن است. اگر هدف داشته باشیم و برای رسیدن به این هدف برنامه‌ریزی انجام دهیم می‌توانیم هرچه سریعتر به مقصد خود برسیم.

مراحل تعیین اهداف سازمانی:

تا اینجا با ضرورت هدف‌گذاری برای سازمان آشنا شدید، برای اینکه مدیران بتوانند باعث رشد و پیشرفت سازمان و اعضای آن شوند لازم است مراحل تعیین اهداف سازمانی را یه ترتیب پشت سر بگذارند. در ادامه به معرفی روش‌های تعیین اهداف سازمانی خواهیم پرداخت‌‌.

• سال کاری گذشته خود را مرور کنید

انجام این کار ازآن‌جهت اهمیت دارد که وقتی شما سال گذشته کاریتان را مورد بررسی مجدد قرار می‌دهید می‌توانید به پاسخ برخی سؤالات برسید. سؤالاتی از قبیل اینکه به چه میزان در سال گذشته کاری توانسته‌ایم به اهداف شرکت دست‌یابیم؟ چه موانعی بر سر راه رسیدن به اهداف شرکت وجود داشتند؟ چگونه توانستیم موانع بر سر راه اهدافمان را حذف کنیم؟ و …

پاسخ به این سؤالات می‌تواند در هدف‌گذاری سال کاری جدید برای شما اهمیت داشته باشد.

• اهداف کلی سازمان را درک کنید

درک کردن اهداف کلی سازمان از این جهت اهمیت دارد که وقتی شما بدانید هدف سازمان چیست، تمامی اهداف دیگر را براساس آن تدوین خواهید کرد. اگر در تعیین اهداف جزئی، هدف کلی سازمان را درنظر نگیرید اتفاقی که رخ خواهد داد این است که هریک از اعضا جهت‌گیری متفاوتی انجام خواهند داد و این مسئله می‌تواند باعث شود عملکرد کلی سازمان مختل شود.
شما به‌عنوان یک مدیر باید حتی اهداف شخصی خودتان را براساس اهداف کلی سازمان تعیین کنید. در غیر این صورت نه تنها رشد و پیشرفت شرکت امکان‌پذیر نخواهد بود بلکه اختلال عملکرد نیز در کارهای سازمان ایجاد خواهد شد.

• بازخورد دریافت کنید و اهداف فردی را تعیین کنید

به منظور تعیین اهداف سازمانی، تعیین کردن اهداف کلی به تنهایی نمی‌تواند مؤثر باشد، بلکه باید اهداف هریک از اعضا و عملکرد آن‌ها نیز تعیین شود. برای اینکه بتوانید این کار را انجام دهید لازم است جلسه‌ای را برگزار کنید و طی این جلسه از افراد بازخورد دریافت کنید. اگر بخواهید در جایگاه یک مدیر تعیین کنید که هریک از افراد چه کاری را باید انجام دهد اثر سخن شما کم خواهد شد و ممکن است کارها به‌خوبی پیش نرود اما اگر اجازه دهید تا هریک از اعضا در تعیین اهداف سازمان، نظر خود را بیان کند این امکان را فراهم کرده‌اید تا حس مسئولیت‌پذیری را در این افراد افزایش دهید و آن‌ها را برای رسیدن به اهداف متعهدتر کنید.

• اهداف تعیین‌شده را قابل‌دستیابی کنید

برای اینکه اهدافی که تعیین کرده‌اید بتوانند به مقصد برسند لازم است نظارت مداوم بر آن داشته باشید. به‌عنوان یک مدیر باید اعضای تیم را باانگیزه نگه‌دارید که این کار می‌تواند چالش برانگیزتر از تعیین اهداف سازمانی باشد.

• همیشه درباره اهدافی که تعیین کرده‌اید با اعضا سخن بگویید

اگر اهدافی را برای سازمان تعیین کرده‌اید، لازم است این اهداف را هر چند وقت یکبار به اعضا یادآوری کنید چرا که ممکن است این اهداف به فراموشی سپرده شوند. برای مثال هفته‌ای یک بار جلسه‌ای را برگزار کنید و تمامی اعضا شرکت را در آن دعوت کنید و درباره اهداف و راه‌های رسیدن به آن مشورت کنید. این کار باعث ایجاد نتایجی می‌شوند ازجمله این‌که:

– اهدافی که برای سازمان تعیین کرده‌اید به اعضا یادآوری خواهد شد،
– اگر در طول یک هفته موانعی بر سر راه رسیدن به این اهداف شناسایی‌شده است از میان برداشته می‌شود،
– می‌توانید اطلاعات جدیدی درباره رسیدن به اهداف را با اعضا درمیان بگذارید.
با برگزار کردن جلسات به‌صورت هفتگی این امکان به شما داده خواهد شد که در مسیر رسیدن به اهداف سازمانی‌ای که تعیین کرده‌اید در طول یک سال ۵۲ بار آن را یادآوری کنید و مسیر درست را به اعضا نشان دهید.

• برگزاری جلسه بازنگری

لازم است در انتهای مراحل فوق، جلسه‌ای را برگزار کنید و میزان دست‌یابی به اهداف تعیین شده را بررسی کنید. در این بررسی مجدد می‌توانید موانعی که در مسیر ایجاد شده‌ است را از سر راه بردارید و مشکلات احتمالی موجود را حل و رفع کنید و به این طریق روند اجرای چرخه را بهبود ببخشید.

اگر همه‌چیز به‌خوبی و مطابق با میل شما پیش رفته است که می‌توانید از نو و مجدداً چرخه را آغاز کنید و دوباره تمامی مراحل را از سر گرفته و تا مرحله بازنگری مجدداً آن‌ها را اجرا کنید.

نکاتی که برای تعیین اهداف سازمانی باید مدنظر داشته باشید

– در تعیین اهداف سازمانی به این نکته توجه داشته باشید که اهداف سختی را برای اعضای تیم تعیین نکنید، چون اگر این اهداف قابل‌دستیابی نباشند می‌توانند باعث شوند اعتمادبه‌نفس تیم کاهش یابد و در مسیر رسیدن به اهداف کلی تعیین شده برای سازمان با مشکل مواجه شوند.

– هرگز به‌عنوان یک مدیر تصمیم نگیرید که اهداف فردی اعضا چه باشد. تعیین کردن اهداف بسیار مهم است ولی مسیر رسیدن به اهداف می‌تواند مهم‌تر از آن باشد و باعث موفقیت و یا شکست شما شود.
– اگر فردی نتوانست به دلایلی به اهداف فردی خود دست یابد، بدانید که این مسئله کاملاً طبیعی است و تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که بررسی کنید علت این اتفاق چه بوده است و آن را برطرف کنید.

آیا اهداف سازمانی می‌تواند بر رشد سازمان اثر داشته باشد؟

اهمیت تعیین اهداف سازمانی چیست؟

تعیین اهداف سازمانی می‌تواند اهمیت زیادی داشته باشد. بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها اهداف خود را به سه منظور تعیین می‌کنند و اهمیت هدف‌گذاری را در این سه مورد می‌دانند.

۱. هدف باعث تمایز می‌شود

براساس تحقیقات شرکت‌هایی که هدف‌گذاری مشخصی را دارند می‌توانند رشد و تولید بیشتر و همچنین مشتریان و کارکنان راضی‌تری را نسبت به سایر شرکت‌ها داشته باشند؛ این در حالی است که شرکت‌ها و سازمان‌های قدیمی‌تر فقط به رفتار مشتریان و نیز میزان خرید آن‌ها توجه می‌کنند اما باید بدانید که اگر سازمان هدفمند باشد می‌تواند ارتباط بیشتری با مشتریان برقرار کند و از این طریق حتی فروش خود را نیز افزایش دهد.

۲. همه افراد معنی هدف را می‌دانند

وقتی شرکتی هدف‌گذاری مشخص داشته باشد همه افرادی که به نحوی با آن در ارتباط هستند متوجه این مسئله خواهند شد. برای مثال مشتری‌ها هنگامی که از محصولات شرکتی خریداری می‌کنند می‌توانند متوجه شوند که این شرکت هدف‌گذاری مشخصی دارد و آن هم ارائه محصولاتی باکیفیت بالا و هزینه مناسب است. همچنین قشر جوان امروزی ترجیح می‌دهند با سازمان‌ها و شرکت‌هایی کار کنند که اهداف مشخصی دارند و به بیان واضح‌تر می‌دانند به کجا قرار است بروند. به بیانی دیگر، تعیین اهداف سازمانی می‌تواند باعث شود عملکرد سازمان و یا شرکت به درستی تعیین شود.

۳. هدف‌گذاری درست می‌تواند مشکلات را برطرف کند

سازمان‌هایی که هدفی را دنبال می‌کنند در پی این هستند که مسائل و مشکلات موجود در زندگی افراد جامعه را به نحوی برطرف کنند و به‌صورت متقابل، مشتریان و افراد جامعه نیز به همکاری کردن با سازمان‌هایی که به آن‌ها برای رسیدن به اهدافشان کمک می‌کند تمایل بیشتری دارند.

۴. تعیین اهداف سازمانی می‌تواند باعث افزایش اعتبار سازمان یا شرکت شود

وقتی شرکتی هدف‌گذاری مشخصی را داشته باشد افراد به میزان بیشتری به آن اعتماد خواهند کرد و از این طریق اعتبار آن افزایش می‌یابد. وقتی اعتبار شرکتی افزایش پیدا کند، افراد بیشتری جذب آن خواهند شد و همانطور که قبل‌تر نیز توضیح دادیم میزان فروش محصولات و یا ارائه خدمات توسط آن شرکت بیشتر می‌شود و باعث می‌شود در بین رقبا جایگاه بهتری را کسب کند.

پس از تعیین اهداف سازمانی چه کاری باید انجام شود؟

پس از اینکه اهداف سازمانی تعیین شدند، باید خط ‌‌مشی‌های رسیدن به این‌ اهداف مشخص شوند. اصولی که بتوانند باعث شوند به اهداف تعیین شده برسیم.
در ابتدا بگذارید شما را با مفهوم خط‌ ‌مشی بیشتر آشنا کنیم.

منظور از خط ‌مشی چیست؟ خط مشی یا به اصطلاح انگلیسی همان policy و به اصطلاح عامیانه همان سیاست، مجموعه اصولی است که به هدف دست‌یافتن به اهداف سازمان باید عملی و اجرا شوند. در فرایند مدیریت، ابتدا اهداف سازمان به‌صورت کلی تعیین می‌شود و پس از آن استراتژی‌های دستیابی به این اهداف مشخص خواهد شد. پس از این مرحله لازم است از خط ‌مشی‌ها استفاده شود تا بتوان این اهداف را محقق ساخت.

در تعریفی دیگر، می‌توان گفت خط ‌مشی منظور تمامی اصولی است که به تصمیمات و اقدامات سازمان جهت می‌دهند و باعث تحقق اهداف سازمان می‌شوند.

خط ‌مشی چه نقشی در مدیریت سازمان دارد؟

خط‌ مشی از جمله اصول اساسی در تدوین استراتژی‌های مدیریتی است. همانطور که می‌دانید برنامه‌ریزی یکی از کارهای اصلی هر مدیری است که باید به‌منظور دستیابی به اهداف سازمان انجام شود. این برنامه‌ریزی خود دارای سلسله‌مراتبی است که در ابتدا هدف و رسالت تشکیل سازمان را مشخص می‌کند و در ادامه اهداف بلندمدت و سپس اهداف کوتاه‌مدت را تعیین می‌کند و پس از مشخص شدن اهداف کوتاه‌مدت، استراتژی‌های، خط‌ مشی‌ها، رویه‌ها و قوانین سازمان مشخص خواهند شد و درنهایت برنامه عملیاتی تدوین می‌شود.

باتوجه به آنچه قبل‌تر ذکر کردیم می‌توانیم متوجه شویم که تعیین خط ‌مشی‌ها در رسیدن به اهداف سازمان بسیار اهمیت دارد.

نوشته اهمیت تعیین اهداف سازمانی و تعیین خط مشی اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.

یکی از راه­‌های مؤثر و کارساز در چرخه حل مشکلات سازمان، فرایند گزارش‌­دهی و گزارش­‌گیری است که اطلاعات سازمانی مدیر اجرایی را بالا برده و به بهبود فرایند سازمانی کمک می‌کند. گزارش ­دهی به نوعی عاقبت ­اندیشی مدیر سازمان را تقویت کرده و با بررسی گزارش­‌ها در یک سازمان می­توان تحلیل‌­های زیادی را انجام داد. اگر در یک سازمان چرخه گزارش­ دهی و گزارش گیری ضعیف باشد یا به صورت مستمر و مداوم انجام نشود، یعنی آنکه مدیران ارشد یا مدیران میانی سازمان قادر به تحلیل چالش‌­های سازمان نیستند. در صورت وجود ضعف در سیستم گزارش­ دهی و گزارش­ گیری حل مشکلات سازمان به مقوله­‌ای پیچیده و بحران­ زا تبدیل می­شود.

حال این سؤال پیش می­ آید که فرایند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان دقیقاً چگونه انجام می­شود؟ یا شاید این سؤال پیش بیاید که گزارش ­دهنده و گزارش­ گیرنده چه کسانی هستند؟ به منظور پاسخ ­دهی مناسب به این سؤال­‌ها ابتدا باید مفهوم سیستم در یک سازمان را برای شما شرح دهیم زیرا فرایند گزارش ­دهی و گزارش ­گیری یک سیستم درون سازمانی محسوب می­شود که قادر است تا در حل مشکلات سازمان کمک بسزایی را انجام دهد.

ابتدا باید به این سؤال پاسخ دهیم که سیستم چیست و چه کارکردهایی در سازمان ایجاد می­کند؟ سیستم؛ به مجموعه از ریز اجزاء دارای نقش گفته می­شود که در ارتباط معنادار با یکدیگر و با وجود کارکردهای مستقل و وابسته در راستای تحقق یک هدف مشترک مسیری را طی کرده و برای هدف مشترک خود تلاش می­کنند. سیستم­‌ها انواع مختلفی دارند که می­توان دسته ­بندی آن­‌ها را در شاخه­ سیستم‌­های مکانیکی، ارگانیکی، سایبرنتیکی و بیولوژیکی تقسیم ­بندی کرد.

در سازمان­‌ها معمولاً از سیستم‌­های مکانیکی یا ارگانیکی استفاده می­شود ولی سازمان­‌های به‌روز شده، از سیستم‌­های ارگانیکی نسل چهارم استفاده می­کنند. نسل چهارم سیستم‌های ارگانیکی توسط یک مدیر با ذات وجودی یک رهبر اداره می­شود و در آن سیستم اجزا مختلف مستقل از یکدیگر در راستای یک هدف مشترک حرکت می­کنند. سیستم­‌های ارگانیکی نسل چهارم با سیستم کارمند و کارفرما اداره نمی­شوند و سیستم اداره آن­ها به این صورت است که هر ماکروسیستم توسط یک رهبر داخلی اداره می­شود که آن رهبرهای داخلی به صورت کامل از اهداف و مسیر جامع سازمان و پروژه آگاهی دارند و برای همین هم می­توان گفت که آن­ها در حل مشکلات سازمان توانمند هستند.

حل مشکلات سازمان نیازمند ریز سیستم­‌های پویا در داخل سازمان هست. ریز سیستم­‌هایی که بتوانند با وجود اشراف اطلاعاتی فعال بر اهداف سازمانی، در حل مشکلات سازمان کاملاً منعطف و حرفه‌­ای عمل کرده و بتوانند چالش­‌ها را یکی پس از دیگری پشت سر بگذارند. حال که با مفهوم سیستم در داخل سازمان آشنا شدیم، وقت آن است که به این سؤالات پاسخ دهیم که:

آیا فرایند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری یک سیستم است؟

و اگر فرایند گزارش دهی و گزارش­ گیری یک سیستم هستند، چگونه می­­توانند در یک سازمان و روند کاری آن نقش آفرینی کنند؟

سیستم گزارش ­دهی و گزارش ­گیری چیست؟

گزارش ­دهی و گزارش­ گیری یک چرخه سیستماتیک مؤثر در حل مشکلات سازمان است که می­تواند با تعریف مناسب در یک سازمان، نقش بسیار مفید و مؤثری را ایفا کند و همزمان به دیگر ماکروسیستم­‌ها یا ریزسیستم‌­های درونی سازمان خدمات مؤثر و کاربردی ارائه دهد. در یک سازمان؛ انواع مختلفی از ریز سیستم‌­ها مشغول فعالیت هستند که با یکدیگر دارای ارتباطات معنادار بوده و در راستای خدمت به هدف مشترک سازمان به یکدیگر خدمت رسانی می­کنند.

در صورت فعالیت مستمر و کارساز گزارش­ دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان، شما توانسته­‌اید در سازمان خود همزمان به مدیریت زمان در پروژه، مدیریت ارتباطات، مدیریت یکپارچگی سازمان و مدیریت جامع پروژه در راستای حل مشکلات سازمان خدمت رسانی کنید. اگر سیستم گزارش­ دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان پویا باشد، سیستم مدیریت وظایف و فعالیت­‌های سازمان نیز پویا خواهد شد و اگر سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان منفعل باشد، سیستم مدیریت وظایف و فعالیت­‌ها به حالت انفعال در می‌­آید.

سیستم گزارش­ دهی و گزارش­ گیری در یک سازمان به ارتباط و تعامل میان کارکنان در سازمان و مدیران ارشد و مدیران میانی گفته می­شود که در میان آن­ها نتایج و آمار و ارقام عملکردهای سازمانی جابه جا می­گردد. اگر بخواهیم تعامل و ارتباط میان آن­ها را سلسله مراتبی بررسی کنیم؛ از بالا به پایین، مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان سازمان را شامل می­شود. اگر بخواهیم مدرن‌­ترین و به‌روزترین روش­ سیستم گزارش ­دهی و گزارش ­گیری در یک سازمان را بیان کنیم، باید بگوییم که این ارتباط در میان تمام اجزاء سازمان دو طرفه خواهد بود. کارکنان به مدیران میانی گزارش می­دهند و مدیران میانی با اجرای چند مرحله تحلیل مدیریتی، گزارش نهایی عملکرد سازمان را به مدیران ارشد تحویل می­دهند.

اگر بخواهیم فرآیند گزارش ­دهی و گزارش ­گیری نسل چهارم سیستم‌ها را به منظور حل مشکلات سازمان به کار بگیریم، باید در آن مدیران ارشد نیز به مدیران میانی و مدیران میانی به کارکنان سازمان گزارش ارائه دهند. شاید بپرسید دلیل آن چیست؟ 

اگر بخواهیم به این سؤال پاسخ بدهیم باید بگوییم که اگر در یک سازمان، کارکنان رده پایین اعتماد و انگیزه کافی را نداشته باشند، به معنی آن است که یکی از چرخ‌­دنده­‌های سیستم کارنمی‌­کند و اگر یکی از چرخ­‌دنده­‌ها غیر فعال باشد، حرکت کل سیستم مختل خواهد شد. پس در عصر امروز و در شرایط کنونی جامعه لازم است تا مدیران سازمانی به منظور حل مشکلات سازمان، سیستم گزارش‌­دهی را از بالا به پایین نیز اجرا کنند.

برای مدیریت پروژه از قسمت گزارش­ دهی و گزارش­ گیری همتیک استفاده کنید

نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری است کارآمد در روند کاری یک تیم، مجموعه و یا یک سازمان که مدیریت وظایف، مدیریت منابع انسانی و همچنین مدیریت زمان را به روشی بهینه برای شما فراهم می­کند. نرم افزارهای مدیریت پروژه قادر هستند تا جنبه عملیاتی را برای سطوح عملیاتی سازمان‌ها و جنبه اطلاعاتی را برای سطوح مدیران ارشد و میانی سازمان­‌ها داشته باشند. مانند نرم افزارهای مربوط به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه‌ها. این نرم افزارها شامل گانت چارت نمودار گانت می‌شوند که می توان با آن نشان داد چه زمانی یک کار شروع شده و در چه زمانی پایان می‌یابد. استفاده از چنین زیرساخت­‌هایی در حل مشکلات سازمان بسیار مؤثر و کارآمد است. مدیریت وظایف و مدیریت فعالیت در یک سازمان امری بسیار مهم تلقی می­شود. اگر یک سازمان یا یک تیم کاری را در نظر بگیرید، آن­ها همگی برای تحقق یک هدف فعالیت می­کنند و نقشه راه مسیر خود را برای رسیدن به یک نقطه مشخص و واحد طی می­کنند که به آن هدف مشترک تیم یا سازمان گفته می­شود.

در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم و حل مشکلات سازمان، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند که وجود سیستم گزارش ­دهی و گزارش ­گیری در میان اعضا، یکی از مؤلفه­‌های مشکل زدا محسوب می­گردد. سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری بر تمام سیستم‌­های مدیریتی مؤثر است که در ادامه مقاله تأثیرات متقابل این سیستم­‌ها را بر یکدیگر بررسی می­کنیم.

فرآیند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری همتیک در تعامل مستقیم با سیستم مدیریت زمان

همانطور که می­دانید سیستم مدیریت زمان و سیستم گزارش دهی و گزارش گیری هر دو در حل مشکلات سازمان بسیار مؤثر هستند. مدیریت زمان در پیشبرد روند یک پروژه آنقدر اهمیت دارد که تبدیل به یکی از مهم­ترین مؤلفه­‌هایی شده است که یک مدیر سازمانی و یا یک مدیر پروژه باید توانایی آن را داشته باشند.

مدیریت زمان یکی از مهم­ترین پارامترهایی است که در موقعیت­‌ها و شرایط مختلف سازمان و روند یک پروژه باید به آن توجه زیادی داشت. مدیریت زمان به تمام مؤلفه‌های یک سازمان وابسته است؛ به این صورت که اگر مدیریت زمان در یک پروژه یا سازمان به درستی انجام نشود دیگر مؤلفه­‌های موثر از حالت تنظیمات خود خارج می­شوند. سیستم گزارش ­دهی و گزارش گیری زمانی بر سیستم مدیریت زمان تأثیر می­گذارد که در یک سازمان، مدیریت زمان جزو چالش‌ها و اختلالات اساسی کاری باشد. زمانی که مدیریت زمان در یک سازمان درست عمل نکند، مدیران میانی آن را به مدیران ارشد اطلاع می­دهند و فهم چنین موضوعی از طریق سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری سازمان ایجاد می­شود. این مثالی بود برای آنکه متوجه شویم در حل مشکلات سازمان، سیستم گزارش دهی و گزارش ­گیری تا چه حد حائز اهمیت است.

سیستم مدیریت ارتباطات و ارتباط آن با سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری و تأثیر آن در حل مشکلات سازمان

شاید برای شما این سؤال مطرح شود که سیستم مدیریت ارتباطات در یک سازمان چه ارتباطی با سیستم گزارش دهی و گزارش گیری دارد؟ سیستم مدیریت ارتباطات؛ ارتباط تعاملی چندوجهی میان مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان سازمان را شامل می­شود که در آن تحلیل­‌های کاری سازمان، گزارش‌های موجود و چالش‌های کاری سازمان تبادل می­گردد. اگر دقت کرده باشید در سیستم مدیریت ارتباطات نیز به منظور حل مشکلات سازمان از سیستم گزارش‌­دهی و گزارش‌­گیری نیز استفاده می­گردد. اینجا یکی از نقاطی است که سیستم گزارش‌­دهی و گزارش­‌گیری با سیستم مدیریت ارتباطات همپوشانی دارند و به صورت مشترک به ارائه خدمات به سازمان می­پردازند.

فرآیند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری؛ راه حل مشکلات سازمانی

یکی از راه‌­های مؤثر و کارساز در چرخه حل مشکلات سازمان، فرآیند گزارش دهی و گزارش گیری است که اطلاعات سازمانی مدیر اجرایی را بالا برده و به بهبود فرایند سازمانی کمک میکند. گزارش ­دهی به نوعی عاقبت­ اندیشی مدیر سازمان را تقویت کرده و با بررسی گزارش­‌ها در یک سازمان می­توان تحلیل‌های زیادی را انجام داد. اگر در یک سازمان چرخه گزارش ­دهی و گزارش­ گیری ضعیف باشد یا به صورت مستمر و مداوم انجام نشود، یعنی آنکه مدیران ارشد یا مدیران میانی سازمان قادر به تحلیل چالش­‌های سازمان نیستند. در صورت وجود ضعف در فرآیند گزارش ­دهی و گزارش­ گیری حل مشکلات سازمان به مقوله‌­ای پیچیده و بحران­‌زا تبدیل می­شود.

در حل مشکلات سازمانی بهره­ گیری از تمام سیستم­‌های فعال و ماکروسیستم­ های موجود در یک سازمان الزامی است. به عنوان مثال ما در یک سازمان برای حل مشکلات سازمان باید از سیستم مدیریت یکپارچه، سیستم مدیریت ارتباطات، سیستم مدیریت زمان، سیستم مدیریت وظایف و فعالیت‌ها، سیستم مدیریت هزینه، سیستم مدیریت منابع انسانی و دیگر سیستم­‌ها استفاده کنیم. دلیل آن است که تمام این سیستم‌ها با یکدیگر ارتباط معنادار و متقابل داشته که در صورت اختلال در یکی از آن­ها، روند کلی سیستم دچار اختلال می­شود.

در مسیر تحقق اهداف کاری یک سازمان یا یک تیم و حل مشکلات سازمان، هرکدام از اعضای سازمان یا سیستم کاری مربوطه یک نقش یا یک وظیفه مشخص دارند که وجود سیستم گزارش ­دهی و گزارش­ گیری در میان اعضا، یکی از مؤلفه­‌های مشکل زدا محسوب می­گردد که تیم همتیک با ارائه نرم‌­افزار کنترل پروژه ، خدمات گزارش دهی و گزارش­ گیری را به شما عزیزان ارائه می­دهد و قصد دارد تا با پیشرفت خدمات خود در این عرصه راه حل مشکلات سازمان را به بهینه‌­ترین حالت ممکن ارائه دهد.

نوشته نرم افزار مدیریت پروژه؛ ابزاری کارآمد برای گزارش دهی در سازمان اولین بار در همتیک | نرم افزار مدیریت پروژه و کارها فارسی. پدیدار شد.