ابزار مدیریت پروژه به فرد یا تیم کمک میکنند تا کارها را به شکل مؤثری سازماندهی نموده و تسک‌ها و پروژه‌ها را مدیریت نمایند. اصطلاح ابزار مدیریت پروژه، معمولاً به یک نرم افزار مدیریت پروژه اشاره دارد که میتوان آن را تهیه نمود.

نمای کلی ابزار مدیریت پروژه

ابزارهای مدیریت پروژه بر خلاف نامشان فقط مخصوص مدیران پروژه نیستند بلکه ابزارهای مدیریت پروژه با قابلیت سفارشی‌سازی کامل ساخته شده‌اند به طوری که با نیازهای اعضای یک تیم در اندازه‌های مختلف و با اهداف متفاوت، متناسب باشند.

پیشنهاد میکنیم مقاله‌ی ۴ نرم‌افزار مدیریت پروژه فارسی برتر سال ۱۴۰۱ را در سایت اول نیوز بخوانید.

برخی ویژگی‌ها و امکانات (features) ابزارهای مدیریت پروژه کدامند؟

ابزارهای مدیریت پروژه معمولاً با ویژگی‌های متفاوتی ارائه میشوند. این ویژگی‌ها شامل موارد ذیل هستند ولی به این موارد محدود نمیگردند:

برنامه ریزی / زمان بندی : ابزارهای مدیریت پروژه به شما امکان برنامه‌ریزی و تخصیص کل کار را به صورت یک جا همراه با tasks (کارها)، subtasks، پوشه‌ها، الگوها، جریان‌های کاری (workflow) و تقویم‌ها میدهند.

تعامل و همکاری : در حال حاضر دیگر ایمیل تنها فرم ارتباطی نیست. از ابزارهای مدیریت پروژه همچنین برای تخصیص وظایف، اضافه نمودن یادداشت و نظرات، سازمان‌دهی داشبوردها و ارزیابی و تأیید کارها استفاده میگردد.

مستندسازی : برای اجتناب از گم شدن فایل‌ها با استفاده از ویژگی مدیریت فایل‌ها مانند: ویرایش، نسخه‌برداری و ذخیره‌ی همه‌ی فایل‌ها میتوان از ویژگی مستندسازی استفاده نمود.
ارزیابی : ردگیری و ارزیابی میزان بهره‌وری و رشد از طریق مدیریت و گزارش‌گیری منابع انجام میشود.

(نرم افزار مدیریت پروژه همتیک علاوه بر تمام امکانات بیان‌شده، امکانات دیگری نیز دارد…)

ابزارهای مدیریت برنامه کدامند؟

یک ابزار مدیریت برنامه ممکن است مشابه با ابزار مدیریت پروژه باشد اما کمی تفاوت‌های کلیدی داشته باشد. قبل از صحبت در مورد تمایز این ابزارها، بهتر است در مورد مقایسه‌ی مدیران پروژه و مدیران برنامه بحث نمود:

پروژه‌ها معمولاً زمان شروع و انتهای مشخصی به همراه اهداف کوتاه مدت دارند که منجر به نتایج ملموس یا قابل تحویل میگردند. محدودیت‌هایی همچون هزینه، منابع، بودجه و زمان همگی عواملی هستند که امکان اجرای پروژه را متأثر میسازند.
برنامه‌ها دربرگیرنده‌ی چندین پروژه‌ی بهم متصل هستند که هنگامی که ترکیب میشوند باعث دست‌یابی به اهداف بزرگتر و بلندمدت‌تر میگردند.
این بدان معناست که ابزارهای مدیریت برنامه به ویژگی‌های پیشرفته‌تری برای ردگیری پروژه‌ها در سطح بالاتر نیاز دارند تا بتوان مشاهده نمود که هر پروژه چگونه با پروژه‌ی دیگری تعامل دارد. این ابزارها میتوانند شامل موارد ذیل باشند:
– دیدگاه‌های کاری منعطف
– مدیریت منابع بین وظیفه‌ای (Cross-functional)
– داشبوردها
– گزارش‌گیری‌ها
– نمودارهای گانت چارت 
– کاربرگ زمان یا تایم شیت (Timesheet)

منبع: سایت wrike.com