ارزیابی عملکرد کارکنان چه تأثیری در بهبود فرایند سازمان دارد؟
۰۲-۰۲-۱۴۰۱
اهمیت تعیین اهداف سازمانی و تعیین خط مشی
۰۵-۰۲-۱۴۰۱
تا چه میزان با تعاریف و کاربرد بهرهوری سازمانی و بهرهوری کارکنان آشنایی دارید؟ ارتباط بین این دو مؤلفه چیست؟ آیا روش‌هایی برای افزایش بهرهوری کارکنان وجود دارد؟ در این مطلب قصد داریم شما را با مؤلفه‌های بهرهوری بیشتر آشنا کنیم و در ادامه آن به بررسی ارتباط بین دو مؤلفه بهرهوری سازمانی و بهرهوری کارکنان بپردازیم. پس در ابتدا با تعاریف آشنا خواهیم شد.
بهرهوری چیست؟
بهرهوری یکی از اصطلاحات علم اقتصاد و مدیریت است که معادل آن در زبان انگلیسی Productivity است. درواقع بهرهوری یک دیدگاه ذهنی محسوب می‌شود که قصد دارد همه چیزی که در زمان حال وجود دارد را بهتر کند.
تعریف دقیق‌تری که می‌توان از بهرهوری ارائه داد به این صورت است: مقدار کالا و خدماتی که درازای هر واحد از انرژی یا هزینه بدون کاهش کیفیت تولید می‌شود. به بیان دیگر منظور از بهرهوری رسیدن به بیشترین سودِ ممکن با استفاده و بهره‌گیری بهینه از نیروی کار، منابع مالی، مهارت نیروی انسانی و … است.
بهرهوری در سطوح مختلفی وجود دارد؛ برای مثال بهرهوری فرد، بهرهوری گروه، بهرهوری سازمان، بهرهوری ملی را داریم که از بین آنها از همه مهمتر بهرهوری ملی است.
بهرهوری به صورت کلی دو مؤلفه دارد؛ اثربخشی و کارایی. در ادامه برای آشنایی هرچه بیشتر شما با این اصطلاحات، به توضیح هریک از این دو مؤلفه خواهیم پرداخت.
– اثربخشی: در توضیح این مؤلفه با این سؤال مواجه هستیم که به چه میزان به اهداف و نتایج برنامه‌ریزی‌شده دست یافته‌ایم؟
– کارایی: در این مؤلفه به بررسی ارتباط نتیجه کسب شده و منابع مصرفی خواهیم پرداخت. به عبارتی در این قسمت، سازمان و یا هر نهاد دیگری به این مسئله می‌پردازد که از نیروهایی که دارد تا چه حد به صورت بهینه برای رسیدن به اهداف استفاده کرده است؟ آیا از نیروها به درستی استفاده شده است؟ آیا حداکثر محصول با حداقل نهاده‌ها تأمین شده است؟
به بیان دیگر و در توضیح ساده‌تر می‌توانیم بگوییم منظور از اثربخشی کارِ درست کردن است و منظور از کارایی درست کار کردن.
فرمول بهرهوری را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.
بهرهوری سازمانی چیست؟
منظور از بهرهوری سازمانی این است که تمام سازمان‌ها و نهادهای موجود، از نیروهای کار و تمامی منابع مادی و معنوی خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند تا بتوانند کیفیت و کمیت کالا و خدماتشان را افزایش دهند. با بیان این موضوع متوجه خواهیم شد که هدف بهرهوری این نیست که بتواند منابع مصرفی را در راستای بهبود کیفیت و کمیت افزایش دهد، بلکه قصد دارد از منابع موجود در این راستا بهترین استفاده را ببرد. یعنی برای بهبود شرایط و حداکثر تولید خدمات و کالا ساعات کاری کارکنان را افزایش نخواهد داد بلکه در همان تایم باعث می‌شود تولید افزایش یابد.
بهرهوری سازمانی برای بهبود شرایط زندگی کردن در جامعه بسیار ضروری است و در دنیای درحال توسعهِ امروزی اهمیت این مسئله بسیار افزایش یافته است. بهرهوری سازمانی موجب می‌شود که سازمان‌ها به منظور دست یابی به این هدفشان از نیروهایی که دارند بیشترین استفاده را بکنند.
عواملی که در افزایش و یا کاهش بهرهوری یک سازمان دخالت دارد شامل موارد زیر است:
کیفیت نیروی انسانی که خود به دو عامل صلاحیت کارکنان و توانمندی آنها وابسته است و متناسب با نموداری که در شکل زیر مشاهده می‌کنید تأثیر این عامل می‌تواند باعث کاهش و یا افزایش بهرهوری سازمانی شود.
بهرهوری سازمان چه اهمیتی دارد؟
بهرهوری سازمانی باعث می‌شود به صورت بهینه از منابع استفاده شود و در نتیجه‌ی آن افزایش کیفیت محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان، دلپذیرتر شدن محیط کار و رشد انگیزه کارکنان حاصل شود و تمامی این عوامل باعث رشد خودِ سازمان خواهد شد. پس به‌غیر از این‌که برای مشتریان مطلوب است، برای خود سازمان نیز لازم است.
بهرهوری کارکنان چیست؟
منظور از بهرهوری کارکنان این است که سازمان‌ها با استفاده از روش‌هایی کارایی کارکنان را بهبود بخشند و کارکنان بتوانند در ساعت کاری خودشان بیشترین تلاش را بکنند تا بهترین نتایج برای سازمان حاصل شود. مدیران سازمان‌های مختلف همواره در تلاش هستند تا به طریقی بتوانند کارایی کارمندان خود را افزایش دهند و هدف آنها از این مسئله این است که بهترین نتایج را به مشتریان ارائه دهند و از طرفی استعدادها و توانایی‌های کارکنان خود را پرورش دهند.
یکی از مسائلی که در بهبود کارایی کارکنان اهمیت دارد این است که شما به عنوان یک الگو به گونه‌ای رفتار کنید که کارکنانتان پس از مشاهده رفتارهای شما در راستای بهبود عملکردشان فعالیت‌هایی را انجام دهند. پس اولین مسئله‌ای که اهمیت دارد شما هستید و طریقه برخورد شما!
سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که آیا بهرهوری کارکنان و بهرهوری سازمان متفاوت هستند؟ آیا ارتباطی بین افزایش بهرهوری کارکنان و افزایش بهرهوری سازمان وجود دارد؟
از نظر تعریفی که ارائه می‌شود: بله، بهرهوری سازمان و بهرهوری کارکنان متفاوت هستند، اما باید بدانید که این دو مؤلفه در ارتباط کامل با یکدیگر قرار دارند و افزایش بهرهوری کارکنان باعث افزایش و بهبود بهرهوری سازمان خواهد شد و وقتی کارکنان از تایم کاری خود به خوبی و به درستی استفاده کنند باعث افزایش بازده و نیز افزایش تولید سازمان خواهند شد. پس از این نظر نه تنها تفاوتی ندارند، بلکه فراهم شدن یکی از آنها می‌تواند باعث وقوع دیگری شود.
افزایش بهرهوری کارکنان چه اهمیتی دارد؟
مطابق با آنچه پیش از این در پاسخ به سؤال قبل توضیح دادیم، متوجه خواهیم شد که افزایش بهرهوری کارکنان مساوی است با افزایش بهرهوری سازمان. همانطور که قبل‌تر اشاره کردیم، منظور از بهرهوری کارکنان این است کارکنان در ساعت کاری خودشان بیشترین تلاش را بکنند تا بهترین نتایج ممکن برای سازمان حاصل شود و درآمد خوبی نیز برای سازمان کسب گردد.
افزایش بهرهوری کارکنان به چه طریق‌هایی ایجاد می‌شود؟
به منظور افزایش بهرهوری کارکنان چندین روش فراهم شده است که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.
• تعیین کردن اهداف واقع‌بینانه
در ابتدا شما به عنوان مدیر یک سازمان باید اهدافی را برای خودتان تعیین کنید و این اهداف باید کاملاً واقع‌بینانه و دست‌یافتنی باشند. مسئله تعیین اهداف دست‌یافتنی و واقع‌بینانه از مهمترین مسائلی است که باعث موفقیت و یا شکست پروژه شما خواهد شد.
احتمالاً این سؤال برایتان بوجود آمد که منظور از اهداف واقع‌بینانه چیست؟ منظور از اهداف واقع‌بینانه هدف‌هایی هستند که واضح و قابل اندازه‌گیری هستند و امکان اجرای آنها وجود دارد. خب! به منظور دست‌یابی به پاسخ این سؤال که آیا اهداف من واقع‌بینانه هستند لازم است به سؤالات زیر پاسخ دهید.
۱. آیا متناسب با منابع، زمان و نیروهایی که در دسترس است، رسیدن به این هدف در زمان مشخص شده امکان پذیر است؟
۲. آیا دقیقاً مشخص کرده‌ایم که چه کاری قرار است انجام دهیم؟
۳. آیا برای بررسی این که چه میزان به هدف خود نزدیک شده‌ایم معیار سنجشی داریم؟
نکته‌ای که در تعیین اهداف باید درنظر داشته باشید این است که اولاً، اهداف بلندپروازانه تعیین نکنید و ثانیاً، اهداف را با بررسی نظر کارکنان و اعضای تیم خود تنظیم کنید.
• بر پیشرفت کار کارکنان نظارت داشته باشید
یکی از کارهایی که باعث افزایش بهرهوری کارکنان می‌شود این است که بر روند کاری آنها براساس شاخص‌های کلیدی عملکردی یا همان KPI نظارت داشته باشید. این نظارت باید در ۳ قالب ارائه شود:
– بودجه
– قالب زمانی پروژه
– انتظارت کیفی و کمی
شما باید به صورت منظم KPIها را بررسی کنید و پیشرفت کارکنان را پیگیری کنید. برای این‌که در این کار اندکی راحت‌تر باشید می‌توانید یک سیستم گزارش‌دهی مناسب را ایجاد کنید.
• به منظور افزایش بهرهوری کارکنان، هرچه بیشتر در زمان صرفه‌جویی کنید؛ برای مثال جلسات ایستاده برگزار کنید
جلسات ایستاده همانطور که از نامشان مشخص است، جلساتی هستند که همه در آن ایستاده‌اند و علت این که کسی دور میز ننشسته است این است که نمی‌خواهیم زمان هدر رود. در صورتی که افراد دور میز بنشینند و جلسه برگزار کنند، احتمالاً بحث‌های حاشیه‌ای ایجاد خواهد شد که وقت و زمان را از کارکنان می‌گیرد ولی جلسات ایستاده باعث می‌شوند کارکنان هرچه سریعتر به کار خود بازگردند.
• محیط مناسبی را برای کارکنان خود ایجاد کنید
فرض کنید در محیطی کار می‌کنید که همه با هم دوست هستید و در انجام دادن کارها به یکدیگر کمک می‌کنید. در این شرایط به احتمال زیاد دوست دارید کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. پس ایجاد محیط مناسب و سالم می‌تواند باعث افزایش بهرهوری کارکنان شود. محیطی که باعث می‌شود کارکنان ایده‌های خلاقانه را به کار بگیرند، ریسک کنند، در مواقع لزوم با همکاران خود مشورت کنند و حتی آنها را یاری دهند.
• از ابزارهای مدیریتی مناسب برای افزایش بهرهوری کارکنان خودتان استفاده کنید
اگر تمامی موارد و شرایط را ایجاد کرده باشید و در کنار آن ابزار مدیریتی مناسب را نیز فراهم کنید، کارکنان شما می‌توانند به بازده بیشتری دست پیدا کنند. از جمله ابزارهایی که می‌توانند به شما کمک کنند تا این مسئله را تحقق ببخشید، ابزارهای مدیریت پروژه هستند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی دارند که امکان فعالیت گروهی را نیز ایجاد می‌کنند و می‌توانند باعث افزایش نظم در انجام پروژه‌های شما شوند و موثر واقع شوند.
• تجربه‌های خودتان را با کارکنان در میان بگذارید
شما از زمانی که کارمند ساده‌ای بوده‌اید تا زمانی که به مدیریت رسیده‌اید حتماً تجربیات گوناگونی را کسب کرده‌اید. چه چیز بهتر از این است که این تجربیات را با کارکنان خود درمیان بگذارید؟ این کار می‌تواند باعث افزایش بهرهوری کارکنان شما شود و هزینه‌ای هم نیاز ندارد.
تا اینجا بررسی کردیم که چه کارهایی باید از طرف مدیر برای کارکنان انجام شود تا افزایش بهرهوری کارکنان به دست آید اما خود شما به‌عنوان مدیر باید چه کارهایی را انجام دهید تا به حداکثر بهرهوری برسید؟
– کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
هنگامی شما به مقام مدیریت انتخاب خواهید شد که مهارت بالایی در انجام کارهایتان داشته باشید اما وقتی که شما مدیر شدید بقیه از شما انتظار دارند کارها را با سرعت بیشتری انجام دهید. اما چگونه؟ یکی از راه‌هایی که می‌توانید با استفاده از آن کارهایتان را سرعت ببخشید این است که اولویت‌بندی انجام دهید.
برای انجام اولویت‌بندی کارهایتان می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. براساس این ماتریس کارهایی که قرار است انجام دهید در ۴ دسته قرار خواهند گرفت:
۱. فوری و مهم
۲. فوری است، مهم نیست
۳. مهم است، فوری نیست
۴. نه فوری و نه مهم
به صورت شکل زیر
با استفاده از این ماتریس می‌توانید اولویت‌های کاری خود را تعیین کنید و به سادگی به آنها بپردازید.
– برنامه‌ریزی مناسب انجام دهید
برای این‌که برنامه‌ریزی روزانه انجام دهید لازم است بررسی کنید که کدام زمان از روز پرانرژی‌تر هستید و کارهای مهمتر و سخت‌تر خود را در آن زمان انجام دهید و برعکس آن، در زمان‌هایی که انرژی کمتری دارید کارهای ساده‌تر خود را انجام دهید. این نوع برنامه‌ریزی باعث می‌شود شما بیشتر به کارهایتان بپردازید و حتی کارهای کوچک را هم انجام دهید.
– برخی از وظایفتان را واگذار کنید
باید بدانید با این‌که مدیر هستید ولی ممکن است به تمام کارها و وظایفتان نرسید و نتوانید همه کارها را باهم و به تنهایی انجام دهید. پس بهتر است برخی از کارها را برعهده دیگران بگذارید و کمی از کارهای خودتان کم کنید تا بتوانید به وظایف مهمتر خود برسید.
در انتها…
در این مطلب سعی کردیم شما را با مفاهیم بهرهوری سازمان و بهرهوری کارکنان آشنا کنیم. با تعاریفی که ارائه شد، متوجه شدیم افزایش بهرهوری کارکنان می‌تواند باعث افزایش بهرهوری سازمان شود و تولید خدمات و کالا را توسط سازمان افزایش دهد و یکی از اهداف هر سازمانی این است که بهرهوری کارکنان را افزایش دهد تا بتواند به اهداف خود دست یابد.
