5 ارزش اسکرام در مدیریت پروژه
۱۶-۰۷-۱۴۰۱
7 نکته برای مدیریت دورکاری تیم ها
۱۸-۰۷-۱۴۰۱
تا چه میزان با تعاریف و کاربرد بهرهوری سازمانی و بهرهوری کارکنان آشنایی دارید؟ ارتباط بین این دو مؤلفه چیست؟ آیا روش‌هایی برای افزایش بهرهوری کارکنان وجود دارد؟ در این مطلب قصد داریم توضیح دهیم چطور بهرهوری کارکنان در سازمان را افزایش دهیم و در ادامه آن به بررسی ارتباط بین دو مؤلفه بهرهوری سازمانی و بهرهوری کارکنان بپردازیم. پس در ابتدا با تعاریف آشنا خواهیم شد.
بهرهوری چیست؟
بهرهوری یکی از اصطلاحات علم اقتصاد و مدیریت است که معادل آن در زبان انگلیسی Productivity است. درواقع بهرهوری یک دیدگاه ذهنی محسوب می‌شود که قصد دارد همه چیزی که در زمان حال وجود دارد را بهتر کند.
تعریف دقیق‌تری که می‌توان از بهرهوری ارائه داد به این صورت است: مقدار کالا و خدماتی که درازای هر واحد از انرژی یا هزینه بدون کاهش کیفیت تولید می‌شود. به بیان دیگر منظور از بهرهوری رسیدن به بیشترین سودِ ممکن با استفاده و بهره‌گیری بهینه از نیروی کار، منابع مالی، مهارت نیروی انسانی و … است.
بهرهوری در سطوح مختلفی وجود دارد؛ برای مثال بهرهوری فرد، بهرهوری گروه، بهرهوری سازمان، بهرهوری ملی را داریم که از بین آنها از همه مهمتر بهرهوری ملی است.
بهرهوری به صورت کلی دو مؤلفه دارد؛ اثربخشی و کارایی. در ادامه برای آشنایی هرچه بیشتر شما با این اصطلاحات، به توضیح هریک از این دو مؤلفه خواهیم پرداخت.
– اثربخشی: در توضیح این مؤلفه با این سؤال مواجه هستیم که به چه میزان به اهداف و نتایج برنامه‌ریزی‌شده دست یافته‌ایم؟
– کارایی: در این مؤلفه به بررسی ارتباط نتیجه کسب شده و منابع مصرفی خواهیم پرداخت. به عبارتی در این قسمت، سازمان و یا هر نهاد دیگری به این مسئله می‌پردازد که از نیروهایی که دارد تا چه حد به صورت بهینه برای رسیدن به اهداف استفاده کرده است؟ آیا از نیروها به درستی استفاده شده است؟ آیا حداکثر محصول با حداقل نهاده‌ها تأمین شده است؟
به بیان دیگر و در توضیح ساده‌تر می‌توانیم بگوییم منظور از اثربخشی کارِ درست کردن است و منظور از کارایی درست کار کردن.
بهرهوری سازمانی چیست؟
منظور از بهرهوری سازمانی این است که تمام سازمان‌ها و نهادهای موجود، از نیروهای کار و تمامی منابع مادی و معنوی خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنند تا بتوانند کیفیت و کمیت کالا و خدماتشان را افزایش دهند. با بیان این موضوع متوجه خواهیم شد که هدف بهرهوری این نیست که بتواند منابع مصرفی را در راستای بهبود کیفیت و کمیت افزایش دهد، بلکه قصد دارد از منابع موجود در این راستا بهترین استفاده را ببرد. یعنی برای بهبود شرایط و حداکثر تولید خدمات و کالا ساعات کاری کارکنان را افزایش نخواهد داد بلکه در همان تایم باعث می‌شود تولید افزایش یابد.
بهرهوری سازمانی برای بهبود شرایط زندگی کردن در جامعه بسیار ضروری است و در دنیای درحال توسعهِ امروزی اهمیت این مسئله بسیار افزایش یافته است. بهرهوری سازمانی موجب می‌شود که سازمان‌ها به منظور دست یابی به این هدفشان از نیروهایی که دارند بیشترین استفاده را بکنند.
عواملی که در افزایش و یا کاهش بهرهوری یک سازمان دخالت دارد شامل موارد زیر است:
کیفیت نیروی انسانی که خود به دو عامل صلاحیت کارکنان و توانمندی آنها وابسته است و متناسب با نموداری که در شکل زیر مشاهده می‌کنید تأثیر این عامل می‌تواند باعث کاهش و یا افزایش بهرهوری سازمانی شود.
فرمول بهرهوری را در شکل زیر مشاهده می‌کنید.
بهرهوری سازمان چه اهمیتی دارد؟
بهرهوری سازمانی باعث می‌شود به صورت بهینه از منابع استفاده شود و در نتیجه‌ی آن افزایش کیفیت محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان، دلپذیرتر شدن محیط کار و رشد انگیزه کارکنان حاصل شود و تمامی این عوامل باعث رشد خودِ سازمان خواهد شد. پس به‌غیر از این‌که برای مشتریان مطلوب است، برای خود سازمان نیز لازم است.
بهرهوری کارکنان چیست؟
منظور از بهرهوری کارکنان این است که سازمان‌ها با استفاده از روش‌هایی کارایی کارکنان را بهبود بخشند و کارکنان بتوانند در ساعت کاری خودشان بیشترین تلاش را بکنند تا بهترین نتایج برای سازمان حاصل شود. مدیران سازمان‌های مختلف همواره در تلاش هستند تا به طریقی بتوانند کارایی کارمندان خود را افزایش دهند و هدف آنها از این مسئله این است که بهترین نتایج را به مشتریان ارائه دهند و از طرفی استعدادها و توانایی‌های کارکنان خود را پرورش دهند.
یکی از مسائلی که در بهبود کارایی کارکنان اهمیت دارد این است که شما به عنوان یک الگو به گونه‌ای رفتار کنید که کارکنانتان پس از مشاهده رفتارهای شما در راستای بهبود عملکردشان فعالیت‌هایی را انجام دهند. پس اولین مسئله‌ای که اهمیت دارد شما هستید و طریقه برخورد شما!
سوالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که آیا بهرهوری کارکنان و بهرهوری سازمان متفاوت هستند؟ آیا ارتباطی بین افزایش بهرهوری کارکنان و افزایش بهرهوری سازمان وجود دارد؟
از نظر تعریفی که ارائه می‌شود: بله، بهرهوری سازمان و بهرهوری کارکنان متفاوت هستند، اما باید بدانید که این دو مؤلفه در ارتباط کامل با یکدیگر قرار دارند و افزایش بهرهوری کارکنان باعث افزایش و بهبود بهرهوری سازمان خواهد شد و وقتی کارکنان از تایم کاری خود به خوبی و به درستی استفاده کنند باعث افزایش بازده و نیز افزایش تولید سازمان خواهند شد. پس از این نظر نه تنها تفاوتی ندارند، بلکه فراهم شدن یکی از آنها می‌تواند باعث وقوع دیگری شود.
افزایش بهرهوری کارکنان چه اهمیتی دارد؟
برای این‌که یک کسب‌وکار به خوبی اداره و به سود منتهی شود، مهمترین عنصر عملکرد کارکنان آن است. زمانی‌که کارکنان از شرایط موجود راضی باشند، به‌صورت خودکار بهرهوری آنها افزایش می‌یابد. وقتی می‌گوییم بهرهوری منظور آن است که کارکنان از ساعات کاری خود به نحو احسن استفاده کنند، وظایف خود را به درستی انجام دهند و موجب افزایش درآمد سازمان شوند و در آخر سازمان را در دستیابی به اهداف، همراهی نمایند.
افزایش بهره وری کارکنان، دقیقا همان چیزی است که هر کسب‌وکاری برای رشد خود به آن نیاز دارد.
- سود شرکت را افزایش می‌دهد و به رشد آن کمک می‌کند.
- بهرهوری بالا باعث کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان و منابع می‌شود.
- درصورتی‌که بهره وری کارکنان بالا باشد، سازمان می‌تواند خواسته‌های مصرف‌کننده خود را برطرف نماید.
- به شرکت کمک می‌کند تا در بازار رقابتی حضور داشته و حتی پیشرفت کند.
- باید کارمندی استخدام شود که میزان ارزشی که به سازمان می‌بخشد بیشتر از مقدار هزینه پرداختی به او باشد.
اهمیت بهرهوری کارکنان آن‌جا مشخص می‌شود که یک کارمند به سازمان شما سود می‌رساند در حالی‌که کارمند دیگری برای شما هزینه به همراه دارد. اکنون که از اهمیت آن صحبت به میان آمد، لازم است از راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان نیز آگاه شویم.
افزایش بهرهوری کارکنان به چه روش‌هایی ایجاد می‌شود؟
به منظور افزایش بهرهوری کارکنان چندین روش فراهم شده است که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت.
• تعیین کردن اهداف واقع‌بینانه
در ابتدا شما به عنوان مدیر یک سازمان باید اهدافی را برای خودتان تعیین کنید و این اهداف باید کاملاً واقع‌بینانه و دست‌یافتنی باشند. مسئله تعیین اهداف دست‌یافتنی و واقع‌بینانه از مهمترین مسائلی است که باعث موفقیت و یا شکست پروژه شما خواهد شد.
احتمالاً این سؤال برایتان بوجود آمد که منظور از اهداف واقع‌بینانه چیست؟ منظور از اهداف واقع‌بینانه هدف‌هایی هستند که واضح و قابل اندازه‌گیری هستند و امکان اجرای آنها وجود دارد. خب! به منظور دستیابی به پاسخ این سؤال که آیا اهداف من واقع‌بینانه هستند لازم است به سؤالات زیر پاسخ دهید.
۱. آیا متناسب با منابع، زمان و نیروهایی که در دسترس است، رسیدن به این هدف در زمان مشخص شده امکان پذیر است؟
۲. آیا دقیقاً مشخص کرده‌ایم که چه کاری قرار است انجام دهیم؟
۳. آیا برای بررسی این که چه میزان به هدف خود نزدیک شده‌ایم معیار سنجشی داریم؟
نکته‌ای که در تعیین اهداف باید درنظر داشته باشید این است که اولاً، اهداف بلندپروازانه تعیین نکنید و ثانیاً، اهداف را با بررسی نظر کارکنان و اعضای تیم خود تنظیم کنید.
• بر پیشرفت کار کارکنان نظارت داشته باشید
یکی از کارهایی که باعث افزایش بهرهوری کارکنان می‌شود این است که بر روند کاری آنها براساس شاخص‌های کلیدی عملکردی یا همان KPI نظارت داشته باشید. این نظارت باید در ۳ قالب ارائه شود:
– بودجه
– قالب زمانی پروژه
– انتظارت کیفی و کمی
شما باید به صورت منظم KPIها را بررسی کنید و پیشرفت کارکنان را پیگیری کنید. برای این‌که در این کار اندکی راحت‌تر باشید می‌توانید یک سیستم گزارش‌دهی مناسب را ایجاد کنید.
• به منظور افزایش بهرهوری کارکنان، هرچه بیشتر در زمان صرفه‌جویی کنید؛ برای مثال جلسات ایستاده برگزار کنید
جلسات ایستاده همانطور که از نامشان مشخص است، جلساتی هستند که همه در آن ایستاده‌اند و علت این که کسی دور میز ننشسته است این است که نمی‌خواهیم زمان هدر رود. در صورتی که افراد دور میز بنشینند و جلسه برگزار کنند، احتمالاً بحث‌های حاشیه‌ای ایجاد خواهد شد که وقت و زمان را از کارکنان می‌گیرد ولی جلسات ایستاده باعث می‌شوند کارکنان هرچه سریعتر به کار خود بازگردند.
• محیط مناسبی را برای کارکنان خود ایجاد کنید
فرض کنید در محیطی کار می‌کنید که همه با هم دوست هستید و در انجام دادن کارها به یکدیگر کمک می‌کنید. در این شرایط به احتمال زیاد دوست دارید کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهید و از زمان خود نهایت استفاده را ببرید. پس ایجاد محیط مناسب و سالم می‌تواند باعث افزایش بهرهوری کارکنان شود. محیطی که باعث می‌شود کارکنان ایده‌های خلاقانه را به کار بگیرند، ریسک کنند، در مواقع لزوم با همکاران خود مشورت کنند و حتی آنها را یاری دهند. این مسئولیت منابع انسانی می‌باشد که محیط مناسبی برای افراد فراهم نماید. میزان سروصدا و حتی میزان روشنایی و دمای محیط کار بر میزان بهره وری کارکنان موثر است بنابراین توجه کنید که محیطی راحت و تمیز برای آنها ایجاد کنید.
• احساس تعهد
باید توجه داشته‌باشید که علاقمند بودن به یک کار با تعهد داشتن نسبت به آن تفاوت دارد. وجود کارکنانی متعهد و مسئولیت‌پذیر از دارایی‌های مهم هر مجموعه است. بنابراین مدیران لازم است تلاش کنند تا این تعهد در مجموعه برقرار شود و با برقراری اعتماد متقابل، ایجاد روابط دوستانه، برطرف ساختن نیازهای کارمندان، قدردانی از آنها به‌خاطر عملکردشان، استفاده از تشویقی‌های مالی و … احساس رضایت شغلی در آنان ایجاد کنند. تا زمانی‌که نیازهای روحی-روانی آنها برطرف نشود، کارکنان احساس تعهد کامل نسبت به سازمان نخواهندداشت.
• انگیزه دادن
یکی از راهکارهای افزایش بهره وری کارکنان، ایجاد انگیزه در آن‌هاست. پرداخت پاداش‌‌های مالی و سهیم کردن کارمندان در سود نهایی و موفقیت سازمان، موجب بهبود بهره وری آنان خواهدشد.
• شفاف‌سازی
بدون ارتباط واضح، کسب‌وکارها شکست می‌خورند. مدیرانی که بتوانند انتظارات خود را از کارکنان به وضوح بیان کنند می‌توانند بهرهوری و عملکرد مثبت را در تیم افزایش دهند.
• توسعه و بهبود مهارت کارکنان
آموزش کارمندان نقش مهمی در آمادگی تیم شما دارد. آموزش بر بهبود دانش کارکنان و درنتیجه بهبود عملکرد آنها تاثیرگذار است.
می‌توانید از آموزش‌های تخصصی استفاده کنید که در آن اطلاعات گذشته کارکنان به‌روز شده و می‌توانند موارد جدیدی نیز بیاموزند. از آموزش‌های عملی استفاده کنید. با این کار شما می‌توانید کارایی این نوع از آموزش را بررسی کنید و کارکنان نیز می‌توانند به‌صورت عملی آن آموزه‌ها را امتحان کنند.
در آموزش کارمندان خود حوصله خرج کنید و انتظار نداشته‌باشید که موضوعات پیچیده را با سرعت فرابگیرند.
• تطابق مهارت کارکنان با وظایف آنها
هر سازمان باید از مهارت‌ها و سبک رفتاری کارکنان خود آگاه باشد تا از آنها برای به حداکثر رساندن کارآیی استفاده کند. این‌که انتظار داشته‌باشید کارمندان شما در همه‌چیز عالی باشند، کارآمد نیست. در عوض باید پیش از تفویض وظایف از خود بپرسید آیا این فرد برای انجام این کار مناسب است یا خیر؟ اگر جواب خیر است باید کارمندی را انتخاب کنید که مهارت‌ها و سبک شخصیت او با نیازهای شما مطابقت داشته‌باشد.
• آموزش مهارت مدیریت زمان
یکی از راه‌های سنجش میزان بهره وری کارکنان، بررسی این مهم است که هر فرد برای انجام یک کار چقدر زمان نیاز دارد. در هر سازمان لازم است نحوه مدیریت زمان به کارمندان آموزش داده‌شود تا زمان کمتری از آنها به اشتباه تلف شود.
• تجربه‌های خودتان را با کارکنان در میان بگذارید
شما از زمانی که کارمند ساده‌ای بوده‌اید تا زمانی که به مدیریت رسیده‌اید حتماً تجربیات گوناگونی را کسب کرده‌اید. چه چیز بهتر از این است که این تجربیات را با کارکنان خود درمیان بگذارید؟ این کار می‌تواند باعث افزایش بهرهوری کارکنان شما شود و هزینه‌ای هم نیاز ندارد.
• خودداری از مدیریت خرد
تفویض وظایف به خودی خود امری سازنده است اما گاهی مدیران نگران خروجی آن هستند و همچنان به مدیریت خود ادامه می‌دهند؛ این کار تفویض وظیفه را بی‌معنا می‌کند. به‌طورکلی کارکنان با مدیریت خرد احساس ضعیف‌بودن می‌کنند، اعتمادبه‌نفس آنها کاهش یافته و در نتیجه عملکرد پایینی خواهندداشت.
راه حل این است که شما پس از تفویض وظایف، دستورالعملی به آنها ارائه دهید تا متوجه شوند دقیقا چه انتظاراتی از آنها دارید و در نهایت پس از تفویض اختیار اتاق را ترک کنید تا احساس استقلال و آرامش داشته‌باشند و با اعتمادبه‌نفس بیشتری وظایف‌شان را انجام دهند.
تا اینجا بررسی کردیم که چه کارهایی باید از طرف مدیر برای کارکنان انجام شود تا افزایش بهرهوری کارکنان به دست آید.
اما خود شما به‌عنوان مدیر باید چه کارهایی را انجام دهید تا به حداکثر بهرهوری برسید؟
– کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
هنگامی شما به مقام مدیریت انتخاب خواهید شد که مهارت بالایی در انجام کارهایتان داشته باشید اما وقتی که شما مدیر شدید بقیه از شما انتظار دارند کارها را با سرعت بیشتری انجام دهید. اما چگونه؟ یکی از راه‌هایی که می‌توانید با استفاده از آن کارهایتان را سرعت ببخشید این است که اولویت‌بندی انجام دهید.
برای انجام اولویت‌بندی کارهایتان می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید. براساس این ماتریس کارهایی که قرار است انجام دهید در ۴ دسته قرار خواهند گرفت:
۱. فوری و مهم
۲. فوری است، مهم نیست
۳. مهم است، فوری نیست
۴. نه فوری و نه مهم
به صورت شکل زیر
با استفاده از این ماتریس می‌توانید اولویت‌های کاری خود را تعیین کنید و به سادگی به آنها بپردازید.
– برنامه‌ریزی مناسب انجام دهید
برای این‌که برنامه‌ریزی روزانه انجام دهید لازم است بررسی کنید که کدام زمان از روز پرانرژی‌تر هستید و کارهای مهمتر و سخت‌تر خود را در آن زمان انجام دهید و برعکس آن، در زمان‌هایی که انرژی کمتری دارید کارهای ساده‌تر خود را انجام دهید. این نوع برنامه‌ریزی باعث می‌شود شما بیشتر به کارهایتان بپردازید و حتی کارهای کوچک را هم انجام دهید.
– برخی از وظایفتان را واگذار کنید
باید بدانید با این‌که مدیر هستید ولی ممکن است به تمام کارها و وظایفتان نرسید و نتوانید همه کارها را باهم و به تنهایی انجام دهید. پس بهتر است برخی از کارها را برعهده دیگران بگذارید و کمی از کارهای خودتان کم کنید تا بتوانید به وظایف مهمتر خود برسید.
– از ابزارهای مدیریتی مناسب برای افزایش بهرهوری کارکنان خودتان استفاده کنید
اگر تمامی موارد و شرایط را ایجاد کرده باشید و در کنار آن ابزار مدیریتی مناسب را نیز فراهم کنید، کارکنان شما می‌توانند به بازده بیشتری دست پیدا کنند. از جمله ابزارهایی که می‌توانند به شما کمک کنند تا این مسئله را تحقق ببخشید، ابزارهای مدیریت پروژه هستند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی دارند که امکان فعالیت گروهی را نیز ایجاد می‌کنند و می‌توانند باعث افزایش نظم در انجام پروژه‌های شما شوند و موثر واقع شوند.
چگونه بهره وری را اندازه گیری کنیم؟
هر سازمانی نیاز دارد که اطلاع پیدا کند هر یک از اعضای آن چه میزان بهره وری داشته‌اند و باید چه کارهایی انجام دهد تا منجر به افزایش بهرهوری آنها شود. در واقع اگر بهرهوری در بازه زمانی مشخص اندازه‌گیری نشود، نمی‌توان میزان تاثیرگذاری آن را سنجید.
اندازه‌گیری بهره وری به شکل‌های مختلفی قابل انجام است:
- اندازه‌گیری بر اساس میزان اهدافی که تحقق یافتند
- مقدار سود به‌دست‌آمده
- کیفیت کار
- اندازه گیری براساس مقدار زمان صرف‌شده برای یک کار
در نتیجه سیستمی لازم است تا به تحلیل و ارزیابی آن بپردازد و این کار را به درستی انجام دهد.
در انتها…
در این مطلب سعی کردیم شما را با مفاهیم بهرهوری سازمان و بهرهوری کارکنان آشنا کنیم. با تعاریفی که ارائه شد، متوجه شدیم افزایش بهرهوری کارکنان می‌تواند باعث افزایش بهرهوری سازمان شود و تولید خدمات و کالا را توسط سازمان افزایش دهد و یکی از اهداف هر سازمانی این است که بهرهوری کارکنان را افزایش دهد تا بتواند به اهداف خود دست یابد.
همین حالا، اولین قدم را برای افزایش بهرهوری کارکنان بردارید و کار با نرم افزار مدیریت پروژه و کارهای همتیک را رایگان شروع کنید.
